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1、精選文檔物業(yè)公司物資管理制度 (3)物資管理制度為提高公司的基礎管理工作水平，進一步規(guī)范物資和成品流通、保管和控制程序，維護公司資產的安全完整，加速資金周轉，特制定本制度：第一章 現(xiàn)金管理制度一、現(xiàn)金收入的管理各部門的零星收入款項在500元（含）以下的，由客服財務人員收取，收款必須開具蓋有物業(yè)公司財務章的收據(jù)。收款不開收據(jù)的視同貪污行為，處以100%的罰款。收款額滿500元的經濟事項，需填寫北京古燕宏衛(wèi)物業(yè)管理有限公司收入登記表，并持本表到財務入賬，交款完畢后將財務開具的蓋有物業(yè)公司財務章的收據(jù)交由交款人，將有財務經手人簽字的北京古燕宏衛(wèi)物業(yè)管理有限公司收入登記表報物業(yè)客服財務人員登記入賬。北

2、京古燕宏衛(wèi)物業(yè)管理有限公司收入登記表經濟事項交款人房號交款人姓名物業(yè)經手人公司財務經手人客服財務簽收年 月 日 二、現(xiàn)金借支的管理1、現(xiàn)金借支主要用于特殊用途的臨時性暫借款，包括差旅費借款、零星購物借款及其他臨時性借款2、借款程序（1）差旅費借款：需借支差旅費時，應填寫差旅費請款單，注明預借金額；經各級主管審查、審核、簽批；到客服財務人員處領款，客服財務人員以差旅費請款單作為借款依據(jù)；（2）零星購物借款：由采購部門填寫請購單，經各級主管審查、審核、簽批；到客服財務人員處領款，客服財務人員以請購單作為借款依據(jù)；一般零星購物借款限額為1000元；（3）其他臨時性借款：一般不予借給，特殊情況經批準可

3、借給；有借款尚未還清者，一律不準再借。借款人填寫借款單，注明用途；經各級主管簽批。到客服財務人員處以請款單作為借款還款依據(jù)。3、借款人應嚴格按照借款用途使用借款，不得挪作它用；否則，應按情節(jié)輕重追究責任。三、現(xiàn)金報銷支出的管理1、現(xiàn)金報銷需填制支出憑單，物業(yè)公司所有人員必須根據(jù)合法、完整的原始憑證，按規(guī)定粘貼、填制報銷支出憑單，由部門經理、審核人員、總經理審核簽字后交財務核報。2、原始憑證的基本要求1）原始憑證內容必須具備：憑證的名稱；填制憑證的日期；填制憑證單位名稱或者填制人的姓名；經辦人員的簽名或者蓋章；接受憑證單位的名稱；經營業(yè)務的內容、數(shù)量、單位和金額。2）從外單位取得的原始憑證，必須

4、符合國家票證管理辦法，并蓋有填制單位的公章；從個人取得的原始憑證，必須有填制人員的簽名或者蓋章。自制原始憑證必須有經辦單位領導人或者其指定人員的簽名或蓋章。3）凡填有大寫或小寫金額的原始憑證，大寫與小寫必須相符。購買實物的原始憑證，必須有入庫單或驗收證明；支付款項的原始憑證，必須有收款單位的收款證明。4）經有關部門批準的經濟業(yè)務，應當將批準的文件作為原始憑證附件。如果批準文件需要單獨歸檔的，應當在憑證上注明批準部門、日期、批準人及“原件存檔”字樣；如果批準文件涉及兩項報賬內容，可將原件附其中一份報賬單據(jù)，另一份注明原件在“報賬中”字樣。 3、原始憑證粘貼的具體規(guī)定：1）在空白報銷單上將原始報賬

5、憑證按小票在下，大票在上的要求，從右至左呈階梯狀依次粘貼；若票據(jù)較少，可直接在正式報銷單的反面粘貼（原始憑證的正面與報銷單的正面同向）；若票據(jù)較多，可在多張空白報銷單上粘貼。2）將已填寫完畢的正式報銷單粘貼在已貼好的原始報銷憑證的空白報銷單上（將左面對齊粘貼）。四、費用報賬的管理1、費用開支后，應憑報銷單辦理報賬手續(xù)；有借支的，必須先清理借支。2、根據(jù)合同開支的各項費用，報賬時，應詳細注明合同號。3、根據(jù)報告開支的各項費用，報賬時，應附已批示的報告原件。5、購置辦公用品、低耗品、物料、水電衛(wèi)生設施等物資必須辦理入庫手續(xù)，報賬時附入庫單或直接由領用人在原始憑證上簽字證明。6、粘貼好的支出憑單應在

