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1、書山有路勤為徑，學(xué)海無涯苦作舟。高校電子檔案管理模式 對高校檔案管理工作的幾點思考 摘要：檔案管理工作是高校的重要基礎(chǔ)工作之一。文章充分認識到了檔案管理工作的重要性，分析了高校檔案管理的現(xiàn)狀，提出了做好高校檔案工作的措施與對策。關(guān)鍵詞：高等院校；檔案管理 高校檔案管理是一項完善的科學(xué)的教育工程，是學(xué)校一切工作的綜合反映，是整個學(xué)校發(fā)展過程中不可忽視的重要組成部分。通過查閱檔案，我們能夠更好地了解學(xué)校的各方面信息，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理和文化建設(shè)等方面提供經(jīng)驗參考。 一、充分認識高校檔案管理工作的重要性 1.高校檔案管理工作是學(xué)校重要的基礎(chǔ)工作。根據(jù)檔案法和普通高等學(xué)校檔案管理辦法的有關(guān)規(guī)定，高

2、校檔案管理工作的主要環(huán)節(jié)有收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計與利用等六個方面，這六個方面對檔案管理工作來講是缺一不可的。因此，我們應(yīng)從這幾個方面加強檔案管理工作，思想上高度重視，充分認識到檔案管理工作的重要性，確保檔案的完整性、安全性。 2.高校檔案管理工作的信息反饋作用。高校檔案管理工作在高校的發(fā)展歷程中起著很重要的信息反饋作用。檔案管理部門根據(jù)收集上來的檔案資料能隨時發(fā)現(xiàn)學(xué)校各項工作中存在的問題和不足，并能及時反饋給各有關(guān)部門，力爭在最短的時間內(nèi)獲得最有效的解決方案。這樣才能充分發(fā)揮檔案管理工作的作用，做到上傳下達、信息溝通和問題的及時發(fā)現(xiàn)及解決。 3.高校檔案管理工作的資料保存作用。實行檔案管

3、理，便于保存學(xué)校的重要資料，保證評估時各項資料的完整，加強資料的真實性和準確性，便于檢查與使用。 二、當前高校檔案工作中存在的問題 1.全員檔案意識薄弱。高校師生員工普遍對檔案管理工作缺乏足夠的了解和認識，檔案意識不強。部分領(lǐng)導(dǎo)認為高校的主要工作是教學(xué)、科研，從而忽視檔案工作；或往往口頭上講檔案工作的重要性，但實際上卻是說一套，做一套。有的教師員工認為，檔案工作是檔案部門的事，與學(xué)校其它工作沒有多大關(guān)系，因而忽視將有些公務(wù)活動中形成的檔案及時歸檔，這樣會影響檔案的完整與安全。有的兼職檔案員在材料上報時忽視整理工作，從而導(dǎo)致了檔案資料的無序性，造成了不可彌補的損失。 2.管理手段落后，不適應(yīng)現(xiàn)代

4、化管理要求。隨著高校辦學(xué)條件的改善和計算機技術(shù)在學(xué)校各項工作中的廣泛推廣和應(yīng)用，高校檔案部門都配置了現(xiàn)代化管理設(shè)備，安裝了檔案管理軟件，實現(xiàn)了微機化管理。但目前各高校的管理手段相對落后，整檔的工序繁瑣復(fù)雜，已不適應(yīng)信息時代對檔案現(xiàn)代化管理的要求。 3.檔案信息量利用不均衡。高校檔案工作的最終目的是開發(fā)和利用檔案信息資源，為學(xué)校各項工作服務(wù)。但從全國各高校的檔案利用情況來看，黨群、行政、科研、設(shè)備、出版物等利用較少，大多數(shù)教師員工是根據(jù)個人需要來查教學(xué)檔案的，而利用檔案用于學(xué)術(shù)研究的很少。這說明高校各類檔案利用不平衡，偏差較大。 三、做好高校檔案工作的措施與對策 1.建立健全檔案管理制度，逐步實

5、現(xiàn)規(guī)范化管理。建立完善的檔案管理工作制度，使檔案工作逐步實現(xiàn)規(guī)范化是檔案管理的有力措施和可靠保證。嚴格檔案管理制度，做到各部門、各科室職責(zé)明確，歸檔有范圍，立卷有標準，借閱有規(guī)定，保密有條例，庫房管理有措施，開發(fā)利用有目標，這就在細節(jié)上保證了檔案管理的順利開展。 2.加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，保障工作正常開展。目前高校檔案館（室）的經(jīng)費投入較少，用于檔案館（室）設(shè)施建設(shè)的經(jīng)費非常有限，無法購置好的硬軟件，建立高起點的檔案館網(wǎng)絡(luò)。所以各高校應(yīng)該特別注重檔案機構(gòu)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，保障檔案管理工作的正常開展，這同時也是滿足學(xué)校的教育教學(xué)和科研等各項工作的需要。 要配置足夠的檔案庫房，要把檔案館（室）及校史館（

6、室）建設(shè)列入學(xué)?；窘ㄔO(shè)總體規(guī)劃。要將庫房設(shè)備配備齊全。電子、聲像等特殊檔案的庫房要專門設(shè)計，要有足夠數(shù)量的檔案柜、架，現(xiàn)代化管理所需的計算機、打印機、復(fù)印機、掃描儀、服務(wù)器、照相機、攝像機、光盤刻錄機，配備與庫房保管條件相適應(yīng)的空調(diào)機、去濕機及防蟲、防火、防盜報警裝置等相應(yīng)設(shè)備。 3.加強人事檔案信息資源開發(fā)與利用。多渠道開發(fā)利用檔案，為校內(nèi)外師生員工服務(wù)是學(xué)校檔案工作的最終目的。具體應(yīng)從以下方面著手：一是改變傳統(tǒng)的“你來我查”的被動服務(wù)方式，主動向?qū)W校信息庫提供信息，最大化的發(fā)揮檔案信息的作用。二是增強部門間合作意識，積極與學(xué)校相關(guān)部門溝通、協(xié)作。 4.大力推行信息化管理，為高校的各項建設(shè)

7、服務(wù)。檔案管理部門應(yīng)大力推行信息化管理，由傳統(tǒng)的以紙質(zhì)檔案為特征的模式轉(zhuǎn)化為以利用網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化為重要特征的現(xiàn)代化模式。逐步建立具有高效管理和 開發(fā)利用檔案信息資源能力的多媒體全文數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，開展檔案計算機檢索、檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳遞、公開發(fā)布檔案信息、提供檔案宣傳與指導(dǎo)、實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檔案信息咨詢服務(wù)以及網(wǎng)上檔案信息的開發(fā)利用等業(yè)務(wù)，充分利用現(xiàn)代化設(shè)備和信息傳輸技術(shù)開展校際聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)檔案的計算機管理，實現(xiàn)檔案資源共享。 參考文獻： 1陳同玉.試論高校檔案管理工作j.邢臺學(xué)院學(xué)報，2021（1）. 2李桂英.檔案信息開發(fā)利用的服務(wù)意識j.檔案管理，2021（5）. （作者單位：內(nèi)蒙古化工職業(yè)學(xué)院） 第 4 頁 共 4 頁