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1、如何制作精美的流程圖二二 一一 六六 年七年七月月 制作流程圖基礎(chǔ)知識如何用word、powerpoint制作流程圖如何用visio制作跨職能流程圖選擇Smart圖形制作簡易流程圖一、制作流程圖根底知識流程的根本理念 1 2 流程圖編制方法和技巧1.流程的根本理念1 買菜v生活中，我們處處都要和流程打交道。如果你準(zhǔn)備一頓豐富的晚餐，那么：1、到菜市場買菜 2、洗菜、淘米下鍋煮飯 3、切菜 4、炒菜 5、吃飯 6、洗碗3 洗菜4 切菜5 炒菜6 吃飯7 洗碗2煮飯1.流程的根本理念什么是流程流程是跨部門、跨職能的業(yè)務(wù)活動流轉(zhuǎn)的程序，并在業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)過程中所發(fā)生的業(yè)務(wù)活動內(nèi)容，業(yè)務(wù)活動主要包括：資金流

2、、信息流、人力流和實物流等?？偠灾且唤M共同為顧客創(chuàng)造價值的相互關(guān)聯(lián)的活動進(jìn)程。1.流程的根本理念u輸入資源u活動u活動的相互作用u輸出結(jié)果u過程記錄輸入資源若干活動相互作用輸出結(jié)果顧客我滿意是因為流程為我創(chuàng)造了價值1.流程的根本理念流程的特征目標(biāo)性：有明確的目標(biāo)和輸出成果；目標(biāo)和任務(wù)關(guān)聯(lián)性：至少有兩個活動組成，按一定的時間順序、邏輯關(guān)系，從一個 活動到另一個活動；層次性：流程由橫向按照價值鏈，縱向按照不同層級分層形成一個有機(jī)整體，使組織結(jié)構(gòu)關(guān)系合理性的綜合表達(dá)。1.流程的根本理念4 切菜6 吃飯7 洗碗2煮飯1 買菜3 洗菜5 炒菜u目標(biāo)性吃一頓豐富的晚餐u關(guān)聯(lián)性7個活動，按照先后的時序

3、關(guān)系順序流轉(zhuǎn)，從活動1到活動7u層次性活動1也可以是一個流程。2.流程圖編制方法和技巧什么是流程圖流程圖是以可視的方式，運(yùn)用特定符號展示某一流程圖是以可視的方式，運(yùn)用特定符號展示某一業(yè)務(wù)業(yè)務(wù)過程過程的一種符號，其意義在于的一種符號，其意義在于簡明扼要的簡明扼要的幫助人們認(rèn)識重要交幫助人們認(rèn)識重要交易是如何生成、記錄，獲得授權(quán)并被處理和匯報的。易是如何生成、記錄，獲得授權(quán)并被處理和匯報的。2.流程圖編制方法和技巧 流程圖的作用 明確每個流程步驟的執(zhí)行部門及崗位；明確每個流程步驟的執(zhí)行部門及崗位；明確每個具體步驟的操作內(nèi)容；明確每個具體步驟的操作內(nèi)容；明確每個步驟的輸入和輸出文檔；明確每個步驟的輸

4、入和輸出文檔；明確流程控制點(diǎn)；明確流程控制點(diǎn)；清晰、直觀，有助于向不熟悉的人解釋流程；清晰、直觀，有助于向不熟悉的人解釋流程；有助于與最正確實踐進(jìn)行比較，發(fā)現(xiàn)可進(jìn)一步改善的區(qū)有助于與最正確實踐進(jìn)行比較，發(fā)現(xiàn)可進(jìn)一步改善的區(qū)域域 流程圖對業(yè)務(wù)流程中可能出現(xiàn)風(fēng)險的環(huán)節(jié)及所存在的控流程圖對業(yè)務(wù)流程中可能出現(xiàn)風(fēng)險的環(huán)節(jié)及所存在的控制環(huán)節(jié)進(jìn)行了描述。制環(huán)節(jié)進(jìn)行了描述。2.流程圖編制方法和技巧通常，流程圖主要包括以下內(nèi)容：通常，流程圖主要包括以下內(nèi)容：主要的輸入性資料主要的輸入性資料重要的數(shù)據(jù)文檔，文件和記錄重要的數(shù)據(jù)文檔，文件和記錄重要流程的處理程序重要流程的處理程序重要的輸出文檔、報告和檔案重要的輸出