6、每周二上午交由客服財務人員，由客服財務人員負責找領導簽批。第二章 庫房管理制度一、庫房日常管理1、庫房保管員必須合理設置各類物資和產品的明細賬簿和臺賬。原材料倉庫必須根據(jù)實際情況和各類原材料的性質、用途、類型分明別類建立相應的明細賬、卡片；客服財務人員與庫房保管員所建賬簿及順序編號必須互相統(tǒng)一，相互一致。合格品、逾期品、失效品、料廢、退回電機、返修電機應分別建賬反映。2、做好各類物料和產品的日常核查工作，倉庫保管員必須對各類庫存物資定期進行檢查盤點，并做到賬、物、卡三者一致。 3、各物品使用部門必須根椐使用計劃及庫房庫存情況合理確定采購數(shù)量，并嚴格控制各類物資的庫存量；倉庫保管員必須定期進行各

7、類存貨的分類整理，對存放期限較長，逾期失效等不良存貨，要按周編制報表，報送物業(yè)公司領導及財務人員，物業(yè)經理對本單位的各類不良存貨每周必須提出處理意見，責成相關部門及時加以處理。二、入庫管理1、物料進倉時，庫房管理員必須憑送貨單、檢驗合格單辦理入庫手續(xù)；如屬回用物資應憑回用單辦理入庫手續(xù)，拒絕不合格或手續(xù)不齊全的物資入庫，杜絕只見發(fā)票不見實物或邊辦理入庫邊辦理出庫的現(xiàn)象。2、入庫時，庫房管理員必須查點物資的數(shù)量、規(guī)格型號、合格證件等項目，如發(fā)現(xiàn)物資數(shù)量、質量、單據(jù)等不齊全時，不得辦理入庫手續(xù)。未經辦理入庫手續(xù)的物資一律作待檢物資處理放在待檢區(qū)域內，經檢驗不合格的物資一律退回，放在暫放區(qū)域，同時必

8、須在短期內通知經辦人員負責處理。3、一切原材料的購入都必須用增植稅專用發(fā)票方可入庫報銷，無稅票的，其材料價格必須下浮到能補足扣稅額為止。同時要注意審查發(fā)票的正確性和有效性。4、入庫材料在未收到相應發(fā)票前，倉管員必須建立貨到票未到材料明細賬，在票到之后及時報客服財務人員登記入賬。 5、入庫單的填開必須正確完整，供應單位名稱應填寫全稱并與發(fā)票單位一致，如屬票到抵沖的，應在備注欄中注明原入庫時間。入庫單上必須有保管員及經手人簽字，三、出庫管理 1、物料出庫時必須辦理出庫手續(xù)，并做到限額領料，領料人員憑部門主管簽字的領料單向倉庫領料，領料員和倉管員應核對物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質量狀況，核對正確后，經

9、領料人、發(fā)料人簽字，倉管員登記入卡、入賬。2、倉管員在每周末要與物業(yè)財務人員做好物料進出的核對銜接工作， 并正確及時報送規(guī)定的各類報表，收付存報表、材料耗用匯總表、三個月以上積壓物資報表，并確保其正確無誤。四、物料盤點管理1、 每月25日前，倉庫管理員與客服財務人員應對倉庫內物品進行逐一盤點。2、 根據(jù)盤點結果，填寫庫存物品盤點表。3 、倉庫管理員應將庫存物品明細賬的余額和盤點表上的實物余額進行核對：a）經核對無誤的，倉庫管理員應根據(jù)當月發(fā)生的入庫單及出庫單，編制庫存物品進、耗、存表，同時編制下月采購計劃； b）如經核對有誤： 實物多于賬面余額的，報財務會計進行賬務處理； 如實物少于賬面余額的

10、，原則上視具體情況依據(jù)公司相關規(guī)程處理。4 、倉庫管理員應在28日前將當月物品盤點表、采購計劃表報送客服財務人員處。庫房管理標準作業(yè)流程1.0目的1.1本流程規(guī)范庫房管理工作，確保對庫房物品進行安全、高效、有序的管理。2.0適用范圍2.1本規(guī)程適用于物業(yè)公司庫房管理工作。3.0職責3.1公司采購員負責物品的采購工作。3.2庫房管理員負責物品驗收、入倉、領用手續(xù)的辦理和庫存物品的保管。3.3物業(yè)公司客服財務人員負責物品的核算。3.4物業(yè)公司客服主管負責庫房管理工作的監(jiān)督。4.0管理工作要點4.1庫存物品的限額標準4.1.1日常消耗物料的庫存限額： a) 一般為每月平均消耗量的1.2倍； b）特殊

