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1、（電子教案）,計算機應(yīng)用基礎(chǔ),4.5數(shù)據(jù)管理和分析,第四章電子表格Excel2002,本節(jié)要點,1、數(shù)據(jù)列表2、數(shù)據(jù)排序3、數(shù)據(jù)篩選4、分類匯總5、合并計算,重點、難點,1、數(shù)據(jù)排序2、數(shù)據(jù)篩選3、分類匯總4、合并計算,數(shù)據(jù)列表，又稱數(shù)據(jù)清單，也有稱之為工作表數(shù)據(jù)庫。他與一張二位數(shù)據(jù)表非常相似，數(shù)據(jù)由若干列組成，每列有一個列標題，相當(dāng)于數(shù)據(jù)庫的字段名稱，列也就相當(dāng)于字段，數(shù)據(jù)列表中行相當(dāng)于數(shù)據(jù)庫的記錄。在工作表的數(shù)據(jù)清單與其它數(shù)據(jù)間至少留出一個空白列和一個空白行。列表中應(yīng)避免空白行和空白列，單元格不要以空格開頭。下面介紹幾個術(shù)語：字段：數(shù)據(jù)表的一列稱為字段。記錄：數(shù)據(jù)表的一行稱為記錄。字段名：

2、在數(shù)據(jù)表的頂行通常有字段名，字段名是字段內(nèi)容的概括和說明。,一、數(shù)據(jù)列表,數(shù)據(jù)管理和分析,1建立數(shù)據(jù)列表首先在工作表的首行輸入各字段的名稱，然后輸入數(shù)據(jù)。可以直接鍵入數(shù)據(jù)到單元格中，也可以利用記錄單。2插入記錄步驟如下：1)在記錄插入位置插入空行：單擊插入位置的行號，選擇“插入”菜單的“行”命令；2)再單擊空行中任一單元格，鍵入記錄內(nèi)容或用前面介紹的方法通過記錄單輸入數(shù)據(jù)，在用記錄單輸入數(shù)據(jù)時，要用“上一條”或“下一條”移到空行的位置再輸入。,數(shù)據(jù)管理和分析,建立和使用數(shù)據(jù)表格時，用戶應(yīng)注意以下幾個問題：,1）避免在一張工作表中建立多個數(shù)據(jù)表格2）數(shù)據(jù)表格的數(shù)據(jù)和其他數(shù)據(jù)之間至少留出一個空行和

3、空列。3）避免在數(shù)據(jù)表格的各條記錄或各個字段之間放置空行和空列。4）最好使用列名，而且把列名作為字段的名稱。5）字段名的字體，對齊方式等格式最好與數(shù)據(jù)表中其他數(shù)據(jù)相區(qū)別。,數(shù)據(jù)管理和分析,3修改記錄步驟如下：1)單擊數(shù)據(jù)列表中任一個單元格；2)選擇“數(shù)據(jù)”菜單的“記錄單”命令；3)用“上一條”或“下一條”選擇要編輯的記錄，對其中要修改的字段進行相應(yīng)修改4)單擊“關(guān)閉”按鈕完成修改。,數(shù)據(jù)管理和分析,數(shù)據(jù)管理和分析,4刪除記錄步驟如下：1)單擊數(shù)據(jù)列表中任一個單元格；2)選擇“數(shù)據(jù)”菜單的“記錄單”命令；3)用“上一條”或“下一條”選擇要刪除的記錄，單擊“刪除”按鈕，將彈出對話框，如圖所示，單擊

