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1、文書檔案的歸檔整理 方 鳴,國家檔案局教育中心副主任 研究館員 010-63018220； 13901308364 E: ,一、檔案工作的關系定位,檔案工作千頭萬緒，事無巨細，但歸納起來即三個字：收、管、用,檔案工作關系示意圖, ,收,管,用,滿足需求,收基礎；管手段；用目的。,應達到的目標,收得齊全；管的科學；用著方便。,二、文書檔案的來源,1、文書檔案 是由公務文書（文件）轉化而來；,2、公文的種類：,（1）命令（令）；（2）決定； （3）公告； （4）通告； （5）通知； （6）通報； （7）議案； （8）報告； （9）請示； （10）批復； （11）意見；（12）函； （13）會議紀要

2、,通用行政類公文,常用事務性 公 文,1.計劃（規(guī)劃）2.方案3.總結4.情況匯報5.調研報告6.簡報7.會議主報告8.領導講話9.典型材料10.規(guī)章制度 ,3、文件是檔案的前身， 檔案是文件的歸宿；,今天的文件 明天的檔案； 今天的檔案 將來的歷史。,4、公文與檔案的區(qū)別 處在文件生命周期的不同生命階段；,5、檔案工作應與文書工作緊密結合， 不能分家， 要努力做到“文檔一體化”；,文檔一體化：,（1）管理體制上（2）工作制度上（3）操作流程上（4）人員配置上（5）時間安排上（6）網絡運行上,三、歸檔工作的基本原則,1、記錄本單位歷史的真實面貌；2、遵循文件的形成規(guī)律；3、保持文件之間的歷史聯(lián)

3、系；,4、區(qū)分不同價值；5、使用科學、便捷的操作方法； 6、嚴格執(zhí)行檔案法規(guī)、規(guī)范和制度；7、方便今后的保管和利用。,四、科學劃分歸檔范圍,1、做好檔案價值的鑒定工作,具備4種眼光,歷史的眼光 發(fā)展的眼光 全面的眼光 科學的眼光,確定歸檔范圍要堅持 “以我為主”的 “ 職能“原則： 以突出反映本單位的工作特色。,簡易方法：,（1）正式對外發(fā)文 一般都應歸檔；（2）收文 與本單位工作職能直接有關的才歸檔；（3）內部運轉文件 注意加強歸檔。,五、堅持“集中統(tǒng)一管理原則”,各部門按規(guī)定向檔案部門移交檔案；不得據為己有或拒絕歸檔；集中統(tǒng)一管理包括 、文件的歸檔 、業(yè)務指導,注意 要堅持文書部門或各業(yè)務

4、部門的立卷歸檔制度。 誰形成，誰立卷； 誰整理，誰受益； 最終實現檔案資源共建共享。,誰辦誰歸檔， 隨辦隨歸檔。 理由 文件承辦人最了解文件的來龍去脈。,六、共同遵守歸檔制度,1、歸檔時間（1）第二年的第一季度前；（2）隨辦隨歸檔。,2、歸檔要求 （1）齊全； （2）完整； （3）規(guī)范； （4）及時。,3、歸檔手續(xù),（1）各部門預整理；（2）檔案人員檢查、指導；（3）調整、改進；（4）正式向檔案室移交；（5）辦理手續(xù)，清點、檢驗、 移交清單、簽字。,七、歸檔整理的新方法,以國家檔案局發(fā)布的 歸檔文件整理規(guī)則為依據,1、整理要求,在計算機管理條件下， 文件實行以“件”為單位的 單份文件編號整 理

5、， 努力做到“隨辦隨歸檔”， “誰辦誰歸檔”。,2、整理的原則,（八字方針） 簡化整理， 深化檢索。,3、適用范圍,只能應用于文書檔案的整理。,4、整理的10大步驟,（一）確定整理單位 每份文件（自然件）為一件。其中： 正本與稿本為一件； 正文與附件為一件； 來文與復文為一件； 轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件。,（二）劃分保管期限 1、三分法； 2、兩分法。,（三）裝訂加固 去掉易生銹的金屬釘； 文件左側或左上角裝訂、固定； 若文件原裝訂基礎較好則可留用。,裝訂時： 正本在前，定稿在后； 正文在前，附件在后； 復文在前，來文在后； 轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后；,請注意,文件處理單、發(fā)文稿紙： 與檔案同樣

6、重要！ 放文件前 與文件裝訂在一起。,（四）編填頁號 若原文件頁號齊全，則不必做。,（五）簡單分類 按年度保管期限組織機構（問題） 分類法將文件歸類；,（六）排序 在分類最后一層的文件，按時間（問題） 大流水順序排序；,（七）蓋歸檔章 在文件首頁上方空白處 加蓋歸檔章。,歸檔章式樣,（八）編號 1、由檔案室將歸檔章的各個項目 依次填寫； 2、“室編件號”按文件排列順序大流水 逐件編號。,（九）編制文件級目錄逐件填寫目錄表格的項目，一年一冊；,（十）裝盒 1、按順序將文件依次裝入檔案盒中， 盒滿另裝； 2、填寫盒內備考表； 3、填寫檔案盒封面、盒脊的項目； 4、按檔案盒順序依次排架。,謝謝觀看/歡迎下載,BY FAITH I MEAN A VISION OF GOOD ONE CHERISHES AND THE ENTHUSIASM THAT PUSHES ONE TO SEEK ITS FULFILLMENT REGARDLESS OF OBSTACLES. BY FAITH I BY FAITH,