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1、Page 1 of 56Prepared by:Wins LiuPrepared by:Wins Liu不可思不可思議議的的銀銀行行時間管理時間管理Page 3 of 56Prepared by:Wins LiuPrepared by:Wins Liu時間管理與工作效能時間管理與工作效能課程目錄1、什么是時間管理 2、時間管理的陷阱3、時間管理的方法4、如何提高工作效能 活動：屬于你的時間到底還?；顒樱簩儆谀愕臅r間到底還剩多少？多少？人的一生到底有多長？在開始之前在開始之前n請你閉目一分鐘思考這些問題1 1、你的快你的快樂樂是是2 2、你的成功是你的成功是3 3、關(guān)、關(guān)心你的人及你所心你的人及

2、你所關(guān)關(guān)心的心的人是人是按左邊的問題將答案寫在筆記本紙上。然后銘記于心中。找出你心的中找出你心的中優(yōu)優(yōu)先先順順序序當你知道你只剩下三天的時間,第一個浮現(xiàn)在你腦海的人是誰?他是你最關(guān)心的人.第一件浮現(xiàn)在你腦海的事情是什么?那是你認為最重要的事情。可是平時當你掉到忙碌的陷阱時做的事情有多少是跟這些人或事情相關(guān)的?時間時間管理管理從從那那里開里開始始概念時間管理所探索的是如何減少時間浪費，以便有效地完成既定目標。結(jié)論通過計劃統(tǒng)籌而相對合理利用和節(jié)約時間。什么是時間管理什么是時間管理時間時間管理是什管理是什么么?n時間管理就是自我管理n自我管理即是改變習(xí)慣,以令自己更富績效,更富效能n時間管理就是事前

3、的規(guī)劃或長期的計劃n時間管理的關(guān)鍵在于：如何選擇、支配、調(diào)整、駕馭在單位時間里所做的事情。人人,為為何安何安于現(xiàn)于現(xiàn)狀狀?n為何你我都不滿意現(xiàn)狀,但是卻安于現(xiàn)狀時間是怎樣產(chǎn)生的時間是怎樣產(chǎn)生的日常的時間概念日常的時間概念年、月、日、時、分、秒年、月、日、時、分、秒地球自轉(zhuǎn)、公轉(zhuǎn)與月球公轉(zhuǎn)地球自轉(zhuǎn)、公轉(zhuǎn)與月球公轉(zhuǎn)太陽太陽地球地球地球公轉(zhuǎn)軌道地球公轉(zhuǎn)軌道月亮月亮Page 12 of 56Prepared by:Wins LiuPrepared by:Wins Liu 周明生是一名大專生，在某公司擔任辦公室行政助理，雜務(wù)事特別多，有天上午剛上班辦公室主任就給他安排了六件事：A、去交通監(jiān)控中心處理公司

4、小車闖紅燈罰款事宜；B、到市工商局辦理營業(yè)執(zhí)照地址變更的相關(guān)手續(xù)；C、擬寫一份國慶節(jié)放假以及安全注意事項的通知；D、協(xié)助業(yè)務(wù)部經(jīng)理找情緒不穩(wěn)定的業(yè)務(wù)員王笑天談話；E、復(fù)印機故障需聯(lián)系售后服務(wù)單位前來維修；F、后天主管市場的張副總?cè)ケ本?，安排訂機票。主任交待完任務(wù)就外出辦事去了，這時公關(guān)部文員王麗來到他辦公桌前坐下，隨意地同他聊了起來。其實這幾天他自己正面臨本科進修班的考試階段，又要抽時間復(fù)習(xí)，面對這樣的情況：周明生應(yīng)該如何對待和安排好一天的時間？請你幫助小周做一個時間安排的設(shè)計方案。案例分析案例分析時間管理陷阱時間管理陷阱1.豬八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里2.不好意思拒絕別人 3.“反正時間還早

