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1、3.2電子表格處理軟件Excel,3.2.1Excel的工作環(huán)境3.2.2工作簿及工作表的基本操作3.2.3編輯工作表3.2.4利用公式統(tǒng)計計算3.2.5工作表的格式化3.2.6數(shù)據(jù)的圖表化3.2.7數(shù)據(jù)管理與數(shù)據(jù)分析,Excel的啟動執(zhí)行【開始】【所有程序】【MicrosoftOffice】【MicrosoftOfficeExcel2003】雙擊Excel的快捷方式圖標(biāo)打開Excel文檔,3.2.1Excel的工作環(huán)境,包含標(biāo)題欄、菜單欄、工具欄、編輯區(qū)、滾動條、狀態(tài)欄等,Excel的窗口,Excel的窗口,包含編輯欄和工作表編輯區(qū)編輯欄,工作表編輯區(qū),工作簿、工作表和單元格,工作簿：以“.

2、xls”為擴展名、用于保存和處理數(shù)據(jù)的文件稱為工作簿。在工作簿內(nèi)包含有工作表和圖表?？捎卸鄠€工作表，默認(rèn)有3張工作表，最多可有256張工作表。工作表：工作表由若干行和若干列組成，一張Excel工作表最多可有256列，65536行。單元格：工作表的行與列交叉部分，是表格的最小單位。用列行進(jìn)行標(biāo)識：E6表示E列第六行。,新建工作簿新建、打開、保存、另存、關(guān)閉工作簿的操作與Word中Word文檔（“.doc”文件）相應(yīng)操作的方法類似。,3.2.2工作簿及工作表的基本操作,選定工作表,選定單張工作表單擊相應(yīng)的工作表標(biāo)簽。單擊工作表標(biāo)簽左側(cè)的標(biāo)簽滾動按鈕，可顯示所需的工作表標(biāo)簽。選定多張工作表選定連續(xù)的

3、多張工作表，先單擊要選定的第一張工作表標(biāo)簽，再按住【Shift】鍵單擊要選定的最后一張工作表標(biāo)簽。選定不連續(xù)的多張工作表，先單擊第一張要選定的工作表標(biāo)簽，再按住【Ctrl】鍵依次單擊要選定的其余各張工作表標(biāo)簽。選定當(dāng)前工作簿中的所有工作表右擊工作表標(biāo)簽，執(zhí)行【選定全部工作表】命令。,3.重命名工作表,右擊要重命名的工作表標(biāo)簽，執(zhí)行快捷菜單中的【重命名】命令或選定要重命名的工作表，執(zhí)行【格式】【工作表】【重命名】命令或雙擊要重命名的工作表標(biāo)簽輸入新的工作表名，按【Enter】鍵。,插入工作表右擊工作表標(biāo)簽，執(zhí)行快捷菜單中的【插入】命令，彈出“插入”對話框，單擊“工作表”圖標(biāo)，再單擊“確定”按鈕執(zhí)

4、行【插入】【工作表】命令,4.插入/刪除工作表,刪除工作表選定要刪除的工作表，執(zhí)行【編輯】【刪除工作表】命令右擊工作表標(biāo)簽，執(zhí)行快捷菜單【刪除】命令注意：被刪除工作表中的數(shù)據(jù)將被永久刪除,方法1：右擊要移動或復(fù)制的工作表標(biāo)簽，執(zhí)行快捷菜單中的【移動或復(fù)制工作表】命令,5.移動或復(fù)制工作表,方法2：在同一工作簿中移動工作表，可拖動工作表標(biāo)簽到指定位置后釋放；在同一工作簿中復(fù)制工作表，按住Ctrl鍵拖動工作表標(biāo)簽。,3.2.3編輯工作表,1.選定單元格,2.輸入數(shù)據(jù),輸入文本：輸入純數(shù)字形式的文本，有三種方法：前導(dǎo)加單引號：038011前導(dǎo)加等號，并用雙引號括起來：=“038011”先將單元格格式