11、情況另行處理。4.1.2常備的零件物品的庫存限額：a）一般為每月平均消耗量的1.5倍；b）特殊情況另行處理。4.2 物品采購的申請4.2.1庫房管理員原則上應在每月28日前根據(jù)庫房實際庫存量，編制下月物品采購計劃。4.2.2當庫房物品低于規(guī)定的庫存限額時，應及時填制所需物品的采購計劃。4.2.3庫房中無儲存的零星、應急物品由使用部門負責人填制采購計劃。4.2.4庫房管理員應在每月28日前將采購計劃交物業(yè)公司客服部。4.2.5物業(yè)公司經理依據(jù)下列內容審核： a）倉庫實際庫存量； b）當月實際消耗量；c）庫存物品的限額標準； d）下月預計消耗量；4.3物品的驗收程序4.3.1物品驗證的要求： a）

12、每次采購物品單位數(shù)量少于10個的，要求100抽樣驗證； b）每次采購物品單位數(shù)量多于10個的，要求10-50驗證；c）采購物品必須具備合格證，特別對批量購買的物品必須要驗證物品的合格證，物品合格證由庫管員保存； d）對目測無法驗證的物品，必須使用相關工具協(xié)助驗證； e）物品的規(guī)格、數(shù)量等必須與采購計劃單上的內容相符； f）庫管員應將常用物品的說明書、使用說明書及保修卡等資料在驗證無誤后交物業(yè)客服保存、備查。4.4物品的入倉程序4.4.1物品的入倉程序： a）采購員原則上應在物品采購回來的當日，將物品送交倉庫驗收，特殊情況不能在當日入倉的，應報物業(yè)經理批準后另行處理； b）如采購員通知物品供應商

13、送貨上門，采購員應陪同供應商一起到庫房驗貨； c）庫房管理員應對符合購買計劃的物品進行驗收； d）經驗收合格的物品，庫房管理員應開具入庫單，登記庫房物品明細賬，并將物品分類存放；e）庫房管理員應根據(jù)當天的物品驗收單，及時登記物品明細賬；4.4.3設備工具的入倉程序： a）新采購的工具按物品的入倉程序執(zhí)行； b）以舊換新的設備工具入倉程序： 經辦人應憑其所在部門主管簽名確認的工具借領單到倉庫辦理舊工具入倉手續(xù)； 庫房管理員經檢查無誤后予以辦理入倉手續(xù)，發(fā)給新工具，同時在使用工具登記卡上由經辦人簽名確認； c）退還的設備工具入倉程序： 庫房管理員根據(jù)使用人的工具登記卡上的項目，逐項清點退還工具；

14、庫房管理員對退還的工具進行驗收； 庫房管理員應在工具登記卡上登記，并由使用人所在部門負責人簽名確認后存檔。d）借用工具入倉程序： 工具借用人在工具送還倉庫前必須把工具清理干凈； 庫房管理員根據(jù)設備工具的領用記錄，進行驗收； 庫房管理員應及時在工具登記卡上登記。4.5庫房物品的存放管理4.5.1 物品存放倉庫的自然條件： a）有通風設備； b）光線充足；c）面積寬敞。4.5.2庫房物品的存放分類：a）易燃、易爆與揮發(fā)性強的物品；b）吸水性強、容易發(fā)潮、發(fā)霉和生銹的物品；c）常用工具、材料和配件等；d）易碎、易損物品；4.5.3 物品存放倉庫的區(qū)域劃分：a）合格物品存放區(qū)；b）不合格物品存放區(qū)；c

15、）待檢物品存放區(qū)。d) 處理物品存放區(qū)4.5.4 倉庫區(qū)域劃分的方法：a）在貨架上標識并隔離；b）劃線掛標牌。4.5.5 倉庫物品的存放要求：a）易燃、易爆與揮發(fā)性強的物品應單獨設置倉庫存放，存放時應注意：周圍無明火、遠離熱源；擺放在地下；配備滅火器；保持包裝完好；庫房結構堅固，門窗封閉牢固；庫房門內開。b）吸水性強、容易發(fā)潮發(fā)霉和生銹的物品存放時：用經過防水處理的貨架放置； 放在干燥的地上或貨架上； 配備防潮通風設施。c）常用工具、材料和配件等：不規(guī)則物品，用盒或袋裝好后擺放；規(guī)則的物品整齊的擺放在貨架或地上；體積較大、體重較輕的可靠墻上放或掛在墻上。d）易碎易損的物品：體積較小或瓶裝物品，

