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1、精選優(yōu)質文檔-傾情為你奉上接待工作流程一、目的為樹立公司良好形象,做好客戶接待,規(guī)范接待的行為、流程,做到有律可循。 2、 原則 接待工作原則:統(tǒng)一協(xié)調(diào)、有序,服務熱情、周到、貼心。三、范圍接待事務適用于公司日常工作中發(fā)生的為開展各類經(jīng)營業(yè)務和其他活動需要而產(chǎn)生的招待,如參觀、來訪、業(yè)務洽談等方面。4、 職責 1、綜合部為公司接待工作的歸口服務部門。公司層面的作為主接待;部門層面的作為配合接待(副接待),保障接待過程的通暢; 2、公司領導、各部門發(fā)出邀請或所屬客戶提出前往公司的,負責做出接待安排。需要綜合部協(xié)助的,公司層面的由綜合部按領導提供的信息和要求填接待單;部門層面接待的客戶則由部門填寫
2、接待單報至綜合部。5、 分類 為規(guī)范做好接待工作,對來訪客人不同目的進行不同接待級別劃分: 貴賓級別:有一定的影響力;重要客戶;對公司經(jīng)營發(fā)展有推進作用; 嘉賓級別:主要客戶;主要合作伙伴; 常規(guī)級別:普通的業(yè)務來訪、檢查、面試;6、 接待程序客戶提出前往公司接待流程:接待接待工作準備填報接待表單主接待統(tǒng)籌安排公司發(fā)出邀請會后工作整理、核算、總結歡送 接待前: 1、前來公司客戶/客人的信息,由主對接人(公司領導、各部門經(jīng)理)提前通知綜合部,填寫接待單,綜合部按單做好接待工作;信息包括:來訪人員身份、姓名(根據(jù)需要提供)、職務、人數(shù)、時間、目的;綜合部根據(jù)信息及要求做好接待前的準備工作:1)會議
3、室、衛(wèi)生間、洗手池的衛(wèi)生保持干凈整潔,洗手液、用紙量充足;2)是否打出LED的歡迎辭;3)是否需要備好桌牌;4)是否需要果盤、餐巾紙,數(shù)量;5)是否需要投影儀、電腦;6)茶水(茶葉、茶杯數(shù)量及清潔);7)相機(充電情況及內(nèi)存);8)其他:公司宣傳資料;禮品;車接車送;就餐、住宿等。 接待通用備品:茶水、公司宣傳資料; 環(huán)境標準:干凈衛(wèi)生無臟物,空氣流通,室溫適度,燈光合適,所需物品擺放整齊;2、綜合部根據(jù)信息、要求著手準備:來賓接待要掌控好時間節(jié)點。在來賓入司前,以下工作全部到位:1)環(huán)境衛(wèi)生要達標,包括會議室、洗手間等;2)打開LED歡迎屏;3)會議室空調(diào)、電腦、投影打開(查看電腦投影顯示情
4、況);4)主、客雙方桌牌(若有需要)、茶杯、果盤按人員數(shù)排齊:A. 桌牌在位置的正前方;B. 茶杯在右手方向,伸手可拿到的位置,內(nèi)備茶葉,客人入座,倒水沏茶,水至七、八分滿;或根據(jù)需要按客人數(shù)量準備好干凈茶杯、內(nèi)置茶葉,在客人到達入座后,沏茶雙手端至客人面前(2人以上用茶托盤);C. 果盤按人員數(shù)量準備,平均兩座中間放一盤,果盤擺放在人員伸手可觸位置;果盤中的水果按季節(jié)配置,若有西瓜、葡萄之類的水果則需配置紙巾; 5)相機與拍照人員隨時等候客人的到來進行會客現(xiàn)場的拍攝。(相機的內(nèi)容及電容量要有保證)。接待中:1) 茶水續(xù)添,常規(guī)情況下在20分鐘左右續(xù)添1次茶水,或由跟隨的攝像人員微信提示續(xù)添;
5、2) 攝像人員對于會談、合影、公司領導講話等進行拍照,為積累素材做出充足準備;接待結束,: 1)接待現(xiàn)場進行清理:A. 收拾茶具進行清洗、存放; B. 收拾果盤,進行重整、洗涮; C. 桌面清潔,坐椅歸位,關閉投影、電燈、空調(diào); D. 開窗通風,清理垃圾。2) 相機拍攝照片導出、拷貝、存檔;3) 其他事項: A. 禮品的發(fā)放(人手一份在客人離司時送至客人手中或按預先規(guī)定進行); B. 車輛保持送客狀態(tài)(送走客人或送達就餐地點); C. 參觀(涉及參觀環(huán)節(jié),拍攝人員需陪同隨行)。 4)費用結算:接待所生產(chǎn)的費用需有明細、發(fā)票,按財務規(guī)定的報銷流程走審批、核銷。 5)對本次接待工作做出總結,肯定成
6、績、找出差距,深化對接待工作的認識,促進接待工作水平的不斷提高。7、 接待標準 需綜合部配合接待工作的,屬公司層面,由相關領導提前半個工作日以上的時間通知綜合部做出準備工作;屬部門層面(如市場部洽談業(yè)務),則由部門負責人提前1日填寫接待信息表告知綜合部。貴賓接待標準:會談場地、環(huán)境的安排;桌牌、茶水、果盤的準備;迎賓詞展放;公司相關宣傳品的準備;禮品準備;相機、投影、電腦等準備就續(xù);嘉賓接待標準:會談場地、環(huán)境的安排;茶水、相機、投影、電腦的準備;迎賓詞展放;公司相關宣傳品的準備;常規(guī)接待標準: 茶水及按提出要求的其他事項配合接待。8、 其他注意事項 1)接待禮儀:儀表:面貌清潔、衣著得體舉止
7、:穩(wěn)重端莊,從容大方言語:語氣溫和,禮貌文雅態(tài)度:熱情真誠,不卑不亢奉茶:客人落座后,雙手奉茶,客人先,主人后,領導先,同事后;2)桌牌擺放: 左邊客人,右邊主人(大會議室) 主要領導居中,2號領導在主領導的左手,3號領導在主領導的右手; 3)就餐座次: 主陪面對房門的位置,副主陪在主陪的對面;1號客人在主陪的右手,2號客人在主陪的左手;3號客人在副主陪的右手,4號客人在副主陪的左手;4)儀式座次:簽字雙方主人在左邊,客人在主人的右邊;雙方其他人數(shù)一般對等,按左右排列;5)乘車座次:小轎車:1號位置在司機的右后邊;2號位置在司機的正后邊;3號位置在司機的旁邊;6)綜合部配合主接待部門對接待中的各環(huán)節(jié)的時間節(jié)點要有把控:接客人時間、到公司時間、就餐時間、住宿安排等。 北京XXXXXX有限公司 年 月 日 招待信息表填表日期:來訪單位來訪目的來訪時間來訪人員、職務人數(shù)陪同人員人數(shù)準備事項本部門綜合部責任人執(zhí)行人具體事項交通就餐住宿歡迎詞桌牌茶水果盤宣傳冊電腦、投影拍照其他要求填表人: 部門經(jīng)理: 綜合部:備注:公司層面接待時,填表人為綜合部接待人員;部門性質的則填表人部門人員、部門經(jīng)理審批、綜合部確認;專心-專注-專業(yè)