5、設(shè)置為“文本”型，再直接輸入輸入日期：用“”或“”分隔年、月、日。例如：2010/11/8或2010-11-8輸入時間：順序為時、分、秒，中間用冒號隔開。,輸入分?jǐn)?shù)：先輸入一個0及一個空格，再輸入分?jǐn)?shù)。文本型數(shù)據(jù)默認(rèn)左對齊，其他類型數(shù)據(jù)右對齊。數(shù)據(jù)的顯示：列寬不夠時顯示#，此時可調(diào)整列寬。,當(dāng)一組相鄰的數(shù)據(jù)滿足某種數(shù)學(xué)關(guān)系或具有某種對應(yīng)關(guān)系時，便可使用“填充”方法輸入數(shù)據(jù)。自動填充可以使用填充柄或填充序列兩種方法。,3.填充數(shù)據(jù),使用填充柄：在首單元格中輸入常數(shù)或公式，橫向或縱向拖動填充柄。適用于以下幾種情況：數(shù)字格式時，直接拖動，數(shù)值不變；按住Ctrl鍵拖動，生成步長為1的等差序列。,字符格

6、式時，直接拖動，生成步長為1的等差序列；按住Ctrl鍵拖動，數(shù)據(jù)不變。日期格式時，直接拖動，生成“日”步長為1的等差序列；按住Ctrl鍵拖動，數(shù)據(jù)不變。直接拖動公式，自動填充與首單元格相應(yīng)的公式。對于步長不是1的序列，也可以使用填充柄自動填充。方法是：先在相鄰兩個單元格中輸入數(shù)據(jù)，然后選定并拖動其填充柄。,使用填充序列對于關(guān)聯(lián)較復(fù)雜的等差、等比和日期序列，可使用“填充序列”命令來實現(xiàn)。具體方法：在首單元格輸入數(shù)據(jù)選定首單元格及填充區(qū)域“編輯”“填充”“序列”。,4.輸入數(shù)據(jù),修改數(shù)據(jù)雙擊單元格，修改數(shù)據(jù)。選定單元格單擊編輯欄，修改數(shù)據(jù)。輸入相同的數(shù)據(jù)選定要設(shè)置相同內(nèi)容的單元格，輸入內(nèi)容，按組合

7、鍵【Ctrl+Enter】。使用復(fù)制、粘貼功能。,5.利用其它工作表中的數(shù)據(jù),例將素材庫中的“補充數(shù)據(jù).xls”工作簿中“工資表補充”工作表的數(shù)據(jù)復(fù)制到“職工工資表”工作表尾部。,6.其它基本操作,清除單元格數(shù)據(jù)清除是有選擇地對內(nèi)容、格式等進(jìn)行清除，單元格保留。刪除是將內(nèi)容和單元格一起刪除。方法：選定單元格編輯清除選擇清除項目。選定單元格按Del鍵。此方法相當(dāng)于清除“內(nèi)容”。,插入行（列）：執(zhí)行【插入】【行】|【列】命令，則在選定行的上方插入空行，選定列的左側(cè)插入空列。插入單元格：執(zhí)行【插入】【單元格】命令，在“插入”對話框中設(shè)置。刪除行、列、單元格：選定要刪除的行、列、單元格，執(zhí)行【編輯】【

8、刪除】命令。選擇性粘貼：選定單元格復(fù)制單擊目標(biāo)位置【編輯】選擇性粘貼,3.2.4利用公式統(tǒng)計計算,1.公式的輸入及應(yīng)用公式必須以“=”開頭，可由常數(shù)、單元格引用、運算符、函數(shù)、括號等組成。公式中的運算符：算術(shù)運算符：+、-、*、/、%等。關(guān)系運算符：=、。文本運算符：可以將一個或多個文本連接為一個組合文本值。例如：=“Micro”“soft”將產(chǎn)生“Microsoft”。,引用運算符：冒號(區(qū)域運算符)即對兩個引用之間，包括兩個引用在內(nèi)的所有單元格進(jìn)行引用，如A3:A7逗號(聯(lián)合引用運算符)：將多個引用合并為一個引用，如SUM(B5:B10,D5:D10)空格是交叉運算符：產(chǎn)生對同時隸屬于兩個

