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1、 01 如何在已有的單元格中批量加入一段固定字符 例如 在單位的人事資料 在 excel 中輸入后 由于上級要求在原來的職 稱證書的號碼全部再加兩位 即要在每個人的證書號碼前再添上兩位數(shù) 13 如 果一個一個改的話實在太麻煩了 那么我們可以用下面的辦法 省時又省力 1 假設(shè)證書號在 A 列 在 A 列后點擊鼠標(biāo)右鍵 插入一列 為 B 列 2 在 B2 單元格寫入 13 小于 1000 字體設(shè)置為 棕色 3 設(shè)置完成后 圖 2 按下 確定 按鈕 圖 2 看看工資表吧 工資總額的數(shù)據(jù)是不是按你的要求以不同顏色顯示出來了 四 制作 專業(yè)符號 工具欄 在編輯專業(yè)表格時 常常需要輸入一些特殊的專業(yè)符號

2、為了方便輸入 我們可以制作一個屬于自己的 專業(yè)符號 工具欄 1 執(zhí)行 工具 宏 錄制新宏 命令 打開 錄制新宏 對話框 輸入宏 名 如 fuhao1 并將宏保存在 個人宏工作簿 中 然后 確定 開始錄 制 選中 錄制宏 工具欄上的 相對引用 按鈕 然后將需要的特殊符號輸 入到某個單元格中 再單擊 錄制宏 工具欄上的 停止 按鈕 完成宏的錄 制 仿照上面的操作 一一錄制好其它特殊符號的輸入 宏 2 打開 自定義 對話框 參見圖 1 在 工具欄 標(biāo)簽中 單擊 新建 按鈕 彈出 新建工具欄 對話框 輸入名稱 專業(yè)符號 確定后 即 在工作區(qū)中出現(xiàn)一個工具條 切換到 命令 標(biāo)簽中 選中 類別 下面的 宏

3、 將 命令 下面的 自定義按鈕 項拖到 專業(yè)符號 欄上 有多少個特殊符號就拖多少個按鈕 3 選中其中一個 自定義按鈕 仿照第 2 個秘技的第 1 點對它們進(jìn)行命 名 4 右擊某個命名后的按鈕 在隨后彈出的快捷菜單中 選 指定宏 選項 打開 指定宏 對話框 選中相應(yīng)的宏 如 fuhao1 等 確定退出 重復(fù)此步操作 將按鈕與相應(yīng)的宏鏈接起來 5 關(guān)閉 自定義 對話框 以后可以像使用普通工具欄一樣 使用 專業(yè) 符號 工具欄 圖 3 向單元格中快速輸入專業(yè)符號了 圖 3 五 用 視面管理器 保存多個打印頁面 有的工作表 經(jīng)常需要打印其中不同的區(qū)域 用 視面管理器 吧 1 打開需要打印的工作表 用鼠標(biāo)

4、在不需要打印的行 或列 標(biāo)上拖拉 選 中它們再右擊鼠標(biāo) 在隨后出現(xiàn)的快捷菜單中 選 隱藏 選項 將不需要打 印的行 或列 隱藏起來 2 執(zhí)行 視圖 視面管理器 命令 打開 視面管理器 對話框 單擊 添加 按鈕 彈出 添加視面 對話框 輸入一個名稱 如 上報表 后 單擊 確定 按鈕 3 將隱藏的行 或列 顯示出來 并重復(fù)上述操作 添加 好其它的打印 視面 4 以后需要打印某種表格時 打開 視面管理器 如圖 4 選中需要打 印的表格名稱 單擊 顯示 按鈕 工作表即刻按事先設(shè)定好的界面顯示出來 簡單設(shè)置 排版一下 按下工具欄上的 打印 按鈕 一切就 OK 了 圖 4 六 讓數(shù)據(jù)按需排序 如果你要將員

5、工按其所在的部門進(jìn)行排序 這些部門名稱既的有關(guān)信息不 是按拼音順序 也不是按筆畫順序 怎么辦 可采用自定義序列來排序 1 執(zhí)行 格式 選項 命令 打開 選項 對話框 進(jìn)入 自定義序列 標(biāo)簽中 在 輸入序列 下面的方框中輸入部門排序的序列 如 機(jī)關(guān) 車隊 一 車間 二車間 三車間 等 單擊 添加 和 確定 按鈕退出 2 選中 部門 列中任意一個單元格 執(zhí)行 數(shù)據(jù) 排序 命令 打開 排序 對話框 單擊 選項 按鈕 彈出 排序選項 對話框 如圖 5 按 其中的下拉按鈕 選中剛才自定義的序列 按兩次 確定 按鈕返回 所有數(shù) 據(jù)就按要求進(jìn)行了排序 圖 5 七 把數(shù)據(jù)徹底隱藏起來 工作表部分單元格中的內(nèi)容