5、”拖延 4.不速之客 5.雜事一堆 時間管理理論時間管理理論 帕金森原則時間象一根彈筋：設(shè)立期限 帕雷托原則80%的結(jié)果來源20%的努力 注意力之謎 注意力需要及時恢復(fù) 內(nèi)在能量水平有效地利用你的生物鐘 效能與效率 做正確之事，做好它時間管理方法時間管理方法階梯圖階梯圖明確目標明確目標分清輕分清輕重緩急重緩急制定計劃制定計劃立即行動立即行動1234正確目標的價值正確目標的價值目標刺激我們奮勇向前有目標才會有結(jié)果目標引導(dǎo)我們發(fā)揮潛能擬訂目標的原則擬訂目標的原則原則一：符合自己的價值觀原則二：了解自己目前的狀況原則三：制定目標的SMART原則目標設(shè)立的步驟目標設(shè)立的步驟(1)(1)n（1）先擬出你

6、期望達到的目標先擬出你期望達到的目標；n（2）列出好處列出好處：達到這目標有什么好處?譬如你想要當王者，列出當上王者對你有哪些好處；n（3）列出可能的障礙點列出可能的障礙點：要達到此目標之障礙，可能是錢不夠、能力不夠等，一一列舉；目標設(shè)立的步驟目標設(shè)立的步驟(2)(2)n4）列出所需信息列出所需信息：思索需要哪些知識、協(xié)助、訓(xùn)練等；n（5）列出尋求支持的對象列出尋求支持的對象：一般而言，很難靠自己一個人即能達到目標，所以應(yīng)將尋求支持的對象亦一并列出；n（6）訂定行動計劃訂定行動計劃：一定要有一個行動計劃；n（7）制定達成目標的期限。定達成目標的期限。Page 20 of 56Prepared

7、by:Wins LiuPrepared by:Wins Liu瓶子滿了嗎？正確的行事正確的行事優(yōu)優(yōu)先先順順序序分清工作的輕重緩急重要度緊迫性A 重要而且緊迫 緊迫但不重要D 不重要不緊迫重要但不緊迫重要緊急緊急并且重要重要但并不緊急緊急不重要且不緊急危機，急迫的問題，有期限的任務(wù)、會議、準備事項客戶資料、預(yù)防工作，建立關(guān)系，準備工作干擾、一些電話、電子郵件，一些緊急的事件、湊熱鬧的活動廢話無聊電話時間時間管理管理象限象限均 衡緊迫的事不緊迫的事重要的事不重要的事時間時間管理管理架構(gòu)之處理方式架構(gòu)之處理方式重要緊急全力以赴計劃并有條不紊地進行做到未雨先繆花一點時間做，請人代辦，集中處理有空再做或

8、不做20%65%15%1%應(yīng)努力避免緊急事情應(yīng)努力避免緊急事情計劃計劃是最是最節(jié)節(jié)省省時間時間的作法的作法PADC不好好耗用時間耗用時間4 D 4 D 原則原則4D4D原則原則重重重重 要要要要 緊緊緊緊 迫迫迫迫Do it nowDo it nowDelegate itDelegate itDo it laterDo it laterDonDont do t do itit4 D4 D原則原則nDo it now（親自做）：不能丟掉不管、不能拖一拖再辦、不能授權(quán)的事，按照優(yōu)先順序自己親自去完成。nDelegate it（授權(quán)）：學(xué)會授權(quán)，將能派出去的事盡量派給他人干，這樣可以節(jié)約時間干最重要

9、的工作。nDo it later（稍后再辦）：把一些偏離目標的精神情緒活動，次要的工作、信息資料不全的工作，暫時掛在一邊，待有空時再去處理。nDont do it（丟掉不管）：把一些與目標無關(guān)的事，無效益的事，應(yīng)差的事丟掉不管執(zhí)執(zhí)行是行是從從那那里里展展開開睡覺吃飯吃飯打豆豆你你每天在做的事情每天在做的事情執(zhí)行樹立時間價值觀理念變革結(jié)構(gòu)流程優(yōu)化組織前提工作環(huán)境“”準備工作工作的計劃性目標管理分清工作輕重緩急優(yōu)先級并行串行的兼顧性統(tǒng)籌學(xué)工作任務(wù)轉(zhuǎn)移授權(quán)與借力學(xué)會說“不”拒絕的學(xué)問時間管理的八大法寶時間管理的八大法寶時間管理金科玉律時間管理金科玉律N1.設(shè)立有挑戰(zhàn)但可實現(xiàn)的目標2.設(shè)定所有工作的完