16、放置貨架的底層、整齊的擺放在地上；體積較大的，應靠墻立放，放置上方不懸掛物品；放置位置有膠墊。4.6庫房物品的領用管理4.6.1 物品領用程序：a）物品領用人應憑其所在部門主管簽字確認的領料單到庫房辦理材料領用手續(xù)；b）庫房管理員根據(jù)領料單上所列品種，逐一發(fā)放； c）庫房管理員根據(jù)領料單內容登記倉庫物料發(fā)放明細登記；d）庫房管理員以10天為一期，將領料單匯總后交物業(yè)財務人員核對，并進行相關的賬務登記。4.6.2工具的領用管理：a）工具使用人應憑其所在部門主管確認的領料單到庫房領用工具；b）庫房管理員應根據(jù)使用人工具領用卡的記錄，核對原卡上的領用工具是否有重復現(xiàn)象： 如經核對，已有領用記錄，但沒

17、有報廢或其他處理記錄，庫房管理員應拒絕發(fā)放； 如經核對沒有該工具的領用記錄，將工具發(fā)放給領用人后，并在工具領用卡上登記。c）庫房管理員以10天為一期，將領料單匯總后交物業(yè)財務人員核對，并進行相關的賬務登記。4.6.3 借用工具的領用程序： a）凡因工作需要借用工具的人員，應憑其所在部門主管簽名確認的工具借領單，到庫房辦理工具借用手續(xù)； b）庫房管理員根據(jù)工具借領單，與庫房建立的借用工具登記卡核對無誤后發(fā)放；c）庫房管理員對借用的工具應根據(jù)規(guī)定的歸還期限督促借用人按時歸還。4.7庫房物品報廢的管理4.7.1報廢的標準：a）物品到有效期；b）客觀原因造成物品工具已無使用價值的；c）按其他有關規(guī)定需

18、報廢。 4.7.2 物品報廢的程序：a）報廢物品經辦人憑其所在部門主管簽名確認的物品報廢單到庫房辦理物品報廢手續(xù)；b）庫房庫存的物品報廢，由庫房管理員負責填寫物品報廢單；c）庫房管理員準備好報廢物品的有關原始資料：入庫時間物品性能介紹；使用時間；使用說明；其他有關資料。d) 物業(yè)公司客服主管，應組織相關人員驗證；e）報廢物品交物業(yè)公司經理審批；g）庫房管理員根據(jù)審批意見，將報廢物品的相關財務資料交物業(yè)財務人員核對并進行相關的賬務處理。4.9記錄表格4.9.1 物品報廢單4.9.2 工具登記卡4.9.3庫存物品進、耗、存表4.9.4 入庫單4.9.5領料單4.9.6庫存物品盤點表物品報廢單 號報

19、廢物品名稱物品規(guī)格購入時間報廢數(shù)量報廢原因處置方式申請人簽名： 年 月 日部門負責人意見 年 月 日專業(yè)組負責人審批意見： 簽名： 年 月 日物業(yè)經理審批意見： 簽名： 年 月 日工具登記卡序號時間規(guī)格經手人領用人工具名稱庫存物品進、耗、存表年 月 日 庫管員：型號名稱入庫出庫結余型號名稱入庫出庫結余入庫單 編號： 年 月 日品名型號包裝規(guī)格數(shù)量生產日期批號檢驗單號 入庫人： 復核人： 庫管員：注：一式三聯(lián)。一聯(lián)庫房存根，一聯(lián)交領用部，一聯(lián)交物業(yè)財務人員處領料單年 月 日 編號類別材料名稱規(guī)格單位數(shù)量請購實發(fā)用途領料部門發(fā)料部門負責人領料人核準人發(fā)料人（倉管員）庫存物品盤點表編號： 年 月 日 序號名稱規(guī)格型號計量單位實點數(shù)量上次盤點實存數(shù)量期間出庫數(shù)量盤點人： 庫房管理人： 監(jiān)督人：- 14 - / 14