5、文檔、報告和檔案功能性職責(zé)別離功能性職責(zé)別離流程編號及名稱流程編號及名稱步驟編號，并與流程文檔的編號一致步驟編號，并與流程文檔的編號一致涉及的部門涉及的部門附注假設(shè)有附注假設(shè)有2.流程圖編制方法和技巧流程圖元素說明2.流程圖編制方法和技巧第一步：熟悉流程，列出流程階段及涉及的所 有部門、崗位第二步：確認(rèn)流程的起點(diǎn)及終點(diǎn)第三步：確認(rèn)各部門有關(guān)授權(quán)、記錄、處理、呈報等主要動作第四步：通過預(yù)先設(shè)定的圖例，將各部門具體 步驟列示出來第五步：通過流程圖連接線，將各步驟圖形連 接起來第六步：列出流程輸出文檔，加上控制符號、缺陷標(biāo)識對于編制流程圖，并沒有強(qiáng)制的或速成的規(guī)則，但是了解一些編制的基本方針還是很有

6、用的流程圖編制的根本思路：二、如何用word、powerpoint制作流程圖任務(wù)要求 1 2頁面和段落的設(shè)置制作繪制流程圖表格及框架 3 4流程圖的對齊與修飾 5添加連接符和說明性文字 這里我們還是以制作合同簽訂流程圖為例，該工作流程圖表達(dá)的是合同訂立過程。1.任務(wù)要求流程承辦部門財務(wù)中心法律事務(wù)部相關(guān)部門分管領(lǐng)導(dǎo)行政辦公室總裁董事長初審復(fù)審 評議會簽簽章初審修訂合同復(fù)審修訂合同修訂合同審核審核審核審核審核審批決策決策蓋公章蓋合同章歸檔有爭議無爭議有爭議無爭議擬訂合同為了流程圖有較大的繪制空間，我們先來設(shè)置一下頁面。啟動Word 2003，翻開一個空白文檔，并切換到頁面視圖。選擇菜單“文件頁面

7、設(shè)置命令，翻開“頁面設(shè)置對話框，在“頁邊距選項卡中，設(shè)置上下邊距為“1厘米，左右邊距為“2厘米(圖 2)，完成后單擊“確定按鈕。2.頁面和段落的設(shè)置由于后面要在自選圖形中輸入文字，為了讓輸入的文字在垂直方向上看起來居中，這里順便設(shè)置一下段前距。選擇菜單“格式段落命令，翻開“段落對話框，在“縮進(jìn)和間距選項卡中設(shè)置段前間距為“1行，完成后單擊“確定(圖 3)。2.頁面和段落的設(shè)置接下來我們開始繪制流程圖的框架。所謂框架就是畫出表格、圖形、把圖形大致布局并在其中輸入文字。在這里大家可以體會到，如果已經(jīng)作好了草圖，這里的操作將是比較輕松的，如果在這里邊想邊畫，可能會耽誤很多時間。單擊窗口底部工具欄上的

8、“自選圖形按鈕，在彈出的菜單中選擇“流程圖，接著選擇“流程圖中的“準(zhǔn)備圖形(圖 11)。3.制作繪制流程圖框架 這時，在頁面中標(biāo)題的下方也會出現(xiàn)一個“在此創(chuàng)立圖形的畫布，拖動鼠標(biāo)，在畫布的恰當(dāng)位置畫出“準(zhǔn)備圖形。選中“準(zhǔn)備圖形，單擊鼠標(biāo)“右鍵，在彈出的菜單中選擇“添加文字命令，接著在其中輸入文字“開始。如果覺得“開始文字的位置過于靠近底部，那么可以適當(dāng)調(diào)整它的段前距為“0.5行。3.制作繪制流程圖框架 然后設(shè)置其對齊方式為“居中對齊，完成后的效果如以下圖(圖 13)。接下來先拖動“畫布右下角控制點(diǎn)，使其擴(kuò)大面積到頁面底部邊緣，以便能容納流程圖的其它圖形。用同樣的方法，繪制其它圖形，并在其中輸入

