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1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上商品配送返配及差異處理的操作流程營運字2005第007號一、流程目的：為規(guī)范商品配送返配及差異反饋處理的操作，使配送返配過程中發(fā)現(xiàn)的問題得到及時的解決，特制定本操作流程。二、適用范圍： 本操作流程適用于配送中心商品配送、門店商品配送返配及商品配送返配發(fā)生差異時的處理操作。三、流程規(guī)則：31 配送中心（以下簡稱DC）配送商品應(yīng)遵循“貴重商品逐一清點交接，配送車（配送返配）實行封條管理的原則”。32 商品出貨必須有配送單及配送跟蹤單（見附表五）隨貨同行。33 商品出貨、收貨由防損員進行監(jiān)督，并在配送跟蹤單上簽字。34 DC設(shè)立單據(jù)組、驗收組、配車組、退貨組、查核組，各組實

2、行定崗不定人。四：商品配送返配:4.1商品配送：411 DC單據(jù)組員工每日早班一開始在佳為系統(tǒng)“配送查詢模塊”中將當日的配送單以店為單位并按大類順序打印出一式三聯(lián)。412負責出貨的配車組倉管員根據(jù)配送單（一式三聯(lián)）進行揀貨，配車組工作區(qū)域分為：待整理區(qū)、整理區(qū)、待出貨區(qū)三部分。413配車組員工根據(jù)配送單將商品以店為單位進行整理，整理完畢后進行復(fù)核并在配送單上簽名，將商品存放于待出貨區(qū)。任何人不得在整理區(qū)及出貨區(qū)進行工作。414商品裝車如屬一車多店應(yīng)該用明顯的標記物將商品在車中隔開，貴重商品用紅色標記物，并要求DC司機逐一清點交接。415商品裝車需在DC防損員監(jiān)督下，裝車完畢由防損員上封條，DC

3、組長主管填寫配送跟蹤單并完善簽名后連同配送單第二、三聯(lián)交DC司機隨車同行到目的地，第一聯(lián)留存DC；一車多店的配送車DC應(yīng)按店別分開填制配送跟蹤單。4.2商品返配：421門店返配商品裝車前應(yīng)保證各供應(yīng)商的商品是集中存放在一起的。423好貨、壞貨要分開存放。具有腐蝕、污染的商品與其它正常商品分開。424對于配送差異單（即走單不走貨）不能與正常返配商品的單據(jù)做到一起，必須重新做成一份返配單并注明走單不走貨。五、門店驗收配送商品：51配送車到達門店后，門店防損員同門店收貨人員共同查驗封條，無誤后打開車門并在跟蹤單簽名，門店組織人員卸貨，如屬一車多店配送商品，應(yīng)注意標記物避免卸錯貨。52門店卸貨時只需查

4、看商品有無異常情況（如破損嚴重等），同時卸貨完畢后應(yīng)立刻重新和防損員一起上封條，門店收貨人員并在另一目的地的跟蹤單上填寫封條號并簽名，配送車離開門店。53門店收貨人員根據(jù)配送單對商品進行逐一驗收，發(fā)現(xiàn)問題按本流程第六節(jié)操作處理。六、配送返配差異問題反饋6.1收貨地在對配送商品驗收過程中如有差異或其它問題應(yīng)在第一時間填寫“配送問題反饋單”（見附表四），經(jīng)收貨地主管（D C主管）、分店店長查證并簽名認可后，于貨物到達收貨地小時內(nèi)以書面形式反饋給發(fā)貨地（可發(fā)傳真），并以郵件形式“配送問題反饋單”的編號發(fā)送至發(fā)貨地。6.2發(fā)貨地收到“配送問題反饋單”后立即由專人負責跟蹤（DC查核小組），落實原因、責任

5、。發(fā)貨地應(yīng)在收到“配送問題反饋單”小時內(nèi)查明原因，并經(jīng)主管簽字認可后以書面形式將具體情況或處理意見反饋給對方；在雙方就單據(jù)差異處理未達成一致意見時，任何一方不得隨意做單據(jù)處理或進行賬務(wù)調(diào)整。6.3何一方在收到對方的反饋信息起小時內(nèi)應(yīng)給予答復(fù)是否同意處理意見或提出處理意見。6.4自發(fā)貨地收到“配送問題反饋單”起二個工作日內(nèi)，對問題的處理意見仍達不到共識的，可由發(fā)貨地申報請求總部財務(wù)部、防損部處理。七、配送返配問題反饋的處理71處理的原則：7.1.1發(fā)現(xiàn)問題，就地解決。出現(xiàn)差異以單據(jù)調(diào)整為主，盡量不做實物的返配送（破損商品，品質(zhì)有問題商品除外）。7.1.2整單差異需補單（配送單、返配單、退貨單、驗

6、收單）時，原則上統(tǒng)一由發(fā)貨地做出申請，特殊情況下由發(fā)貨地指定收貨地申請返配單（配送單）。7.1.3配送或返配前發(fā)現(xiàn)問題的商品應(yīng)暫停配送，在查明原因并解決后，再進行配送；如屬收貨地急需商品，則應(yīng)填制“驗收/配送（返配）差異調(diào)整說明表”（一式三聯(lián)）注明某商品配送實物與單據(jù)數(shù)有差異或其它提示性說明，隨同“配送跟蹤單”一起傳收貨地。7.1.4時效內(nèi)仍未解決的差異，為不影響銷售及庫存的準確性，收貨地經(jīng)財務(wù)部、門店收貨區(qū)（DC）、防損部主管簽字同意后，根據(jù)差異明細進行庫存及帳務(wù)調(diào)整，并將處理結(jié)果及時反饋發(fā)貨地、總部財務(wù)部、防損部；待總部財務(wù)、防損部落實責任后再進行相關(guān)處理。7.1.5總部財務(wù)部、防損部調(diào)查