6、不想讓瀏覽者查閱 只好將它隱藏起來了 1 選中需要隱藏內(nèi)容的單元格 區(qū)域 執(zhí)行 格式 單元格 命令 打開 單元格格式 對話框 在 數(shù)字 標(biāo)簽的 分類 下面選中 自定義 選項 然后在右邊 類型 下面的方框中輸入 三個英文狀態(tài)下的分號 2 再切換到 保護(hù) 標(biāo)簽下 選中其中的 隱藏 選項 按 確定 按鈕 退出 3 執(zhí)行 工具 保護(hù) 保護(hù)工作表 命令 打開 保護(hù)工作表 對話框 設(shè)置好密碼后 確定 返回 經(jīng)過這樣的設(shè)置以后 上述單元格中的內(nèi)容不再顯示出來 就是使用 Excel 的透明功能也不能讓其現(xiàn)形 提示 在 保護(hù) 標(biāo)簽下 請不要清除 鎖定 前面復(fù)選框中的 號 這樣可以防止別人刪除你隱藏起來的數(shù)據(jù) 八

7、 讓中 英文輸入法智能化地出現(xiàn) 在編輯表格時 有的單元格中要輸入英文 有的單元格中要輸入中文 反 復(fù)切換輸入法實在不方便 何不設(shè)置一下 讓輸入法智能化地調(diào)整呢 選中需要輸入中文的單元格區(qū)域 執(zhí)行 數(shù)據(jù) 有效性 命令 打開 數(shù) 據(jù)有效性 對話框 切換到 輸入法模式 標(biāo)簽下 按 模式 右側(cè)的下拉按 鈕 選中 打開 選項后 確定 退出 以后當(dāng)選中需要輸入中文的單元格區(qū)域中任意一個單元格時 中文輸入法 輸入法列表中的第 1 個中文輸入法 自動打開 當(dāng)選中其它單元格時 中文輸 入法自動關(guān)閉 九 讓 自動更正 輸入統(tǒng)一的文本 你是不是經(jīng)常為輸入某些固定的文本 如 電腦報 而煩惱呢 那就往下看 吧 1 執(zhí)行

8、 工具 自動更正 命令 打開 自動更正 對話框 2 在 替換 下面的方框中輸入 pcw 也可以是其他字符 pcw 用小 寫 在 替換為 下面的方框中輸入 電腦報 再單擊 添加 和 確 定 按鈕 3 以后如果需要輸入上述文本時 只要輸入 pcw 字符 此時可以不考慮 pcw 的大小寫 然后確認(rèn)一下就成了 十 在 Excel 中自定義函數(shù) Excel 函數(shù)雖然豐富 但并不能滿足我們的所有需要 我們可以自定義一 個函數(shù) 來完成一些特定的運(yùn)算 下面 我們就來自定義一個計算梯形面積的 函數(shù) 1 執(zhí)行 工具 宏 Visual Basic 編輯器 菜單命令 或按 Alt F11 快 捷鍵 打開 Visual

9、 Basic 編輯窗口 2 在窗口中 執(zhí)行 插入 模塊 菜單命令 插入一個新的模塊 模塊 1 3 在右邊的 代碼窗口 中輸入以下代碼 Function V a b h V h a b 2 End Function 4 關(guān)閉窗口 自定義函數(shù)完成 以后可以像使用內(nèi)置函數(shù)一樣使用自定義函數(shù) 提示 用上面方法自定義的函數(shù)通常只能在相應(yīng)的工作簿中使用 十一 表頭下面襯張圖片 為工作表添加的背景 是襯在整個工作表下面的 能不能只襯在表頭下面 呢 1 執(zhí)行 格式 工作表 背景 命令 打開 工作表背景 對話框 選中 需要作為背景的圖片后 按下 插入 按鈕 將圖片襯于整個工作表下面 2 在按住 Ctrl 鍵的同