10、成期限3.建立固定的日常工作模式4.在精力最充沛時做最用腦力的工作5.不要推遲你不喜歡但重要的事情6.不重要的事遲一點做7.分析你在時間管理方面的障礙8.確立你不希望被打擾的時間9.一次只做一件事10.如果你開始做一件事，盡可能做完它慌慌/忙忙/充實充實n如果你每天都很忙，你是否真正清楚你在忙什么？我真的需要這么忙嗎？我所投入的時間與回收是否成正比？慌慌v.s.忙忙 v.s.充實充實情境情境測驗題測驗題(限限時時三分三分鐘鐘)n1.1.請請先先閱讀閱讀完本文完本文n2.2.在在這張紙這張紙的右上角的右上角寫寫下你的名字下你的名字n3.3.將將第二句中的大名第二句中的大名兩個兩個字圈起字圈起來來

11、n4.4.在在這張這張指的左上角指的左上角畫畫五五個個正方形正方形n5.5.在在剛剛才才畫畫的正方形中的正方形中個畫畫個畫畫一一個個十字十字n6.6.在正方形的四在正方形的四周畫一個圓周畫一個圓圈圈n7.7.在在這張紙這張紙的右下角的右下角簽簽上你的名字上你的名字n8.8.在在簽簽名下名下寫三個好寫三個好字字n9.9.在右上角的在右上角的簽簽名下名下畫畫一道一道線線n10.10.在在這張紙這張紙的左下角的左下角畫畫一一個個十字十字n11.11.把把剛剛才所才所畫畫的十字周的十字周圍圍加加畫畫一一個個三角形三角形n12.12.現(xiàn)現(xiàn)在你已全部在你已全部講講完完,請請只做第一及第二只做第一及第二題題

12、及可及可n13.13.在第八句的好字在第八句的好字畫畫一一個圓個圓圈圈n14.14.當當你做到你做到這里這里,請請大喊一大喊一聲聲“我最快我最快”n15.15.如果你完全遵守如果你完全遵守規(guī)規(guī)定定,請請大大聲聲“我最好我最好”!n16.16.在在這張紙這張紙的背面的背面計計算二十三加三十二加二十三的和算二十三加三十二加二十三的和n17.17.將剛剛將剛剛的答案的答案減減去二十三去二十三,再再減減去十三等於多少去十三等於多少?n18.18.在以上所有在以上所有“雙數(shù)雙數(shù)“題題的的題題上上畫畫圈圈n19.19.假如你做到假如你做到這里這里,請請拍一下桌子拍一下桌子,并并大大聲聲“遵遵從從指示指示,

13、我第一我第一!”n20.20.在在這張紙這張紙的背面的背面計計算一下二十五乘十三的答案算一下二十五乘十三的答案提高工作效率的三方法三法提高工作效率的三方法三法則則n三個方法n1.了解自己每天不同時段體力的分布狀況來決定要做什么樣的事情n2.讓自己充滿活力,最簡單的方法,就是養(yǎng)成每個禮拜固定運動的好習(xí)慣n3.均衡的生活作息,培養(yǎng)一個良好的嗜好n三個法則1.批次處理法則.集中時段處理所有性質(zhì)相同的事情2.80/20 法則,這法則是在有限的時間挑選出重要的事情來做3.高效率法則:大塊時間法則80/20 80/20 原理意示原理意示圖圖80%時間20%時間80%成效20%成效重要的少數(shù)事物瑣碎的多數(shù)事

