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1、精選文檔合同管理流程92307工程和采購(gòu)類合同管理流程1 流程圖2 流程概況流程目的確保合同執(zhí)行及關(guān)聯(lián)各方掌握合同主要條款內(nèi)容，提升合同履約質(zhì)量適用范圍與供應(yīng)商簽訂的各類合同流程主導(dǎo)及參與部門招采部（主導(dǎo)）、法務(wù)人員、各業(yè)務(wù)部門。部門流程中承擔(dān)職責(zé)總經(jīng)理1 審批合同示范文本；2 審批非標(biāo)準(zhǔn)合同文本。副總經(jīng)理3 審批合同示范文本；4 審批非標(biāo)準(zhǔn)合同文本。工程部1負(fù)責(zé)合同承包范圍；2提供工程技術(shù)標(biāo)；3負(fù)責(zé)合同中的工期、進(jìn)度、質(zhì)量、履約、擔(dān)保、保修；4負(fù)責(zé)合同款支付、結(jié)算、獎(jiǎng)罰；5負(fù)責(zé)變更、簽證。營(yíng)銷部1負(fù)責(zé)審核與營(yíng)銷相關(guān)的合同條款；2負(fù)責(zé)審核變更相關(guān)的合同條款。設(shè)計(jì)部1負(fù)責(zé)審核與技術(shù)相關(guān)的合同條款

2、；2負(fù)責(zé)審核變更相關(guān)的合同條款。法務(wù)人員1 對(duì)合同示范文本進(jìn)行法務(wù)審核；2 負(fù)責(zé)對(duì)合同簽訂過(guò)程進(jìn)行法務(wù)支持；3 對(duì)爭(zhēng)議合同進(jìn)行協(xié)商變更。招采部1. 負(fù)責(zé)編制合同示范文本；2. 組織擬定非標(biāo)準(zhǔn)合同；3. 組織相關(guān)部門進(jìn)行合同會(huì)簽；4. 組織簽訂各類采購(gòu)合同；5. 配合需求部門監(jiān)督合同履行；6. 組織解決爭(zhēng)議合同問(wèn)題。成本部1 提供工程量清單；2 負(fù)責(zé)審核合同價(jià)款調(diào)整、合同款支付相關(guān)條款；3 負(fù)責(zé)審核變更、簽證、結(jié)算、獎(jiǎng)罰等與成本有關(guān)的條款。財(cái)務(wù)管理部1負(fù)責(zé)合同款支付方式；2負(fù)責(zé)提供發(fā)票形式、代扣代繳等與財(cái)務(wù)核算和納稅等有關(guān)事宜。3.工作程序3.1 合同示范文本標(biāo)準(zhǔn)化、合同辦理3.1.1 招采部組

3、織合同示范文本的編制、更新與管理。合同示范文本報(bào)批程序：招采部組織職能部門編寫合同示范文本后，交付法務(wù)審核，由副總經(jīng)理、總經(jīng)理審批。批準(zhǔn)后的合同示范文本各部門應(yīng)予執(zhí)行。3.1.2 若簽訂使用的合同示范文本需要修改，招采部根據(jù)供應(yīng)商選擇過(guò)程中雙方約定的資料，進(jìn)行合同的洽談；由招采部組織需求部門及法務(wù)人員會(huì)簽，提交至副總經(jīng)理、總經(jīng)理審批。3.1.3 若簽訂合同無(wú)須修改，則由招采部組織需求部門及法務(wù)人員會(huì)簽，提交至副總經(jīng)理、總經(jīng)理審批。3.1.4 合同審批原則上應(yīng)按順序依次執(zhí)行，遇特殊情況下可臨時(shí)調(diào)整次序，但必須征得次序變動(dòng)影響的下一會(huì)簽人的同意。3.1.5 各部門合同審核的重點(diǎn)3.1.5.1 各部

4、門審核重點(diǎn)如下：序號(hào)部門名稱審核重點(diǎn)（包含但不限于）1招采部合同文字和結(jié)構(gòu)、通用條款、特殊條款、工作范圍、雙方權(quán)利義務(wù)、技術(shù)、工期、進(jìn)度、質(zhì)量、履約、擔(dān)保、保修等條款。2工程部合同承包范圍；合同中的工期、進(jìn)度、質(zhì)量、履約、保修;合同款支付，結(jié)算、獎(jiǎng)罰；負(fù)責(zé)變更、簽證。3設(shè)計(jì)部技術(shù)相關(guān)的合同條款、變更。4營(yíng)銷部營(yíng)銷相關(guān)的合同條款、變更。5法務(wù)合同風(fēng)險(xiǎn)判斷、與法律相關(guān)的內(nèi)容，包括但不限于：變更、解除、違約、索賠、不可抗力、擔(dān)保、訴訟等條款。6成本部工程量清單、合同價(jià)款及價(jià)款調(diào)整、合同款支付、變更、簽證、結(jié)算、獎(jiǎng)罰等與成本有關(guān)的條款。7財(cái)務(wù)管理部合同款支付方式、發(fā)票形式、代扣代繳等與財(cái)務(wù)核算和納稅有