7、證實，收貨地反映情況真實，以所收實物為準，其差異部分由發(fā)貨地負責承擔。7.1.6開柜驗貨時，發(fā)現(xiàn)封條不符的、毀壞的或者商品嚴重損壞的，收貨地應(yīng)立即登記備案，并將信息反饋給發(fā)貨地、總部防損部。7.2處理方式： 7.2.1單據(jù)調(diào)整處理：僅指配送（返配）差異因DC、分店商品出庫錯誤導(dǎo)致的配送（返配）實物數(shù)與單據(jù)數(shù)不一致時需通過補單的形式進行的庫存、賬務(wù)調(diào)整。7.2.1.1多發(fā)、少發(fā)貨以及串發(fā)貨或單據(jù)確認錯誤現(xiàn)象：指某個單品的實際配送（返配）數(shù)量比配送（返配）單上所列示的數(shù)量多或少。出現(xiàn)此現(xiàn)象配送差異時，可通過補做配送單或返配單進行相應(yīng)的庫存與賬務(wù)調(diào)整。7.2.1.2商品破損：配送的商品有品質(zhì)問題或配

8、送的商品破損，分店可做返配單將商品返配回配送中心，由DC按照有關(guān)的退換貨要求做退貨處理。7.2.2特殊處理：發(fā)貨地在配送發(fā)貨前發(fā)現(xiàn)以下問題時應(yīng)立即著手解決;出現(xiàn)差異的商品暫停配送,待問題處理完畢后才能配送該商品(收貨地急需的商品除外)。7.2.3緊急情況處理：如果商品有差異但收貨地急需，可先按正常配送程序進行配送或返配，但應(yīng)填制“驗收/配送（返配）差異調(diào)整說明表”（一式三聯(lián)）注明該商品配送實物與單據(jù)數(shù)有差異或其它提示性說明，隨同“配送跟蹤單”（第二聯(lián)）一起傳收貨地；收貨地應(yīng)結(jié)合“驗收/配送（返配）差異調(diào)整說明表”的說明進行商品的驗收。同時發(fā)貨地根據(jù)不同情況進行相應(yīng)單據(jù)調(diào)整。7.3單據(jù)的設(shè)置及傳

9、遞：7.3.1處理以上問題時，應(yīng)填制“驗收/配送（返配）差異調(diào)整說明表”（見附表三：一式三聯(lián)），第一聯(lián)傳財務(wù)，第二聯(lián)傳收貨地，第三聯(lián)發(fā)貨地留存；單據(jù)填制要求內(nèi)容要完整，記錄要及時。7.3.2凡是通過補做配送單、返配單進行差異調(diào)整的，發(fā)貨地必須將“驗收/配送（返配）差異調(diào)整說明表”傳至收貨地。7.3.3通過假退貨、重新驗收調(diào)整的，發(fā)貨地（配送中心）應(yīng)填制“驗收/配送（返配）差異調(diào)整說明表”，并將第一聯(lián)傳財務(wù)部進行賬務(wù)調(diào)整，可不必再傳給收貨地。八、反饋信息登記制度81配送中心要成立差異處理稽核小組，專人專職負責處理各種配送問題的信息反饋；各分店（分公司）要設(shè)有專人負責跟蹤配送問題的信息反饋。82配

10、送問題反饋登記本的設(shè)置及登記要求：821為便于對反饋信息的跟蹤，配送中心、分店應(yīng)設(shè)立“配送問題反饋信息登記本。”登記本的格式見附表（一）。822每份“配送問題反饋單”的右上角順序編號，月初歸零重新編號。并按“配送問題反饋單”中所列商品順序登記。登記內(nèi)容要作到信息準確、及時、完整，問題解決后及時核銷。各店的編號標示：嘉誠為JC*，英林為YL*，僑聯(lián)為QL*，深滬為SF*，*前兩位為月份，第三、第四位為日期，最后三位為序列號。823按每天每張反饋單中每一單品順序登記，要記錄該配送單（返配單）的單據(jù)號、單品名稱、單據(jù)數(shù)量、實物數(shù)量、差異原因、落實情況、責任人、處理方式，應(yīng)寫明處理結(jié)果及其產(chǎn)生的單據(jù)號

11、。824每星期為一個統(tǒng)計周期。查核人員（分店為專門負責人員）應(yīng)在每周一早上將上一星期的配送反饋信息按差異原因做出統(tǒng)計分析，將統(tǒng)計結(jié)果交主管簽字存檔，并知會相關(guān)崗位、部門并抄報總部營運部（見附表二）。九、責任落實及處罰9.1收到配送問題反饋信息后，配送中心查核小組，各分店專門負責人應(yīng)在第一時間落實責任，并登記備案，對無故延誤工作進度者記小過處理；9.2嚴禁弄虛作假，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)對責任人記大過處理，累計超過三次者，辭退處理.9.3對于單據(jù)確認錯誤責任人，每次處以記小過處理，當月累計超過三次者，記大過處理9.4商品盤盈部份歸公司所有，盤虧部分由責任人按商品售價金額全額賠償。9.6對因揀貨錯誤、多發(fā)（收）、少發(fā)（收）、串發(fā)（收）貨等人為過失，導(dǎo)致出現(xiàn)配送差異者，每次處以不低于10元的罰款，當月累計超過三次者，記大過處理。十、本操作流程自2005年6月15日起執(zhí)行。福建省捷龍商業(yè)有限公司 營 運 部2005年6月3日專心-專注-專業(yè)