9、相應(yīng)的文字，完成后效果如以下圖。3.制作繪制流程圖框架 3.制作繪制流程圖框架 初審修訂合同復(fù)審修訂合同修訂合同審核審核審核審核審核審批決策決策蓋公章蓋合同章歸檔擬訂合同由于的框架的制作都是手工的，因此在對齊上可能不太準(zhǔn)確，由于的框架的制作都是手工的，因此在對齊上可能不太準(zhǔn)確，下面使用對齊命令精確對齊，同時我們將對圖形作一些修飾，下面使用對齊命令精確對齊，同時我們將對圖形作一些修飾，讓它們有更漂亮的外觀。讓它們有更漂亮的外觀。按住按住ShiftShift，同時選中左邊一列的所有圖形，單擊窗口底部，同時選中左邊一列的所有圖形，單擊窗口底部“繪圖工具欄上的繪圖工具欄上的“繪圖按鈕，依次選擇繪圖按鈕

10、，依次選擇“對齊或分布對齊或分布水平居中命令，將所有選中的圖形水平居中命令，將所有選中的圖形“水平居中對齊。水平居中對齊。4.流程圖的對齊與修飾同樣的，同時選擇同一行的圖形，執(zhí)行同樣的，同時選擇同一行的圖形，執(zhí)行“對齊或分布對齊或分布垂直居中命令，讓它們垂直居中命令，讓它們“垂直居中對齊。垂直居中對齊。為了文字看起來更醒目，可以設(shè)置每個圖形內(nèi)的文字為為了文字看起來更醒目，可以設(shè)置每個圖形內(nèi)的文字為“粗體。粗體。接下來為圖形設(shè)置三維效果。按住接下來為圖形設(shè)置三維效果。按住ShiftShift鍵，同時選中所鍵，同時選中所有的圖形，單擊底部有的圖形，單擊底部“繪圖工具欄上的繪圖工具欄上的“三維效果樣

11、三維效果樣式按鈕，在彈出的列表中式按鈕，在彈出的列表中“三維樣式三維樣式1 1，可以看到所，可以看到所有的圖形被應(yīng)用了三維效果樣式。有的圖形被應(yīng)用了三維效果樣式。4.流程圖的對齊與修飾在所有圖形保持被選中的狀態(tài)下，再次單擊在所有圖形保持被選中的狀態(tài)下，再次單擊“三維效果三維效果樣式按鈕，選擇樣式按鈕，選擇“三維設(shè)置命令，翻開三維設(shè)置命令，翻開“三維設(shè)置三維設(shè)置工具欄，按以下圖設(shè)置其工具欄，按以下圖設(shè)置其“深度為深度為“12“12磅磅(圖圖 17)17)。完成后三維效果的厚度看起來更薄，更自然。完成后三維效果的厚度看起來更薄，更自然。4.流程圖的對齊與修飾下面的工作是為流程圖的各個圖形之間添加連

12、接符，讓閱讀下面的工作是為流程圖的各個圖形之間添加連接符，讓閱讀者更準(zhǔn)確快速地把握工作流程的走向。在繪制連接符之前，者更準(zhǔn)確快速地把握工作流程的走向。在繪制連接符之前，為了能夠讓繪出的箭頭完全水平或者垂直，一定要在前面利為了能夠讓繪出的箭頭完全水平或者垂直，一定要在前面利用用“對齊命令對圖形進(jìn)行過對齊。如果前面沒有對齊過，對齊命令對圖形進(jìn)行過對齊。如果前面沒有對齊過，那么可以在繪制之間將相應(yīng)圖形那么可以在繪制之間將相應(yīng)圖形“水平對齊或水平對齊或“垂直對齊垂直對齊。下面進(jìn)入添加連接符的操作。下面進(jìn)入添加連接符的操作。選擇窗口底部的選擇窗口底部的“自選圖形按鈕，在彈出的列表依次選擇自選圖形按鈕，在