4、“確定”按鈕；4)單擊“關(guān)閉”按鈕。注：此操作不能通過“撤消”命令恢復(fù)，要慎重使用。,5查找記錄如果需要查找符合一定條件的記錄，如高數(shù)和英語都高于85的學(xué)生記錄，步驟如下：1)單擊數(shù)據(jù)列表中任一個單元格；2)選擇“數(shù)據(jù)”菜單的“記錄單”命令；3)在記錄單對話框中單擊“條件”按鈕，在記錄單中輸入查找條件。,數(shù)據(jù)管理和分析,數(shù)據(jù)管理和分析,4)按Enter鍵或單擊“記錄單”按鈕，查找一條記錄，如圖所示。單擊“下一條”按鈕可查找下一條滿足條件的記錄，如果要查看上一條滿足條件的記錄，單擊“上一條”按鈕。,1.簡單數(shù)據(jù)排序單擊“常用”工具欄的“降序”按鈕，即可將學(xué)生數(shù)據(jù)按總分從高到低排列?！吧颉卑粹o作

5、用正好相反。2.復(fù)雜數(shù)據(jù)排序使用“數(shù)據(jù)”菜單的“排序”命令。操作步驟如下：1)單擊數(shù)據(jù)列表中任意單元格；2)選擇“數(shù)據(jù)”菜單的“排序”命令，出現(xiàn)如圖所示“排序”對話框；,數(shù)據(jù)管理和分析,二、數(shù)據(jù)排序,數(shù)據(jù)管理和分析,數(shù)據(jù)管理和分析,3)鼠標單擊主要關(guān)鍵字的下拉箭頭，選擇“系別”字段名，選中“遞增”排序方式；依次選擇次要關(guān)鍵字為“總分”，排序方式為“遞減”，第三關(guān)鍵字“英語”，排序方式為“遞減”4)為避免字段名也成為排序?qū)ο螅蛇x中“有標題行”單選鈕，再單擊“確定”按鈕進行排序。,1.簡單自動篩選如果只想看到全部女生的記錄，操作步驟如下：1)鼠標單擊數(shù)據(jù)列表中任一單元格；2)選擇“數(shù)據(jù)”菜單的“

6、篩選”命令，在級聯(lián)菜單中選擇“自動篩選”命令；3)在每個列標題旁邊將增加一個向下的篩選箭頭，單擊此箭頭進行選擇.其中含篩選條件的列旁邊的篩選箭頭變?yōu)樗{色。如圖所示。,數(shù)據(jù)管理和分析,三、數(shù)據(jù)篩選,注:篩選并不意味著刪除不滿足條件的記錄，而只是暫時隱藏。如果想恢復(fù)被隱藏的記錄，只須在篩選列的下拉菜單中選擇“全部”即可。,數(shù)據(jù)管理和分析,2.自定義自動篩選篩選的條件還可復(fù)雜一點，比如如果想看到總分在300到325之間學(xué)生記錄，操作步驟如下：1)鼠標單擊數(shù)據(jù)列表中任一單元格；2)選擇“數(shù)據(jù)”菜單的“篩選”命令，在級聯(lián)菜單中選擇“自動篩選”命令；3)單擊“總分”列的篩選箭頭，在下拉列表中選擇“（自定義

7、）”，出現(xiàn)如圖所示“自定義自動篩選方式”對話框，在左邊操作符下拉列表框中選擇“大于”，在右邊值列表框中輸入300；,數(shù)據(jù)管理和分析,數(shù)據(jù)管理和分析,4)選中“與”單選框按鈕，在下面的操作符列表框中選擇“小于”，在值列表框中輸入325，單擊“確定”按鈕，可篩選出符合條件的記錄，如圖所示。,數(shù)據(jù)管理和分析,注：如果想取消自動篩選功能，可用以下兩種方法：選擇“數(shù)據(jù)”菜單的“篩選”命令，在級聯(lián)菜單中再次選擇“自動篩選”命令，使其左側(cè)的選中標志消失，則所有列標題旁的篩選箭頭消失，所有數(shù)據(jù)恢復(fù)顯示。選擇“數(shù)據(jù)”菜單的“篩選”命令，在級聯(lián)菜單中選擇“全部顯示”，則數(shù)據(jù)恢復(fù)顯示，但篩選箭頭并不消失。,3.高級