9、引用的單元格區(qū)域的引用。如SUM(B5:B15A7:D7)，即對B7進(jìn)行引用。,概念：相對引用：公式中引用的單元格地址在公式復(fù)制、移動時自行調(diào)整絕對引用：公式中引用的單元格地址在公式復(fù)制、移動時不會改變表示：相對引用：列坐標(biāo)行坐標(biāo)例B6,A4,C5:F8絕對引用：$列坐標(biāo)$行坐標(biāo)例$B$6,$A$4,$C$5:$F$8混合引用：列坐標(biāo)$行坐標(biāo)例B$6,A$4,C$5:F$8$列坐標(biāo)行坐標(biāo)例$B6,$A4,$C5:$F8,單元格引用,2.在公式中使用函數(shù),Excel提供的函數(shù)包括財務(wù)、日期與時間、數(shù)學(xué)與三角、統(tǒng)計、查找與引用、數(shù)據(jù)庫、文本、邏輯、信息等。調(diào)用函數(shù)的一般形式為：函數(shù)名(參數(shù)1,參數(shù)

10、2,),Excel中常用的函數(shù)：SUM：計算單元格區(qū)域中所有數(shù)值的和AVARAGE：返回其參數(shù)的平均值MAX：返回一組數(shù)值中的最大值MIN：返回一組數(shù)值中的最小值TODAY：返回當(dāng)前日期,COUNT：計算包含數(shù)字的單元格及參數(shù)列表中的數(shù)字個數(shù)COUNTIF：計算某個區(qū)域中滿足給定條件的單元格數(shù)目DATE(year,month,day)：返回日期,IF：判斷一個條件是否滿足，滿足返回一個值，不滿足返回另一個值，其調(diào)用形式為：IF(Logical_test,Value_if_true,Value_if_false)RANK：返回某數(shù)字在一列數(shù)字中相對于其他數(shù)值的大小排位，其調(diào)用形式為：RANK(N

11、umber,Ref,Order)，其中Number為要求排位的數(shù)字；Ref為其所在的數(shù)列；Order若為0或忽略，按降序排序，若為非零值，按升序排序。,3.2.5工作表的格式化,工作表的格式化包括合并單元格，設(shè)置單元格數(shù)據(jù)的顯示格式、對齊方式、字體，表格的邊框和底紋，行高和列寬等。,設(shè)置單元格格式：選定單元格，執(zhí)行【格式】【單元格】命令，也可使用格式工具欄的相應(yīng)按鈕進(jìn)行設(shè)置。,設(shè)置對齊方式,在Excel中用“合并及居中”操作，實現(xiàn)標(biāo)題居中。將標(biāo)題輸入到指定的某行開始列中。將標(biāo)題所在行按照表格的實際寬度選定。單擊格式工具欄的“合并及居中”按鈕。注：跨列居中、垂直居中,設(shè)置邊框設(shè)置底紋合并單元格,

12、設(shè)置行高拖動行號分隔線選定行格式行行高設(shè)置最適合行高：選定行格式行最適合的行高,設(shè)置列寬拖動列號分隔線選定列格式列列寬設(shè)置最適合行高：選定列格式列最適合的列寬,2.條件格式條件格式是指根據(jù)單元格的不同條件，自動使用事先指定的顯示格式。當(dāng)單元格內(nèi)容發(fā)生變化時，單元格的顯示格式也隨之變化。選定單元格，執(zhí)行【格式】【條件格式】命令，在“條件格式”對話框完成條件格式的設(shè)置。,Excel中一個條件格式最多可同時指定3個條件。除單元格數(shù)值外，還可用公式作為格式條件，該公式的值必須可以判斷出邏輯值是真還是假。,刪除條件格式：選定已設(shè)置條件格式的單元格，執(zhí)行【格式】【條件格式】命令，在“條件格式”對話框中單擊

13、“刪除”按鈕。,圖表是工作表數(shù)據(jù)的另一種表現(xiàn)形式。圖表的數(shù)據(jù)來源于工作表的全部或部分?jǐn)?shù)據(jù)。當(dāng)工作表中數(shù)據(jù)源發(fā)生變化時，圖表中對應(yīng)項的數(shù)據(jù)會自動更新。,根據(jù)圖表存放的位置不同，圖表分為：嵌入式圖表：圖表和數(shù)據(jù)在同一工作表中。圖形圖表：圖表與生成圖表的數(shù)據(jù)分別放在不同的工作表中(圖表工作表)。,3.2.6數(shù)據(jù)的圖表化,分類軸標(biāo)題,數(shù)值軸標(biāo)題,數(shù)值軸,分類軸,圖例,數(shù)據(jù)系列,圖表標(biāo)題,數(shù)據(jù)標(biāo)志,圖表區(qū),數(shù)據(jù)表,繪圖區(qū),圖表結(jié)構(gòu),刻度線,1.創(chuàng)建圖表組成圖表的主要元素圖表區(qū)：整個圖表及其包含的元素。圖表標(biāo)題：如同文章標(biāo)題，是對圖表的說明。坐標(biāo)軸：為圖表提供計量和比較的參考線，一般包括分類軸X軸、數(shù)值軸

14、Y軸。坐標(biāo)軸標(biāo)題：對坐標(biāo)軸數(shù)據(jù)的說明文字。網(wǎng)格線：從坐標(biāo)軸刻度線延伸出的貫穿整個繪圖區(qū)的可選線條系列。數(shù)據(jù)系列：工作表中的一行或一列數(shù)值數(shù)據(jù)。每個數(shù)據(jù)系列以一種圖例表示。數(shù)據(jù)標(biāo)志：可以是數(shù)據(jù)系列的值、名稱、百分比等。繪圖區(qū)：坐標(biāo)軸包圍的圖形區(qū)域。圖例：標(biāo)示圖表中數(shù)據(jù)系列的色塊及其說明。,創(chuàng)建圖表的過程,選定用于創(chuàng)建圖表的數(shù)據(jù)源數(shù)據(jù)，單擊常用工具欄中的“圖表向?qū)А卑粹o或執(zhí)行【插入】【圖表】命令，在“圖表向?qū)А睂υ捒蛑蟹?步完成對圖表的設(shè)置：,第1步：選擇“圖表類型”第2步：選擇圖表源數(shù)據(jù)第3步：設(shè)置圖表選項。包括標(biāo)題、坐標(biāo)軸、網(wǎng)格線、圖例、數(shù)據(jù)標(biāo)志、數(shù)據(jù)表等。第4步：設(shè)置圖表位置生成新工作表(圖

15、表工作表)與生成圖表的工作表數(shù)據(jù)放在同一工作表中（嵌入式圖表）。,2.圖表的移動、復(fù)制、縮放和刪除移動鼠標(biāo)拖動：只適用于嵌入式圖表。選中圖表，采用“剪切粘貼”實現(xiàn)。,復(fù)制選中圖表，按住Ctrl鍵并拖動。只適用于嵌入式圖表。選中圖表，采用“復(fù)制粘貼”實現(xiàn)。,刪除選中嵌入式圖表或圖表元素，按Del鍵。圖表工作表與工作表刪除方法一樣?？s放嵌入式圖表及其繪圖區(qū)和圖例可以使用拖動的方法進(jìn)行縮放。即選中圖表或圖表元素后，拖動控制點。,3.更改圖表類型選定圖表右擊單擊“圖表類型”。,4.設(shè)置圖表選項添加標(biāo)題選定圖表，右擊圖表區(qū)空白處單擊快捷菜單中的“圖表選項”。修改標(biāo)題選定標(biāo)題單擊標(biāo)題文字進(jìn)行修改。刪除標(biāo)題

16、：選定標(biāo)題按Del鍵。設(shè)置圖例添加數(shù)據(jù)標(biāo)志添加網(wǎng)格線,5.更新圖表刪除數(shù)據(jù)系列：選定圖表中需刪除的數(shù)據(jù)系列，按Del鍵。添加數(shù)據(jù)系列：選中圖表右擊單擊“數(shù)據(jù)源”。修改“圖例”中的文字：右擊圖表區(qū)數(shù)據(jù)源系列,6.設(shè)置圖表對象格式右擊圖表對象在快捷菜單中單擊“格式”,3.2.7數(shù)據(jù)管理與數(shù)據(jù)分析,Excel通過數(shù)據(jù)清單存儲和管理數(shù)據(jù)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)排序、篩選、分類匯總、數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖等功能。,數(shù)據(jù)庫是按照一定的層次關(guān)系組織在一起的數(shù)據(jù)的集合。Excel中的數(shù)據(jù)庫稱為關(guān)系型數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)清單是由工作表中單元格構(gòu)成的矩形區(qū)域。,1.數(shù)據(jù)清單：指的就是一個數(shù)據(jù)庫。特點：與數(shù)據(jù)庫相對應(yīng)，表中的一列為一個字

17、段，一行為一條記錄同列數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)類型和格式應(yīng)完全相同表中不允許有空行或空列當(dāng)遵守在一個工作表內(nèi)只放置一個數(shù)據(jù)庫的原則時，這個工作表又稱為“數(shù)據(jù)庫工作表”。此時，數(shù)據(jù)清單、數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)庫工作表是同義語。,字段：數(shù)據(jù)庫的每一列。每個字段有一個“字段名”，下面有若干個“字段值”，有相同的數(shù)據(jù)類型。,記錄：字段值的一個組合為一個記錄。一個記錄存放在同一行中。,數(shù)據(jù)排序,數(shù)據(jù)排序就是按照一個或幾個字段的值對全部或部分記錄排序。依據(jù)的字段稱為“關(guān)鍵字”；字段值遞增，為升序排序；字段值遞減，為降序排序。字段名所在的一行稱為標(biāo)題行，標(biāo)題行不參與排序。,按單字段排序：,方法：選定欲排序列中任一單元格，單擊“升序

18、”或“降序”按鈕。,注意：不要選定一列。,按多字段排序：先按第一個關(guān)鍵字排序，在第一個關(guān)鍵字相同的情況下，再按第二個關(guān)鍵字排序，以此類推。最多按三個關(guān)鍵字排序。選中數(shù)據(jù)區(qū)域任一單元格，執(zhí)行【數(shù)據(jù)】【排序】命令，在“排序”對話框中設(shè)置。,數(shù)據(jù)篩選,數(shù)據(jù)篩選就是只顯示滿足給定條件的記錄，將其它記錄隱藏起來不顯示（并未刪除），可快速從大量數(shù)據(jù)中查找到所需要的信息。Excel提供了自動篩選和高級篩選兩種篩選方式。,自動篩選,選中數(shù)據(jù)清單內(nèi)任一單元格，執(zhí)行【數(shù)據(jù)】【篩選】【自動篩選】命令，單擊字段名右側(cè)的箭頭。,取消自動篩選：數(shù)據(jù)篩選自動篩選,注意：自動篩選后只顯示滿足條件的記錄?？蓪崿F(xiàn)同一字段兩個條件

19、的與、或操作。對一個字段進(jìn)行篩選后，可對其他字段進(jìn)行雙重篩選，但可篩選的記錄只能是前一次篩選后，數(shù)據(jù)清單中顯示的記錄。,高級篩選可以在保留原數(shù)據(jù)庫顯示的情況下，將篩選出來的記錄顯示到本張工作表的其他空余位置。,高級篩選分兩步進(jìn)行操作：第1步：設(shè)定高級篩選條件。在當(dāng)前工作表中約定一個空白區(qū)域作為篩選條件區(qū)域，在此區(qū)域中需要輸入高級篩選的條件。,輸入高級篩選條件,條件a表示篩選出所有姓陳職工的記錄。*為通配符，可代表一到多個字符；？代表一個字符。條件b表示篩選出工齡小于20年的副教授記錄。條件c表示篩選出工齡大于20年或職稱為副教授的記錄。條件d表示篩選出電子系教授或計算機系講師的記錄。條件e表示