5、關(guān)的條款。3.1.5.2在合同簽批過(guò)程中，若各部門對(duì)合同條款的理解分歧比較大，招采部根據(jù)實(shí)際情況組織對(duì)合同進(jìn)行會(huì)議評(píng)審，評(píng)審后的合同經(jīng)審批后確定為定稿合同。 3.1.6合同簽署和蓋章：1) 合同原則上由對(duì)方先簽字蓋章（合同原件我方不低于四份）。2) 合同須完成公司最終審批由招采部申請(qǐng)用印蓋章。最終簽字、蓋章的合同文本要求：應(yīng)與審批文稿一致；會(huì)簽、審批中全部調(diào)整意見(jiàn)修改完畢并經(jīng)副總經(jīng)理、總經(jīng)理確認(rèn)。3.1.7合同存檔、備案與上傳3.1.7.1合同編號(hào)及備案：合同編號(hào)的編制時(shí)間節(jié)點(diǎn)是簽訂合同主體公司蓋章之后一個(gè)工作日內(nèi)，合同主辦部門的相關(guān)人員持相關(guān)材料到招采部，由招采部對(duì)合同進(jìn)行存檔備案一份原件，

6、其他合同原件由合同主辦部門的相關(guān)人員根據(jù)相關(guān)部門的需求，分送各相關(guān)部門。備案資料包括：招標(biāo)文件審批表、招標(biāo)文件、開(kāi)標(biāo)記錄、合同談判記錄、合同簽批表、未招標(biāo)審批表、中標(biāo)人投標(biāo)文件、合同原件等相關(guān)資料。3.1.7.2 合同存檔時(shí)須注明：工程類、非工程類-項(xiàng)目名稱-合同名稱-成本科目-專業(yè)名稱-合同編號(hào)。3.1.7.3 合同臺(tái)賬：招采部負(fù)責(zé)合同臺(tái)賬，每月進(jìn)行更新。3.2 合同的執(zhí)行與反饋3.2.1 合同執(zhí)行：合同執(zhí)行部門負(fù)責(zé)按合同條款執(zhí)行,招采部進(jìn)行監(jiān)督。招采部每月收集各部門（項(xiàng)目公司）合同執(zhí)行中與合同管理相關(guān)的問(wèn)題，匯總分析檢查出的相關(guān)問(wèn)題，改進(jìn)合同的管理。3.2.2合同執(zhí)行部門在合同履行過(guò)程中應(yīng)

7、注意：涉及工期、造價(jià)、質(zhì)量等方面的事宜決定應(yīng)以書(shū)面形式記錄和確認(rèn)。涉及雙方往來(lái)函件的，如以公司名義發(fā)出時(shí)，應(yīng)以法律規(guī)定的有效方式發(fā)送，并要求對(duì)方工作人員簽收并保留發(fā)出的憑證，如對(duì)方拒收應(yīng)立即改為特快專遞方式重發(fā)，填寫郵政特快專遞時(shí)在備注中寫明函件的簡(jiǎn)要內(nèi)容，并將發(fā)送憑證報(bào)部門內(nèi)勤存檔；如接收對(duì)方文件時(shí)，則應(yīng)為文本原件并有對(duì)方的簽字蓋章確認(rèn)。3.3 合同變更、解除和違約處理3.3.1 合同變更與解除：1) 合同解除及變更必須采用書(shū)面形式，區(qū)分不同情況按下列規(guī)定審批。a) 解除合同，變更合同范圍、付款條件、工期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)價(jià)和結(jié)算違約責(zé)任等內(nèi)容的，應(yīng)采用補(bǔ)充協(xié)議的形式，參照3.1合同起草和審批的

8、相關(guān)規(guī)定審批。b) 工程類合同可采用設(shè)計(jì)變更和現(xiàn)場(chǎng)簽證方式進(jìn)行合同變更，按【設(shè)計(jì)變更管理流程】或【現(xiàn)場(chǎng)簽證管理流程】的規(guī)定執(zhí)行。 2) 合同變更或解除后合同執(zhí)行部門應(yīng)在一周內(nèi)完成修改、存檔和通知。各部門應(yīng)對(duì)原合同文本進(jìn)行標(biāo)識(shí)，以免錯(cuò)誤地執(zhí)行原合同。3.3.2 合同違約處理：1) 合同違約金處罰程序：合同執(zhí)行部門填寫合同違約處理會(huì)簽單提出處理建議并附原合同，招采部、成本部、財(cái)務(wù)管理部等部門會(huì)簽，副總經(jīng)理、總經(jīng)理審批；工程合同違約索賠和材料設(shè)備合同違約索賠由合同簽訂主體負(fù)責(zé)索賠。2) 經(jīng)協(xié)調(diào)無(wú)效需使用法律手段的程序：合同執(zhí)行部門填寫法律途徑解決申請(qǐng)單提出建議并附原合同，法務(wù)審核后，副總經(jīng)理、總經(jīng)理審批。合同執(zhí)行部門和相關(guān)部門協(xié)助法務(wù)人員執(zhí)行。4. 相關(guān)記錄序號(hào)文件名稱1ZC-010工程類合同簽批表2ZC-011非工程類合同簽批表3ZC-014合同違約處理會(huì)簽單4ZC-015法律途徑解決申請(qǐng)單