8、篩選常見的復(fù)雜篩選條件：1)單列上具有多個條件：可以在各列中從上到下依次鍵入各個條件，如顯示計算機系和機械系的學(xué)生記錄，如圖所示。多列上的單個條件（同時滿足）,數(shù)據(jù)管理和分析,數(shù)據(jù)管理和分析,2)多列上的單個條件（同時滿足）：在條件區(qū)域的同一行中輸入所有條件，如顯示英語和計算機都大于80分的學(xué)生記錄，如圖所示。,數(shù)據(jù)管理和分析,3)多列上的單個條件（滿足其中之一）：在條件區(qū)域的不同行中輸入所有條件，如顯示英語或者計算機大于80分的學(xué)生記錄，如圖所示。,高級篩選步驟如下：1)在數(shù)據(jù)清單的下方建立條件區(qū)域“300=80的女生記錄”，在單元格B12中輸入“總分”，在B13中輸入“300”，在C12中

9、輸入“總分”，在C13中輸入“=80”,在E12中輸入“性別”，在E13中輸入“女”，如圖所示；,數(shù)據(jù)管理和分析,篩選條件,數(shù)據(jù)管理和分析,2）單擊“數(shù)據(jù)”菜單，選擇“篩選”命令下的“高級篩選”子命令，彈出“高級篩選”對話框，如圖所示；3)在“方式”處選中;,4）在“數(shù)據(jù)區(qū)域”框中輸入原始數(shù)據(jù)清單的單元格區(qū)域范圍（如$A$1:$H$10）；5）在“條件區(qū)域”框中輸入存放條件的單元格區(qū)域范圍（如$B$12:$E$13）；6）單擊“確定”按鈕，結(jié)果如圖所示。,數(shù)據(jù)管理和分析,數(shù)據(jù)管理和分析,注意：如果在圖所示的“高級篩選”對話框中選擇了按鈕，則還需在“復(fù)制到”框中輸入存放高級篩選結(jié)果的單元格區(qū)域范

10、圍，如圖所示。,首先要進行分類，將同類別數(shù)據(jù)放在一起，然后再進行數(shù)量求和之類的匯總運算。Excel具有分類匯總功能，但并不局限于求和，也可以進行計數(shù)、求平均等其它運算。注意：在分類匯總前首先要按關(guān)鍵字段排序。1.簡單的分類匯總（以求各系學(xué)生的英語平均成績?yōu)槔┎襟E如下：1)單擊要分類匯總的數(shù)據(jù)區(qū)域的任意單元格,數(shù)據(jù)管理和分析,四、分類匯總,數(shù)據(jù)管理和分析,2)進行分類，同系的同學(xué)記錄放在一起，這可通過“系別”字段排序（升序）來實現(xiàn)，排序結(jié)果如圖所示。,匯總方式,選定匯總項（可多個）,替換當(dāng)前分類匯總（選中）,3)單擊“數(shù)據(jù)”菜單的“分類匯總”命令，出現(xiàn)如圖所示分類匯總對話框。,數(shù)據(jù)管理和分析,

11、l在“分類字段”下拉列表中選擇“系別”，表示按“系別”進行分類匯總；l在“匯總方式”下拉列表中選擇“平均值”；l在“選定匯總項”列表框中選擇“英語”，并清除其余默認匯總對象；l選中復(fù)選框，表示結(jié)果顯示在每個分組下方，否則顯示在分組的上方；l選中復(fù)選框，表示將此次分類匯總結(jié)果替換已存在的分類匯總結(jié)果。l單擊“確定”按鈕，得到分類匯總后的結(jié)果如下頁圖所示。,數(shù)據(jù)管理和分析,數(shù)據(jù)管理和分析,2.多級分類匯總（如既想求各系英語平均分，又想對各系人數(shù)計數(shù)）步驟如下：1)單擊“數(shù)據(jù)”菜單的“分類匯總”命令，出現(xiàn)如圖所示分類匯總對話框。2)在“分類字段”下拉列表中選擇“系別”，表示按“系別”進行分類匯總；3

