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1、精選文檔知名物業(yè)公司物資采購(gòu)管理制度知名物業(yè)公司物資采購(gòu)制度1一、 目的規(guī)范物業(yè)公司采購(gòu)流程，明確采購(gòu)責(zé)任，對(duì)采購(gòu)過(guò)程進(jìn)行管控，確保采購(gòu)的物資、服務(wù)符合公司規(guī)定的要求，以保證公司利益。二、適用范圍物業(yè)管理所需要的所有物資（如項(xiàng)目開(kāi)辦物資、工程保養(yǎng)、修繕、保潔、消防、保安、綠化、相關(guān)部門(mén)所需物資等）的采購(gòu)活動(dòng)。三、職責(zé)1. 項(xiàng)目各部門(mén)：按照當(dāng)月資金計(jì)劃由部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)制定采購(gòu)計(jì)劃申請(qǐng)，并協(xié)助行政部進(jìn)行物資核對(duì)、清點(diǎn)入庫(kù)或緊急采購(gòu)結(jié)算；2. 綜合事務(wù)部：采購(gòu)專(zhuān)員負(fù)責(zé)協(xié)助公司綜合部相關(guān)人員確定采購(gòu)分供方、把控物資價(jià)格、協(xié)助簽訂合同、受理產(chǎn)品及服務(wù)質(zhì)量的投訴等；3. 客服總監(jiān)：負(fù)責(zé)審核采購(gòu)計(jì)劃，包括計(jì)

2、劃內(nèi)和計(jì)劃外物資采購(gòu)申請(qǐng)。四、采購(gòu)物資的分類(lèi)A類(lèi)：辦公用品、勞保用品等日常耗材，單價(jià)10000元五、采購(gòu)、入庫(kù)、報(bào)銷(xiāo)流程1. 提出采購(gòu)申請(qǐng)各部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)下月的物資預(yù)計(jì)用量并結(jié)合項(xiàng)目預(yù)算及月末庫(kù)存情況，在每月25日之前以采購(gòu)申請(qǐng)單的方式提出下個(gè)月的物資采購(gòu)計(jì)劃，寫(xiě)明物資名稱(chēng)、型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)等（如有特殊要求，須備注說(shuō)明）。2. 審核采購(gòu)計(jì)劃月度物資采購(gòu)計(jì)劃由需求部門(mén)負(fù)責(zé)人于每月25日前提出書(shū)面采購(gòu)申請(qǐng)，由庫(kù)管員、財(cái)務(wù)人員、客服總監(jiān)于28日前完成審核，每月28日提交公司綜合部總裁助理或物業(yè)運(yùn)營(yíng)中心總經(jīng)理審批，根據(jù)AB兩類(lèi)物資情況，審批流程如下：A類(lèi)物資：項(xiàng)目需求部門(mén)負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng)后，需倉(cāng)庫(kù)

3、管理員審核，檢查倉(cāng)庫(kù)是否有庫(kù)存或者替代品，若無(wú)則同意申購(gòu)，流入下一審核環(huán)節(jié)；項(xiàng)目財(cái)務(wù)人員根據(jù)當(dāng)月資金計(jì)劃，對(duì)各部門(mén)負(fù)責(zé)人上報(bào)的采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審核，若在資金計(jì)劃內(nèi)則同意申購(gòu)，若不在資金計(jì)劃內(nèi)則審核駁回，如遇緊急特殊情況需在資金計(jì)劃外采購(gòu)的，需追加預(yù)算申請(qǐng)，說(shuō)明情況，方可通過(guò)，審核完成報(bào)客服總監(jiān)，客服總監(jiān)完成最后一步審核流程，流入下一審批環(huán)節(jié)； 物業(yè)總經(jīng)理審批通過(guò)后轉(zhuǎn)至綜合事務(wù)部采購(gòu)專(zhuān)員下單采購(gòu)。B類(lèi)物資：除履行A類(lèi)物資審批流程，在物業(yè)總經(jīng)理審批通過(guò)后流向集團(tuán)總裁助理處進(jìn)行審批，審批通過(guò)后方可下單采購(gòu)。特殊類(lèi)物資：除履行B類(lèi)物資審批流程，在集團(tuán)總裁助理審批通過(guò)后流向集團(tuán)總裁處進(jìn)行審批，審批通過(guò)后方可