10、時 用鼠標(biāo)在不需要襯圖片的單元格 區(qū)域 中拖拉 同時選中這些單元格 區(qū)域 3 按 格式 工具欄上的 填充顏色 右側(cè)的下拉按鈕 在隨后出現(xiàn)的 調(diào)色板 中 選中 白色 經(jīng)過這樣的設(shè)置以后 留下的單元格下面襯上了圖片 而上述選中的單元 格 區(qū)域 下面就沒有襯圖片了 其實 是圖片被 白色 遮蓋了 提示 襯在單元格下面的圖片是不支持打印的 十二 用連字符 然 后 再同時選中 A1 至 G1 單元格區(qū)域 用 填充柄 將上述公式復(fù)制到 A2 至 G185 單元格中 至此 成績條基本成型 下面簡單修飾一下 3 調(diào)整好行高和列寬后 同時選中 A1 至 G2 單元格區(qū)域 第 1 位學(xué)生的成績 條區(qū)域 按 格式 工

11、具欄 邊框 右側(cè)的下拉按鈕 在隨后出現(xiàn)的邊框列表 中 選中 所有框線 選項 為選中的區(qū)域添加邊框 如果不需要邊框 可以不 進(jìn)行此步及下面的操作 4 同時選中 A1 至 G3 單元格區(qū)域 點擊 常用 工具欄上的 格式刷 按 鈕 然后按住鼠標(biāo)左鍵 自 A4 拖拉至 G186 單元格區(qū)域 為所有的成績條添加 邊框 按 打印 按鈕 即可將成績條打印出來 十四 Excel 幫你選函數(shù) 在用函數(shù)處理數(shù)據(jù)時 常常不知道使用什么函數(shù)比較合適 Excel 的 搜 索函數(shù) 功能可以幫你縮小范圍 挑選出合適的函數(shù) 執(zhí)行 插入 函數(shù) 命令 打開 插入函數(shù) 對話框 圖 6 在 搜索函 數(shù) 下面的方框中輸入要求 如 計數(shù)

12、 然后單擊 轉(zhuǎn)到 按鈕 系統(tǒng)即刻 將與 計數(shù) 有關(guān)的函數(shù)挑選出來 并顯示在 選擇函數(shù) 下面的列表框中 再結(jié)合查看相關(guān)的幫助文件 即可快速確定所需要的函數(shù) 圖 6 十五 同時查看不同工作表中多個單元格內(nèi)的數(shù)據(jù) 有時 我們編輯某個工作表 Sheet1 時 需要查看其它工作表中 Sheet2 Sheet3 某個單元格的內(nèi)容 可以利用 Excel 的 監(jiān)視窗口 功 能來實現(xiàn) 執(zhí)行 視圖 工具欄 監(jiān)視窗口 命令 打開 監(jiān)視窗口 圖 7 單擊 其中的 添加監(jiān)視 按鈕 展開 添加監(jiān)視點 對話框 圖 8 用鼠標(biāo)選中需 要查看的單元格后 再單擊 添加 按鈕 重復(fù)前述操作 添加其它 監(jiān)視點 圖 7 圖 8 以后

13、無論在哪個工作表中 只要打開 監(jiān)視窗口 即可查看所有被監(jiān) 視點單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)和相關(guān)信息 十六 為單元格快速畫邊框 在 Excel 2002 以前的版本中 為單元格區(qū)域添加邊框的操作比較麻煩 Excel 2002 對此功能進(jìn)行了全新的拓展 單擊 格式 工具欄上 邊框 右側(cè)的下拉按鈕 在隨后彈出的下拉列表 中 選 繪圖邊框 選項 或者執(zhí)行 視圖 工具欄 邊框 命令 展開 邊 框 工具欄 圖 9 圖 9 單擊工具欄最左側(cè)的下拉按鈕 選中一種邊框樣式 參見圖 9 然后在需 要添加邊框的單元格區(qū)域中拖拉 即可為相應(yīng)的單元格區(qū)域快速畫上邊框 提示 如果畫錯了邊框 沒關(guān)系 選中工具欄上的 擦除邊框 按鈕 然