12、)在“匯總方式”下拉列表中選擇“計數(shù)”；,數(shù)據(jù)管理和分析,數(shù)據(jù)管理和分析,4)在“選定匯總項”列表框中選擇“姓名”，并清除其余默認匯總對象；5)取消復(fù)選框，即可疊加多種分類匯總。對話框中各項的設(shè)置如圖所示。6)單擊“確定”按鈕，得到分類匯總后的結(jié)果如圖所示。,3.分級顯示數(shù)據(jù)在進行分類匯總時，Excel會自動對列表中數(shù)據(jù)進行分級顯示，在工作表窗口左邊會出現(xiàn)分級顯示區(qū)，列出一些分級顯示符號，允許對數(shù)據(jù)的顯示進行控制。,數(shù)據(jù)管理和分析,4.清除分類匯總步驟如下：1)單擊分類匯總后的數(shù)據(jù)表格中的任意單元格；2)單擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“分類匯總”命令；3)單擊“分類匯總”對話框中的按鈕即可。,數(shù)據(jù)管理和

13、分析,+：展開某一級的數(shù)據(jù)-：折疊某一級的數(shù)據(jù)。,分級顯示如圖所示：,數(shù)據(jù)管理和分析,五、合并計算,合并計算實質(zhì)上就是組合幾個數(shù)據(jù)區(qū)域中的值。在合并計算中，存放合并計算結(jié)果的工作表稱為“目標工作表”，其中接收合并數(shù)據(jù)的區(qū)域稱為“目標區(qū)域”，被合并的工作表稱為“源工作表”，被合并計算的區(qū)域稱為“源區(qū)域”。Excel提供了兩種合并計算數(shù)據(jù)的方法：按位置合并計算按類合并計算。,1按位置合并計算數(shù)據(jù)按位置合并計算數(shù)據(jù)時，要求在所有源區(qū)域中的數(shù)據(jù)有相同的排列，即從每一個源區(qū)域中合并計算的數(shù)據(jù)必須在源區(qū)域的相同相對位置上。注意：1）合并計算時，目標工作表應(yīng)該是當(dāng)前工作表，目標區(qū)域也應(yīng)該是當(dāng)前單元格區(qū)域；2

14、）選定目標區(qū)域時，可以只單擊目標區(qū)域左上角的單元格即可，但單元格右邊及下邊必須有足夠的空單元格。,數(shù)據(jù)管理和分析,如：萬家福超市連鎖店A、B第四季度的奶粉銷售情況如圖4-105，4-106所示。,（其中Sheet1為A店數(shù)據(jù)即源工作表1、Sheet2為B店數(shù)據(jù)即源工作表2、Sheet3為目標工作表）,連鎖店A第四季度的奶粉銷售情況表,數(shù)據(jù)管理和分析,連鎖店B第四季度的奶粉銷售情況表,數(shù)據(jù)管理和分析,合并計算步驟如下：,（1）單擊工作表標簽“Sheet3”，鍵入如圖所示的數(shù)據(jù)，并在其中選定B4：E9為目標區(qū)域（這步很重要）。,（2）單擊“數(shù)據(jù)”菜單的“合并計算”命令，彈出如圖所示的對話框。,（3

15、）在“函數(shù)”框中選擇“求和”函數(shù)作為合并計算的匯總函數(shù)。（4）在“引用位置”框中，選定源區(qū)域（即先單擊“引用位置”框右側(cè)的折疊按鈕，再單擊工作表標簽Sheet1，選定單元格區(qū)域B4:E9），如圖所示。,數(shù)據(jù)管理和分析,數(shù)據(jù)管理和分析,（5）單擊“引用位置”框右側(cè)的還原按鈕，還原對話框，然后單擊“添加”按鈕。,數(shù)據(jù)管理和分析,（6）重復(fù)（4）（5）步，選定Sheet2的源區(qū)域B4：E9，結(jié)果如圖所示。,（7）單擊“確定”按鈕，于是在目標工作表Sheet3中得到合并計算的結(jié)果（即萬家福超市第四季度奶粉銷售情況），如圖所示。,數(shù)據(jù)管理和分析,數(shù)據(jù)管理和分析,2按類合并計算數(shù)據(jù)如果各連鎖店銷售的產(chǎn)品種