4、下單采購(gòu)。3. 供應(yīng)商的選擇行政部采購(gòu)人員在采購(gòu)物資時(shí)要選用符合要求的供應(yīng)商，在公司指定的合格供應(yīng)商名單內(nèi)進(jìn)行采購(gòu)活動(dòng)；對(duì)新型、首次購(gòu)買(mǎi)的物資，在公司沒(méi)有固定分供方的情況下，項(xiàng)目行政采購(gòu)人員需配合公司負(fù)責(zé)采購(gòu)的人員一起搜集供應(yīng)商和產(chǎn)品的信息，協(xié)助完成新分供方的確定。4. 物資的采購(gòu)各需求部門(mén)將批準(zhǔn)后的采購(gòu)申請(qǐng)單提交給負(fù)責(zé)采購(gòu)的人員，由其在合格供應(yīng)商處進(jìn)行采購(gòu)。嚴(yán)格控制在計(jì)劃范圍內(nèi)并根據(jù)項(xiàng)目預(yù)算內(nèi)安排開(kāi)支。所采購(gòu)的物資有質(zhì)保要求的貴重物資應(yīng)簽署合同、協(xié)議并經(jīng)評(píng)審。如因特殊情況需追加計(jì)劃開(kāi)支或超計(jì)劃開(kāi)支的應(yīng)由各部門(mén)提出追加預(yù)算申請(qǐng)，并詳細(xì)說(shuō)明原因。行政部采購(gòu)組在支付費(fèi)用及采購(gòu)物資前需借款時(shí)，由經(jīng)辦

5、人填寫(xiě)借款單，財(cái)務(wù)部根據(jù)相關(guān)合同、協(xié)議或計(jì)劃審核后，辦理借款。5. 物資入庫(kù)采購(gòu)回來(lái)的物資由提出采購(gòu)計(jì)劃的部門(mén)負(fù)責(zé)人、庫(kù)房管理員等驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后交庫(kù)管員辦理入庫(kù)手續(xù)并填寫(xiě)物資入庫(kù)單，留下記錄。6. 物資領(lǐng)用物資采購(gòu)入庫(kù)后，庫(kù)管人員負(fù)責(zé)通知各需求部門(mén)領(lǐng)用物資，建立物資出庫(kù)領(lǐng)用單，并做好登記，建立物資臺(tái)帳。7. 報(bào)銷(xiāo)經(jīng)驗(yàn)收合格無(wú)誤的物資采購(gòu)入庫(kù)后，采購(gòu)人員以費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單的形式于每月*日之前，向公司財(cái)務(wù)部提出報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)，并附上經(jīng)審批完成的物資采購(gòu)清單、入庫(kù)單及相應(yīng)發(fā)票。 流程說(shuō)明圖：采購(gòu)流程圖責(zé)任人/領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)明填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)單審核審核審批是否B類(lèi)否是否是否特殊類(lèi)采購(gòu)收集產(chǎn)品供應(yīng)信息是驗(yàn)收入庫(kù)物資領(lǐng)用報(bào)銷(xiāo)需

6、求部門(mén)負(fù)責(zé)人需求部門(mén)需詳細(xì)填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)單，列明物品名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)等。庫(kù)房管理員檢查倉(cāng)庫(kù)是否有庫(kù)存或者替代品，若無(wú)則同意申購(gòu)。財(cái)務(wù)人員、客服總監(jiān)據(jù)月預(yù)算資金計(jì)劃進(jìn)行審核，若在資金計(jì)劃內(nèi)則同意申購(gòu)；否則應(yīng)駁回。資金計(jì)劃外采購(gòu)的，需追加預(yù)算申請(qǐng)，說(shuō)明情況，方可通過(guò)。物業(yè)運(yùn)營(yíng)中心總經(jīng)理物業(yè)運(yùn)營(yíng)中心總經(jīng)理進(jìn)行審批集團(tuán)總裁助理集團(tuán)總裁助理進(jìn)行審批集團(tuán)總裁集團(tuán)總裁進(jìn)行審批采購(gòu)相關(guān)人員了解需求物料的型號(hào)、品牌、價(jià)格等信息采購(gòu)相關(guān)人員據(jù)批準(zhǔn)通過(guò)的采購(gòu)申請(qǐng)單進(jìn)行物資采購(gòu)庫(kù)房管理員庫(kù)管員核準(zhǔn)數(shù)量，檢查質(zhì)量無(wú)誤后，辦理入庫(kù)手續(xù)并填寫(xiě)物資入庫(kù)單各部門(mén)申請(qǐng)人員物資采購(gòu)入庫(kù)后，庫(kù)管人員負(fù)責(zé)通知各需求部門(mén)領(lǐng)用物資，并做好登記，建立臺(tái)帳。采購(gòu)人員以費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單形式每月*日之前提交報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)，一并附上物資采購(gòu)清單、入庫(kù)單及相應(yīng)發(fā)票。5 / 5