14、后在錯誤的邊框上拖拉一下 就可以清除掉錯誤的邊框 如果需要畫出不 同顏色的邊框 可以先按工具欄右側(cè)的 線條顏色 按鈕 在隨后彈出的調(diào)色 板中選中需要的顏色后 再畫邊框即可 這一功能還可以在單元格中畫上對 角的斜線 十七 控制特定單元格輸入文本的長度 你能想象當(dāng)你在該輸入四位數(shù)的單元格中卻填入了一個兩位數(shù) 或者在該 輸入文字的單元格中你卻輸入了數(shù)字的時候 Excel 就能自動判斷 即時分析 并彈出警告 那該多好啊 要實現(xiàn)這一功能 對 Excel 來說 也并不難 例如我們將光標(biāo)定位到一個登記 年份 的單元格中 為了輸入的統(tǒng)一和 計算的方便 我們希望 年份 都用一個四位數(shù)來表示 所以 我們可以單擊

15、數(shù)據(jù) 菜單的 有效性 選項 在 設(shè)置 卡片 有效性條件 的 允許 下拉菜單中選擇 文本長度 然后在 數(shù)據(jù) 下拉菜單中選擇 等于 且 長度 為 4 同時 我們再來到 出錯警告 卡片中 將 輸入無效數(shù) 據(jù)時顯示的出錯警告 設(shè)為 停止 并在 標(biāo)題 和 錯誤信息 欄中分別 填入 輸入文本非法 和 請輸入四位數(shù)年份 字樣 很顯然 當(dāng)如果有人在該單元格中輸入的不是一個四位數(shù)時 Excel 就會 彈出如圖 10 所示的警告對話框 告訴你出錯原因 并直到你輸入了正確 樣 式 的數(shù)值后方可繼續(xù)錄入 神奇吧 其實 在 Excel 的 數(shù)據(jù)有效性 判斷中 還有許多特殊類型的數(shù)據(jù)格式可選 比如 文本類型 啊 序列大小

16、 啊 時間遠(yuǎn)近 啊 如你有興趣 何不自作主張 自己設(shè)計一種檢測標(biāo)準(zhǔn) 讓你 的 Excel 展示出與眾不同的光彩呢 圖 10 十八 成組填充多張表格的固定單元格 我們知道每次打開 Excel 軟件總是默認(rèn)打開多張工作表 由此就可看出 Excel 除了擁有強(qiáng)大的單張表格的處理能力 更適合在多張相互關(guān)聯(lián)的表格中 協(xié)調(diào)工作 要協(xié)調(diào)關(guān)聯(lián) 當(dāng)然首先就需要同步輸入 因此 在很多情況下 都 會需要同時在多張表格的相同單元格中輸入同樣的內(nèi)容 那么如何對表格進(jìn)行成組編輯呢 首先我們單擊第一個工作表的標(biāo)簽名 Sheet1 然后按住 Shift 鍵 單擊最后一張表格的標(biāo)簽名 Sheet3 如 果我們想關(guān)聯(lián)的表格不在一

17、起 可以按住 Ctrl 鍵進(jìn)行點選 此時 我們看到 Excel 的標(biāo)題欄上的名稱出現(xiàn)了 工作組 字樣 我們就可以進(jìn)行對工作組的 編輯工作了 在需要一次輸入多張表格內(nèi)容的單元格中隨便寫點什么 我們發(fā) 現(xiàn) 工作組 中所有表格的同一位置都顯示出相應(yīng)內(nèi)容了 但是 僅僅同步輸入是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的 比如 我們需要將多張表格中相同位 置的數(shù)據(jù)統(tǒng)一改變格式該怎么辦呢 首先 我們得改變第一張表格的數(shù)據(jù)格式 再單擊 編輯 菜單的 填充 選項 然后在其子菜單中選擇 至同組工作表 這時 Excel 會彈出 填充成組工作表 的對話框 圖 11 在這里我們選擇 格式 一項 點 確定 后 同組中所有表格該位置的數(shù)據(jù)格式都改變了

18、圖 11 十九 改變文本的大小寫 在 Excel 中 為表格處理和數(shù)據(jù)運(yùn)算提供最強(qiáng)大支持的不是公式 也不是 數(shù)據(jù)庫 而是函數(shù) 不要以為 Excel 中的函數(shù)只是針對數(shù)字 其實只要是寫進(jìn) 表格中的內(nèi)容 Excel 都有對它編輯的特殊函數(shù) 例如改變文本的大小寫 在 Excel 2002 中 至少提供了三種有關(guān)文本大小寫轉(zhuǎn)換的函數(shù) 它們分別 是 UPPER 源數(shù)據(jù)格 將文本全部轉(zhuǎn)換為大寫 LOWER 源數(shù)據(jù)格 將文本全部轉(zhuǎn)換成小寫 PROPER 源數(shù)據(jù)格 將文本轉(zhuǎn)換成 適當(dāng) 的大 小寫 如讓每個單詞的首字母為大寫等 例如 我們在一張表格的 A1 單元格 中輸入小寫的 excel 然后在目標(biāo)單元格中輸

19、入 UPPER A1 回車后得 到的結(jié)果將會是 EXCEL 同樣 如果我們在 A3 單元格中輸入 mr weiwei 然后我們在目標(biāo)單元格中輸入 PROPER A3 那么我們得 到的結(jié)果就將是 Mr Weiwei 了 圖 12 圖 12 二十 提取字符串中的特定字符 除了直接輸入外 從已存在的單元格內(nèi)容中提取特定字符輸入 絕對是一 種省時又省事的方法 特別是對一些樣式雷同的信息更是如此 比如員工名單 籍貫等信息 如圖 12 所示 如果我們想快速從 A4 單元格中提取稱謂的話 最好使用 RIGHT 源數(shù)據(jù)格 提取的字符數(shù) 函數(shù) 它表示 從 A4 單元格最右側(cè)的字 符開始提取 2 個字符 輸入到此

20、位置 當(dāng)然 如果你想提取姓名的話 則要使 用 LEFT 源數(shù)據(jù)格 提取的字符數(shù) 函數(shù)了 還有一種情況 我們不從左右 兩端開始 而是直接從數(shù)據(jù)中間提取幾個字符 比如我們要想從 A5 單元格中提 取 武漢 兩個字時 就只須在目標(biāo)單元格中輸入 MID A5 4 2 就可以了 意思是 在 A5 單元格中提取第 4 個字符后的兩個字符 也就是第 4 和第 5 兩個 字 二十一 把基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞 將英文的基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞是一個比較復(fù)雜的問題 因為它沒有一個十 分固定的模式 大多數(shù)的數(shù)字在變成序數(shù)詞都是使用的 th 后綴 但大凡是 以 1 2 3 結(jié)尾的數(shù)字卻分別是以 st nd 和 rd 結(jié)尾的 而

21、且 11 12 13 這 3 個數(shù)字又不一樣 它們卻仍然是以 th 結(jié)尾的 因此 實現(xiàn)起來似乎很復(fù)雜 其實 只要我們理清思路 找準(zhǔn)函數(shù) 只須編寫一個公式 就可輕松轉(zhuǎn)換了 不信 請看 A2 如果第 1 原則無效 則檢查最后一個數(shù)字 以 1 結(jié)尾使用 st 以 2 結(jié)尾使用 nd 以 3 結(jié)尾使用 rd 如果 第 1 2 原則都無效 那么就用 th 因此 如圖 13 所示 基數(shù)詞和序數(shù)詞 的轉(zhuǎn)換實現(xiàn)得如此輕松和快捷 圖 13 二十二 用特殊符號補(bǔ)齊位數(shù) 和財務(wù)打過交道的人都知道 在賬面填充時有一種約定俗成的 安全填寫 法 那就是將金額中的空位補(bǔ)齊 或者在款項數(shù)據(jù)的前面加上 之類的符 號 其實 在

22、Excel 中也有類似的輸入方法 那就是 REPT 函數(shù) 它的基本 格式是 REPT 特殊符號 填充位數(shù) 比如 我們要在圖 14 中 A2 單元格里的數(shù)字結(jié)尾處用 號填充至 16 位 就只須將公式改為 A2如果我們要將 A3 單元格中的數(shù)字從左側(cè)用 號填充至 16 位 就要改為 REPT 16 LEN A3 A3 另外 如果我們想用 號將 A4 中的數(shù)值從兩側(cè)填充 則需要改為 REPT 8 LEN A4 2 如 果你還嫌不夠?qū)I(yè) 要在 A5 單元格數(shù)字的頂頭加上 符號的話 那就改為 TEXT A5 0 00 Table array 指數(shù)據(jù)搜 索的范圍 為 A2 B6 即在所有學(xué)生的 語文 成績

23、中搜索 Col vindex num 指要搜索的數(shù)值在表格中的序列號 為 2 即數(shù)值在第 2 列 Range lookup 指是否需要精確匹配 為 FALSE 表明不是 如果 是 就為 TURE 設(shè)定完畢按 確定 圖 18 此時回到表格 單擊 C9 單元格 我們看到 fx 區(qū)域中顯示的命令行為 VLOOKUP C8 A2 B6 2 FALSE 復(fù)制該命令行 在 C10 C11 C12 C13 單元格中分別輸入 VLOOKUP C8 A2 C6 3 FALSE VLOOKUP C8 A2 D6 4 FALSE VLOOKUP C8 A2 E6 5 FALSE VLOOKUP C8 A2 F6 6

24、 FALSE 其參數(shù)意義同 C9 中一樣 不再贅述 接下來 我們就來檢驗 VLOOKUP 函數(shù)的功效 試著在 C8 單元格中輸 入某個學(xué)生名 比如 趙耀 回車之下我們會發(fā)現(xiàn) 其下方每一科目的單元 格中就自動顯示出該生的入學(xué)成績了 二十七 Excel 工作表大綱的建立 和 Word 的大綱視圖一樣 Excel 這個功能主要用于處理特別大的工作表時 難以將關(guān)鍵條目顯示在同一屏上的問題 如果在一張表格上名目繁多 但數(shù)據(jù) 類型卻又有一定的可比性 那么我們完全可以先用鼠標(biāo)選擇數(shù)據(jù)區(qū)域 圖 19 然后點擊 數(shù)據(jù) 菜單的 分類匯總 選項 并在彈出菜單的 選定匯總項 區(qū)域選擇你要匯總數(shù)據(jù)的類別 最后 如圖 1

25、9 所示 現(xiàn)在的表格不是就小了許 多嗎 當(dāng)然 如果你還想查看明細(xì)的話 單擊表格左側(cè)的 按鈕即可 圖 19 二十八 插入 圖示 盡管有 14 大類 50 多種 圖表 樣式給 Excel 撐著腰 但對于紛繁復(fù)雜的 數(shù)據(jù)關(guān)系 常規(guī)的圖表表示方法仍顯得枯燥和缺乏想象力 因此在最新版本 Excel 2002 中加入了 圖示 的功能 雖然在 插入 菜單的 圖示 窗口中 只有區(qū)區(qū) 6 種樣式 但對于說明數(shù)據(jù)之間的結(jié)構(gòu)卻起到了 四兩撥千斤 的效 果 比如要顯示數(shù)據(jù)的層次關(guān)系可以選擇 組織結(jié)構(gòu)圖 而要表達(dá)資金的流通 過程則可以選擇 循環(huán)圖 當(dāng)然 要說明各種數(shù)據(jù)的交叉重疊性可以選擇 維 恩圖 你看 如圖 20 所

26、示的維恩圖多么漂亮 而且你還可以右擊該圖示 調(diào) 出 圖示 工具欄 隨心所欲地設(shè)置 圖示樣式庫 甚至還可以多添加幾個圓 環(huán) 圖 20 二十九 熟悉 Excel 的 從文本到語音 這是 Excel 2002 中的一個搶眼的新功能 它就是讓 Office 軟件不僅能寫 能算 還要能看 能說 盡管目前已經(jīng)有許多軟件都致力于文本的機(jī)器朗讀 但微軟的 Office 不論從語音的柔和度和語氣的抑揚(yáng)頓挫都是其它同類軟件不可 比擬的 按照 Office 的默認(rèn)安裝 你可能還不能在 Excel 的菜單中找到它 在我們 確認(rèn)安裝了 從文本到語音 的選項后 就可以在 Excel 的 工具 菜單中看 到 語音 項目了

27、如圖 21 所示 打開一個表格 隨便選擇其中的內(nèi)容 然后 單擊 從文本到語音 工具欄上的 朗讀單元格 按鈕 此時一個帶有磁性的 聲音就開始一字一句地朗讀了 值得一提的是 當(dāng)碰到標(biāo)點符號時 Excel 的 朗讀會自動停頓一會兒 然后再接著朗讀 這一點和其他軟件完全不同 筆者 認(rèn)為這樣的處理更加自然 圖 21 還有一點需要說明的是 如果你想調(diào)整 Excel 2002 中語音朗讀的速度 可 以在 控制面板 中雙擊 語音 圖標(biāo) 然后在 文字到語音 卡片上調(diào)整即 可 圖 22 圖 22 三十 Excel 中 攝影 功能的妙用 這個功能比較另類 似乎和計算 統(tǒng)計 排序等等 正統(tǒng) 功能格格不入 因為它的作用

28、竟然是 抓屏 而且還不是像 PrintScreen 按鈕那樣 一把亂抓 而是允許讓你通過鼠標(biāo)進(jìn)行選擇 指哪抓哪 要找到這個功能還不太容易 我們點擊 Excel 工具 菜單的 自定義 選項 在 命令 卡片的 類別 中點 工具 再在命令欄中找到 攝影 按鈕 并將它拖到工具欄的任意位置 如果我們想要對表格中的某一部分 照 相 只須先選擇它們 圖 23 然后按下 攝影 按鈕 這時該選定區(qū)域就被 拍 了下來 然后將鼠標(biāo)移動到需要顯示 照片 的地方 當(dāng)然 也可以是另 一張表格 再次按下 攝影 按鈕 這樣剛才被 拍攝 的 照片 就立即粘 貼過來了 當(dāng)然 和 照片 一同出現(xiàn)的還有 圖片 工具欄 很顯然 Exc

29、el 是將它作為一幅圖片來對待了 我們可隨意將它進(jìn)行旋轉(zhuǎn) 縮放處理 圖 23 不過 請各位一定要注意 這可不是一般的照片 你可以試著改動原來被我 們 拍攝 下來的表格數(shù)據(jù)看看 刷新一下 照片 結(jié)果 照片 中的數(shù) 據(jù)竟然也被同步更新了 三十一 在多張表格間實現(xiàn)公用數(shù)據(jù)的鏈接和引用 也許我們會奇怪 為什么每次打開 Excel 軟件總是打開了一個由 3 張空 白表格組成的文件組呢 如果你是專業(yè)的會計師 統(tǒng)計師或者諳熟于此的表格高 手 就一定會明白 由于計算項目的名目繁多 數(shù)據(jù)信息的頭緒復(fù)雜 單靠一 張表格往往解決不了所有的問題 多表格數(shù)據(jù)鏈接 多文件數(shù)據(jù)互動才是以一 當(dāng)十的制勝法寶 比如我們首先制作

30、 Sheet1 為 一班學(xué)生成績表 Sheet2 為 二 班學(xué)生成績表 然后來到 Sheet3 想進(jìn)行 一班 和 二班 各科成績 的比較以及 年級平均分 的計算 此時我們就可以將光標(biāo)定位到目標(biāo)位置 選擇好相關(guān)函數(shù) 然后在 Excel 彈出的函數(shù)對話框中 利用數(shù)據(jù)列表右側(cè)的 按鈕點擊一下其他表格中想引用的單元格就行了 你看 如圖 24 所示 這時 函數(shù)窗口中就會出現(xiàn) 班學(xué)生成績表 單元格 的字樣了 此后 不管我 們在源單元格中進(jìn)行怎樣的修改 在 Sheet3 的目標(biāo)位置都會適時進(jìn)行重新 計算 圖 24 三十二 馴服 Excel 2002 的剪貼板窗口 Excel 2002 極大地改進(jìn)了舊版本中比

31、較薄弱的剪貼板功能 最大可以支持 容納 24 個項目 而 Excel 2000 只能容納 12 個 而且 這個剪貼板可以在任何 Office 應(yīng)用程序之間來回拷貝 所以對于經(jīng)常需要拷貝和粘貼的用戶來說 確 實更加方便 但每次當(dāng)你連續(xù)使用兩次 復(fù)制 或 剪切 命令時 剪貼板就 會彈出來 和你爭奪有限的文檔顯示空間 讓人討厭 好在 馴服 剪貼板 的方法非常簡單 筆者建議 如果你不希望剪貼板總是出其不意地蹦出來 只須點擊剪貼板 菜單底部的 選項 清除 自動顯示 Office 剪貼板 復(fù)選框上的鉤 如果你 不希望剪貼板的圖標(biāo)出現(xiàn)在系統(tǒng)任務(wù)欄上或隨時彈出來 只須清除掉 在任務(wù) 欄上顯示 Office 剪

32、貼板的圖標(biāo) 和 復(fù)制時在任務(wù)欄附近顯示狀態(tài) 兩個復(fù)選 框上的選擇 只保留 收集而不顯示 Office 剪貼板 復(fù)選框前面的鉤即可 當(dāng)然 在取消剪貼板自動顯示功能之后 你還可以隨時恢復(fù)這個功能 比 如我們可以自定義一組快捷鍵 以便隨時迅速調(diào)出剪貼板 從菜單中選取 工 具 之 自定義 選項 點擊彈出對話框下部的 鍵盤 按鈕 在彈出對話框 的 類別 列表中選取 編輯 然后 在對話框右上方的 命令 列表中選 取 EditOfficeClipboard 將光標(biāo)置于 請按新快捷鍵 對話框中 并按下 Alt Shift C 或者你喜歡的其他組合 關(guān)閉 對話框 現(xiàn)在 我們只要一按 下 Alt Shift C

33、Excel 2002 的剪貼板就會立刻出現(xiàn)在你面前了 提示 此秘技也適用于 Word 2002 PowerPint 2002 三十三 利用公式審核工具查看數(shù)據(jù)出處 Excel 2002 有一秘密武器 公式審核 工具 它可以將任一單元格中 數(shù)據(jù)的來源和計算結(jié)果的去處顯示得清清楚楚 明明白白 讓我們單擊 工具 菜單的 公式審核 選項 并點擊 顯示公式審核工 具欄 我們?nèi)匀唤栌?給表格做個超級搜索引擎 一招中的例子 用鼠標(biāo)選 擇 C12 單元格 從圖 25 中我們可以看到 該單元格中的結(jié)果是通過函數(shù) VLOOKUP C8 A2 C6 3 FALSE 得出的 因此 數(shù)據(jù)來源有 3 個 C8 A2 和

34、C6 所以 當(dāng)我們單擊 公式審核 工具欄上的 追蹤引用單元格 按鈕后 Excel 立刻用箭頭和藍(lán)點指明了這 3 個單元格的所在 圖 25 當(dāng)然 如果我們 表格中某個數(shù)據(jù)無效或語法不當(dāng)?shù)脑?也可以點擊 公式審核 工具欄上的 圈釋無效數(shù)據(jù) 按鈕來讓 Excel 自動幫我們檢查紕漏 圖 25 三十四 巧用 Excel 2002 的 智能鼠標(biāo) 我們知道 滾輪鼠標(biāo)現(xiàn)在幾乎成為了電腦的 標(biāo)配 但當(dāng)我們滾動鼠標(biāo) 滾輪上下翻頁時 你是否想過我們還可以利用它完成一些其他的功能呢 點擊 Excel 2002 工具 菜單中的 選項 命令 然后在 常規(guī) 選項卡 中選中 用智能鼠標(biāo)縮放 復(fù)選框 點 確定 后 我們再來看

35、看現(xiàn)在的鼠標(biāo) 滾輪都有些怎樣的功能 在 智能鼠標(biāo) 的默認(rèn)狀態(tài)下 上下滾動鼠標(biāo)滾輪 工作區(qū)中的表格會以 15 的比例放大或縮小 而只有當(dāng)我們按住 Ctrl 鍵 再滾動鼠標(biāo)滾輪時 工作 表才會像往常一樣上下翻頁 另外 如果我們使用了 Excel 的 分級顯示 那么當(dāng)我們按住 Shift 和滾動鼠標(biāo)滾輪時 又可以控制各級條目的顯示或隱藏 了 當(dāng)然 還有更多的特殊功用需要各位在實踐中慢慢摸索 三十五 Excel 2002 監(jiān)視 窗口的應(yīng)用 如果你創(chuàng)建了一個較大的電子表格 并且該表格具有鏈接到其他工作簿的 數(shù)據(jù)時 Excel 中的 監(jiān)視窗口 可以為你提供很大的幫助 通過它你可以輕 松看到工作表 單元格和公式函數(shù)在改動時是如何影響當(dāng)前數(shù)據(jù)的 在 工具 菜單中單擊 公式審核 子菜單 然后單擊 顯示監(jiān)視窗口 按鈕 右擊我們想跟蹤的單元格 并在快捷菜單中選擇 添加監(jiān)視點 這時 監(jiān)視窗口 的列表中就出現(xiàn)了被 Excel 監(jiān)視的單元格及其公式了 以后 只要我們雙擊 監(jiān)視窗口 中的該條目 被監(jiān)視的單元格就會不請 自來了 提示 當(dāng)包含有指向其他工作簿的單元格被監(jiān)視時 只有當(dāng)所有被引用的 工作簿都打開時 才能在 監(jiān)視窗口 的列表中顯示出來