13、彈出的列表依次選擇“連接符連接符直箭頭連接符直箭頭連接符 。5.添加連接符和說明性文字 接著在兩個需要添加連接符的圖形之間拖動鼠標(biāo)，當(dāng)鼠接著在兩個需要添加連接符的圖形之間拖動鼠標(biāo)，當(dāng)鼠標(biāo)移動到圖形對象上時，圖形會顯示藍(lán)色的連接點(diǎn)，這標(biāo)移動到圖形對象上時，圖形會顯示藍(lán)色的連接點(diǎn)，這些點(diǎn)表示可以附加連接符。將鼠標(biāo)在兩個圖形的下方連些點(diǎn)表示可以附加連接符。將鼠標(biāo)在兩個圖形的下方連接點(diǎn)和上方連接點(diǎn)之間拖動即可將兩個圖形連接在一起。接點(diǎn)和上方連接點(diǎn)之間拖動即可將兩個圖形連接在一起。用同樣的方法為其它圖形間添加直箭頭連接符。在這個用同樣的方法為其它圖形間添加直箭頭連接符。在這個過程中，如果需要對某個圖形進(jìn)

14、行移動，可選中圖形后過程中，如果需要對某個圖形進(jìn)行移動，可選中圖形后用方向鍵移動，如果要微移，那么按住用方向鍵移動，如果要微移，那么按住CtrlCtrl的同時，使的同時，使用方向鍵。用方向鍵。5.添加連接符和說明性文字 接下來我們要添加折線接下來我們要添加折線(肘形肘形)連接符連接符選擇窗口底部的選擇窗口底部的“自選圖形按鈕，在彈出的列表依次選擇自選圖形按鈕，在彈出的列表依次選擇“連接符連接符肘形箭頭連接符。肘形箭頭連接符。5.添加連接符和說明性文字 先在先在“修訂合同圖形左側(cè)的連接點(diǎn)點(diǎn)一下，接著向左修訂合同圖形左側(cè)的連接點(diǎn)點(diǎn)一下，接著向左側(cè)拖動鼠標(biāo)，然后向下再往右，在側(cè)拖動鼠標(biāo)，然后向下再往

15、右，在“審核圖形左側(cè)的審核圖形左側(cè)的連接點(diǎn)上點(diǎn)一下即可。完成后可以看到連接線上有一個連接點(diǎn)上點(diǎn)一下即可。完成后可以看到連接線上有一個黃色的小點(diǎn)，利用鼠標(biāo)拖動這個小點(diǎn)可以調(diào)整肘形線的黃色的小點(diǎn)，利用鼠標(biāo)拖動這個小點(diǎn)可以調(diào)整肘形線的幅度。其他肘形線連接根本相同。幅度。其他肘形線連接根本相同。5.添加連接符和說明性文字修訂合同復(fù)審修訂合同有爭議無爭議審核接下來，在這個小黃點(diǎn)處畫一個矩形框，在其中添加文接下來，在這個小黃點(diǎn)處畫一個矩形框，在其中添加文字字“有爭議，同時設(shè)置該矩形框的線條顏色為有爭議，同時設(shè)置該矩形框的線條顏色為“無線無線條顏色，即不顯示邊框。條顏色，即不顯示邊框。5.添加連接符和說明性

16、文字 設(shè)置完成后效果如以下圖。設(shè)置完成后效果如以下圖。其它肘形線和說明文字的添加完全一樣，可以仿照操作。其它肘形線和說明文字的添加完全一樣，可以仿照操作。所有操作完成后最好選擇所有圖形和連接符，按組合按所有操作完成后最好選擇所有圖形和連接符，按組合按鈕，把所有圖形和連接符組合。鈕，把所有圖形和連接符組合。5.添加連接符和說明性文字 修訂合同復(fù)審修訂合同有爭議無爭議審核三、如何用visio制作跨職能流程圖Visio的特點(diǎn)12跨職能流程圖編制方法和技巧n專業(yè)的圖表制作軟件n使用功能多n有專門跨職能流程圖模塊n使用方便1.Visio的特點(diǎn)2.跨職能流程圖編制方法和技巧uu翻開模板翻開模板uu 使用模板開始創(chuàng)立使用模板開始創(chuàng)立 Microsoft Office Visio Microsoft Office Visio 圖表。圖表。模板是一種文件，用于翻開包含創(chuàng)立圖表所需的形狀模板是一種文件，用于翻開包含創(chuàng)立圖表所需的形狀的一個或多個模具。模板還包含適用于該繪圖類型的的一個或多個模具。模板還包含適用于該繪圖類型的樣式、設(shè)置和工具。樣式、設(shè)置和工具。uu 1.1.在在“文件菜單上，指向文件菜單上，