14、物規(guī)劃有效的做法大大塊時間塊時間法法則則:30/90:30/90法法則則n大塊時間法則是培養(yǎng)工作情緒的法則,前30分鐘做容易做的事情讓事情看起來有進度;后90分鐘做最重要的事情.n盡量讓這120分鐘不受干擾,你可以告知周邊的人或者主動拒絕干擾n養(yǎng)成習(xí)慣一天至少一塊大塊時間,每天保有基本的績效,有心情時再做第二塊,則有高績效大大塊時間示范塊時間示范列舉今天要做的事-快速回Email-打電話-規(guī)劃專案-開會-批電子文件-歸還文件-與同事溝通以難易度排列易易難1固定時間易易難2前30分先做簡單的事情後90分再做難的事情(1)(2)(3)大大塊時間塊時間三步曲三步曲n1.把今天要做的事情一一列舉出來,

15、分成容易做的,重要的及其它的事情,由80/20法則排出事情處理的優(yōu)先順序n2.前 30 分鐘完成最容易完成的事情,時間一到不管有沒有做完就切到重要事情上n3.后90分鐘完成最重要的事情.若做得起勁時一直做下去也無所謂n有空的時間再來做其它未完成容易的事工作工作時時段分配法段分配法則則早上中午 13:0015:00下午晚上活力充沛,沖勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓,適合散心,放松(Check)冷靜,溝通(Action,Plan)Relax,人文,Thinking看看企看看企業(yè)業(yè)界的答案界的答案早上中午 13:0015:00下午晚上活力充沛,沖勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓,適合散心,放松(Check

16、)冷靜,溝通(Action,Plan)Relax,人文,Thinking1.發(fā)球 EMail2.電話敲定事情/做事情3.給 Leader 方向/畫架構(gòu)4.執(zhí)行進行中專案1.面對面 Follow Up2.Go Around3.溝通與協(xié)調(diào)1.思考問題2.寫計劃/Update Follow up進度(1hr)3.Update/Modify 進行中專案1.花 1 小時寫作每每周周工作性工作性質(zhì)質(zhì)分配法分配法則則禮拜一二禮拜三四五禮拜六日備注活力充沛,沖勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓,放松,溝通(Check)冷靜,思考(Action,Plan)再看看企再看看企業(yè)業(yè)界的答案界的答案禮拜一二禮拜三四五禮拜六日

17、備注活力充沛,沖勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓,放松,溝通(Check)冷靜,思考(Action,Plan)1.大型專案丟球2.組內(nèi)專業(yè)丟球3.給予組員做事方向/做事重點4.創(chuàng)造議題1.Follow Up 一二所丟的球2.調(diào)整,Update 計劃3.議題收尾4.傾聽溝通1.想想目的是什么?意義何在?2.有沒有辦法提升自己的價值?3.計劃/規(guī)劃節(jié)節(jié)省省時間時間的十的十個個妙方妙方1.事先規(guī)劃好你的時間與步驟，以收事半功倍之效。2.分析工作的優(yōu)先順序，按照輕重緩急作處置。3.找出自己最有效率的時段以安排工作內(nèi)容。4.組織你的辦公桌及辦公室，提升工作效率。5.進行充分的授權(quán)，將工作分配給部屬、助理或秘書。節(jié)節(jié)省省時間時間的十的十個個妙方妙方6.活用記事本管理時間。7.運用有效的方法取得資訊。8.改變拖延的習(xí)慣，即時行動。9.技巧性對待訪客,讓時間控制在自己手上。10.練就健康的身體，保持身心最佳狀況。千萬不要做的四種人千萬不要做的四種人視時間為主宰的人：重形式而不重實質(zhì)視時間為神秘的人：忽視時間所加以的限制視時間為奴隸的人：長時間沉溺于工作視時間為敵人的人：重效率不重效能馬上行動！馬上行動！學(xué)以致用學(xué)以致用Training is overLet me thinkLet me thinkThe End