16、類不全相同，工作表格式也不完全相同，就不能再用按位置合并計算，而應(yīng)該按類合并計算數(shù)據(jù)。注意：按類合并計算時，必須包含行或列標志，如果分類標志在頂端行，應(yīng)選擇復(fù)選框，如果分類標志在最左列，則應(yīng)選擇復(fù)選框，也可以同時選擇兩個復(fù)選框。標志區(qū)分大小寫。,數(shù)據(jù)管理和分析,如：萬家福超市連鎖店A、B第四季度的奶粉銷售情況如圖4-112，4-113所示。,連鎖店B第四季度的奶粉銷售情況表,連鎖店A第四季度的奶粉銷售情況表,數(shù)據(jù)管理和分析,則按類合并計算步驟如下：,（1）單擊工作表標簽“Sheet3”，輸入如圖4-114所示數(shù)據(jù)。,（2）單擊單元格A3或選定單元格區(qū)域A3:E8為目標區(qū)域。,數(shù)據(jù)管理和分析,（

17、3）單擊“數(shù)據(jù)”菜單的“合并計算”命令，彈出“合并計算”對話框。（4）在“函數(shù)”框中選擇“求和”函數(shù)為合并計算的匯總函數(shù)。（5）用前面介紹的方法選定源區(qū)域，其中在“Sheet1”中選定單元格區(qū)域A3:E6，在“Sheet2”中選定單元格區(qū)域A3:E7，并選中復(fù)選框和。,數(shù)據(jù)管理和分析,（6）單擊“確定”按鈕，于是在目標工作表“Sheet3”中得到合并計算結(jié)果，如圖所示。,數(shù)據(jù)管理和分析,3自動更新合并計算在合并計算中，利用鏈接功能可以實現(xiàn)合并數(shù)據(jù)的自動更新，即源數(shù)據(jù)改變時，合并計算的結(jié)果也會隨之改變。方法：在“合并計算”對話框中選中復(fù)選框即可，如圖所示。注意：當(dāng)源區(qū)域和目標區(qū)域在同一張工作表時

18、，不能建立鏈接。,數(shù)據(jù)管理和分析,4為合并計算增加源區(qū)域,若用戶已經(jīng)建立了合并計算的工作表，還可以再次調(diào)整源區(qū)域并在目標區(qū)域重新進行合并計算。不過，前提是目標區(qū)域與源區(qū)域之間沒有建立鏈接，否則必須先刪除合并計算的結(jié)果并取消分級顯示。在已存在的合并計算中增加源區(qū)域步驟如下：（1）單擊合并計算數(shù)據(jù)表的左上角單元格；（2）單擊“數(shù)據(jù)”菜單的“合并計算”命令，彈出“合并計算”對話框；（3）在“引用位置”框中輸入要增加的源區(qū)域，單擊“添加”按鈕；（4）單擊“確定”按鈕即可重新進行合并計算。,數(shù)據(jù)管理和分析,5刪除合并計算源區(qū)域的引用,步驟如下：（1）單擊合并計算數(shù)據(jù)表的左上角單元格；（2）單擊“數(shù)據(jù)”菜單的“合并計算”命令，彈出“合并計算”對話框；（3）在“所有引用位置”框中，選定要刪除的源區(qū)域；（4）單擊“刪除”按鈕；（5）單擊“確定”按鈕即可重新進行合并計算。,課堂小結(jié),1、數(shù)據(jù)列表2、數(shù)據(jù)排序3、數(shù)據(jù)篩選4、分類匯總5、合并計算,請?zhí)釂?謝謝！,結(jié)束,