20、篩選出實發(fā)工資在20003000之間或1500以下的記錄。,第2步：單擊數(shù)據(jù)清單任一單元格，執(zhí)行【數(shù)據(jù)】【篩選】【高級篩選】命令，在“高級篩選”對話框中設(shè)置。,篩選條件占用的單元格區(qū)域叫做條件區(qū)域，條件區(qū)域與數(shù)據(jù)清單之間至少要間隔一個空白行或一個空白列。在條件區(qū)域同一行中復(fù)制用到的字段名，不同的字段名各占一個單元格；在字段名下方的單元格區(qū)域中輸入該字段要滿足的條件。條件區(qū)域中同一列的多個條件之間邏輯關(guān)系為“或”，滿足其中任意一個條件的記錄即可被篩選出來；同一行的多個條件之間邏輯關(guān)系為“與”，同時滿足該行所有條件的記錄才會被篩選出來。,取消高級篩選：篩選結(jié)果顯示在原有數(shù)據(jù)區(qū)域：數(shù)據(jù)篩選全部顯示篩

21、選結(jié)果放在工作表其他位置：選中篩選結(jié)果所在單元格按Del鍵。,4.分類匯總根據(jù)某一字段的字段值，先對記錄進(jìn)行排序(對記錄進(jìn)行分類)，然后再進(jìn)行統(tǒng)計。,注意：必須先按“分類字段”進(jìn)行排序正確選擇分類字段、匯總方式、匯總項方法：對分類字段進(jìn)行排序數(shù)據(jù)分類匯總,使用分類匯總結(jié)果,編輯欄下的數(shù)字按鈕“1”、“2”、“3”用于控制數(shù)據(jù)顯示的詳細(xì)程度。數(shù)字越大，數(shù)據(jù)顯示得越詳細(xì)；數(shù)字越小，數(shù)據(jù)顯示得越概括。行號左側(cè)的“+”、“-”按鈕用于數(shù)據(jù)的展開與折疊。單擊“-”按鈕相應(yīng)記錄被折疊，同時“-”按鈕變?yōu)椤?”按鈕；單擊“+”按鈕記錄被展開。,刪除分類匯總在分類匯總數(shù)據(jù)清單中，選中任一單元格數(shù)據(jù)分類匯總在“

22、分類匯總”對話框中單擊“全部刪除”按鈕。,數(shù)據(jù)透視表,數(shù)據(jù)透視表是一種對大量數(shù)據(jù)進(jìn)行快速匯總和建立交叉列表的交互式表格。建立數(shù)據(jù)透視表選定數(shù)據(jù)清單中任一單元格數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖,對“布局”的設(shè)置和修改也可在“數(shù)據(jù)透視表”生成后進(jìn)行，只需鼠標(biāo)拖拽數(shù)據(jù)透視表的字段按鈕或“數(shù)據(jù)透視表字段列表”對話框的字段標(biāo)題即可。數(shù)據(jù)透視表生成后，也可修改對某字段數(shù)據(jù)的匯總方式，雙擊該字段，或執(zhí)行“數(shù)據(jù)透視表”工具欄的【數(shù)據(jù)透視表】【字段設(shè)置】命令，在“數(shù)據(jù)透視表字段”對話框中進(jìn)行修改。,創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視圖數(shù)據(jù)透視圖用圖表的形式展示數(shù)據(jù)的交互式匯總。其創(chuàng)建方法與數(shù)據(jù)透視表類似，只需在“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)?步驟之1”對話框中選擇報表類型為“數(shù)據(jù)透視圖（數(shù)據(jù)透視表）”即可。,