Excel電子表格的使用技巧課件.ppt
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1、Excel的使用技巧的使用技巧 1.快速填入相同的內(nèi)容快速填入相同的內(nèi)容2.快速?gòu)?fù)制上一單元格快速?gòu)?fù)制上一單元格3.求字符串中某字符出現(xiàn)的次數(shù)求字符串中某字符出現(xiàn)的次數(shù)4.如何在如何在EXCEL中設(shè)置單元格編輯權(quán)限(保護(hù)部分單元格)中設(shè)置單元格編輯權(quán)限(保護(hù)部分單元格)5.Excel中當(dāng)某一單元格符合特定條件,如何在另一單元格顯中當(dāng)某一單元格符合特定條件,如何在另一單元格顯示特定的顏色示特定的顏色6.EXCEL中如何控制每列數(shù)據(jù)的長(zhǎng)度并避免重復(fù)錄入中如何控制每列數(shù)據(jù)的長(zhǎng)度并避免重復(fù)錄入7.去掉默認(rèn)的表格線去掉默認(rèn)的表格線8.增加工作簿的頁(yè)數(shù)增加工作簿的頁(yè)數(shù)9.相對(duì)地址、絕對(duì)地址、混合地址相對(duì)地
2、址、絕對(duì)地址、混合地址10.數(shù)據(jù)的輸入數(shù)據(jù)的輸入11.輸入相同數(shù)據(jù)的兩種情況輸入相同數(shù)據(jù)的兩種情況12.數(shù)據(jù)的行列對(duì)調(diào)數(shù)據(jù)的行列對(duì)調(diào)13.跨表操作數(shù)據(jù)跨表操作數(shù)據(jù)14.兩次選定單元格兩次選定單元格15.兩列數(shù)據(jù)巧合并兩列數(shù)據(jù)巧合并16.用快捷鍵設(shè)置單元格文本用快捷鍵設(shè)置單元格文本17.自動(dòng)調(diào)整為合適的列寬自動(dòng)調(diào)整為合適的列寬18.繪制斜線表頭繪制斜線表頭19.Excel做成績(jī)表時(shí)自動(dòng)實(shí)現(xiàn)同分同名次做成績(jī)表時(shí)自動(dòng)實(shí)現(xiàn)同分同名次 20.按按Shift鍵鍵 把把Excel單元格區(qū)域轉(zhuǎn)換為圖片單元格區(qū)域轉(zhuǎn)換為圖片21.制作漂亮的工資條制作漂亮的工資條22.圖表編輯操作圖表編輯操作 1.快速填入相同內(nèi)容
3、快速填入相同內(nèi)容 選中多個(gè)單元格后,輸入字符,然后按選中多個(gè)單元格后,輸入字符,然后按Ctrl+Enter組組合鍵,即可在選中的每個(gè)單元格中填入上述相同的字符。合鍵,即可在選中的每個(gè)單元格中填入上述相同的字符。2.快速?gòu)?fù)制上一單元格快速?gòu)?fù)制上一單元格 選中下面的單元格,按選中下面的單元格,按Ctrl+(為西文的單引號(hào))為西文的單引號(hào))組合鍵,即可將上一單元格的內(nèi)容快速?gòu)?fù)制下來(lái)。組合鍵,即可將上一單元格的內(nèi)容快速?gòu)?fù)制下來(lái)。3.求字符串中某字符出現(xiàn)的次數(shù)求字符串中某字符出現(xiàn)的次數(shù)例如:求例如:求A1單元格中字符單元格中字符“a”出現(xiàn)的次數(shù):出現(xiàn)的次數(shù):=LEN(A1)-LEN(SUBSTITUTE
4、(A1,“a”,“”)LEN(text):返回文本字符串的個(gè)數(shù):返回文本字符串的個(gè)數(shù)SUBSTITUTE(text,old_text,new_text,instance_num):將字符串中的部分字符串以新字符串替換。將字符串中的部分字符串以新字符串替換。4.如何在如何在EXCELEXCEL中設(shè)置單元格編輯權(quán)限中設(shè)置單元格編輯權(quán)限(保護(hù)部分單元格)(保護(hù)部分單元格)1.先選定所有單元格,點(diǎn)先選定所有單元格,點(diǎn)“格式格式”“單元格單元格”“保護(hù)保護(hù)”,取消取消“鎖定鎖定”前面的前面的“”。2.再選定你要保護(hù)的單元格,點(diǎn)再選定你要保護(hù)的單元格,點(diǎn)“格式格式”“單元格單元格”“保護(hù)保護(hù)”,在,在“鎖
5、定鎖定”前面打上前面打上“”。3.點(diǎn)點(diǎn)“工具工具”“保護(hù)保護(hù)”“保護(hù)工作表保護(hù)工作表”,輸入兩次密碼,輸入兩次密碼,點(diǎn)兩次點(diǎn)兩次“確定確定”即可。即可。5.Excel中當(dāng)某一單元格符合特定條件,如何中當(dāng)某一單元格符合特定條件,如何在另一單元格顯示特定的顏色在另一單元格顯示特定的顏色比如:比如:A11時(shí),時(shí),C1顯示紅色顯示紅色 0A11時(shí),時(shí),C1顯示綠色顯示綠色 A11 點(diǎn)點(diǎn)“格式格式”“字體字體”“顏色顏色”,點(diǎn)擊紅色后點(diǎn),點(diǎn)擊紅色后點(diǎn)“確定確定”。2.條件條件2設(shè)為:公式設(shè)為:公式=AND(A10,A11)點(diǎn)點(diǎn)“格式格式”“字體字體”“顏色顏色”,點(diǎn)擊綠色后點(diǎn),點(diǎn)擊綠色后點(diǎn)“確定確定”。
6、3.條件條件3設(shè)為:公式設(shè)為:公式=A11”,點(diǎn)點(diǎn)“格式格式”一一“字體字體”一一“顏色顏色”,選定紅色后點(diǎn)兩次,選定紅色后點(diