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1、文書(shū)檔案的歸檔整理方鳴,國(guó)家檔案局教育中心副主任研究館員010-63018220；13901308364E:fm8364,一、檔案工作的關(guān)系定位,檔案工作千頭萬(wàn)緒，事無(wú)巨細(xì)，但歸納起來(lái)即三個(gè)字：收、管、用,檔案工作關(guān)系示意圖,收,管,用,滿足需求,收基礎(chǔ)；管手段；用目的。,應(yīng)達(dá)到的目標(biāo),收得齊全；管的科學(xué)；用著方便。,二、文書(shū)檔案的來(lái)源,1、文書(shū)檔案是由公務(wù)文書(shū)（文件）轉(zhuǎn)化而來(lái)；,2、公文的種類：,（1）命令（令）；（2）決定；（3）公告；（4）通告；（5）通知；（6）通報(bào)；（7）議案；（8）報(bào)告；（9）請(qǐng)示；（10）批復(fù)；（11）意見(jiàn)；（12）函；（13）會(huì)議紀(jì)要,通用行政類公文,常用事務(wù)性

2、公文,1.計(jì)劃（規(guī)劃）2.方案3.總結(jié)4.情況匯報(bào)5.調(diào)研報(bào)告6.簡(jiǎn)報(bào)7.會(huì)議主報(bào)告8.領(lǐng)導(dǎo)講話9.典型材料10.規(guī)章制度,3、文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿；,今天的文件明天的檔案；今天的檔案將來(lái)的歷史。,4、公文與檔案的區(qū)別處在文件生命周期的不同生命階段；,5、檔案工作應(yīng)與文書(shū)工作緊密結(jié)合，不能分家，要努力做到“文檔一體化”；,文檔一體化：,（1）管理體制上（2）工作制度上（3）操作流程上（4）人員配置上（5）時(shí)間安排上（6）網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行上,三、歸檔工作的基本原則,1、記錄本單位歷史的真實(shí)面貌；2、遵循文件的形成規(guī)律；3、保持文件之間的歷史聯(lián)系；,4、區(qū)分不同價(jià)值；5、使用科學(xué)、便捷的操作

3、方法；6、嚴(yán)格執(zhí)行檔案法規(guī)、規(guī)范和制度；7、方便今后的保管和利用。,四、科學(xué)劃分歸檔范圍,1、做好檔案價(jià)值的鑒定工作,具備4種眼光,歷史的眼光發(fā)展的眼光全面的眼光科學(xué)的眼光,確定歸檔范圍要堅(jiān)持“以我為主”的“職能“原則：以突出反映本單位的工作特色。,簡(jiǎn)易方法：,（1）正式對(duì)外發(fā)文一般都應(yīng)歸檔；（2）收文與本單位工作職能直接有關(guān)的才歸檔；（3）內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)文件注意加強(qiáng)歸檔。,五、堅(jiān)持“集中統(tǒng)一管理原則”,各部門按規(guī)定向檔案部門移交檔案；不得據(jù)為己有或拒絕歸檔；集中統(tǒng)一管理包括、文件的歸檔、業(yè)務(wù)指導(dǎo),注意要堅(jiān)持文書(shū)部門或各業(yè)務(wù)部門的立卷歸檔制度。誰(shuí)形成，誰(shuí)立卷；誰(shuí)整理，誰(shuí)受益；最終實(shí)現(xiàn)檔案資源共建共享

4、。,誰(shuí)辦誰(shuí)歸檔，隨辦隨歸檔。理由文件承辦人最了解文件的來(lái)龍去脈。,六、共同遵守歸檔制度,1、歸檔時(shí)間（1）第二年的第一季度前；（2）隨辦隨歸檔。,2、歸檔要求（1）齊全；（2）完整；（3）規(guī)范；（4）及時(shí)。,3、歸檔手續(xù),（1）各部門預(yù)整理；（2）檔案人員檢查、指導(dǎo)；（3）調(diào)整、改進(jìn)；（4）正式向檔案室移交；（5）辦理手續(xù)，清點(diǎn)、檢驗(yàn)、移交清單、簽字。,七、歸檔整理的新方法,以國(guó)家檔案局發(fā)布的歸檔文件整理規(guī)則為依據(jù),1、整理要求,在計(jì)算機(jī)管理?xiàng)l件下，文件實(shí)行以“件”為單位的單份文件編號(hào)整理，努力做到“隨辦隨歸檔”，“誰(shuí)辦誰(shuí)歸檔”。,2、整理的原則,（八字方針）簡(jiǎn)化整理，深化檢索。,3、適用范圍

5、,只能應(yīng)用于文書(shū)檔案的整理。,4、整理的10大步驟,（一）確定整理單位每份文件（自然件）為一件。其中：正本與稿本為一件；正文與附件為一件；來(lái)文與復(fù)文為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件。,（二）劃分保管期限1、三分法；2、兩分法。,（三）裝訂加固去掉易生銹的金屬釘；文件左側(cè)或左上角裝訂、固定；若文件原裝訂基礎(chǔ)較好則可留用。,裝訂時(shí)：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；復(fù)文在前，來(lái)文在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；,請(qǐng)注意,文件處理單、發(fā)文稿紙：與檔案同樣重要！放文件前與文件裝訂在一起。,（四）編填頁(yè)號(hào)若原文件頁(yè)號(hào)齊全，則不必做。,（五）簡(jiǎn)單分類按年度保管期限組織機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類法將文件歸類；,（六）排序在分類最后一層的文件，按時(shí)間（問(wèn)題）大流水順序排序；,（七）蓋歸檔章在文件首頁(yè)上方空白處加蓋歸檔章。,歸檔章式樣,（八）編號(hào)1、由檔案室將歸檔章的各個(gè)項(xiàng)目依次填寫；2、“室編件號(hào)”按文件排列順序大流水逐件編號(hào)。,（九）編制文件級(jí)目錄逐件填寫目錄表格的項(xiàng)目，一年一冊(cè)；,（十）裝盒1、按順序?qū)⑽募来窝b入檔案盒中，盒滿另裝；2、填寫盒內(nèi)備考表；3、填寫檔案盒封面、盒脊的項(xiàng)目；4、按檔案盒順序依次排架。,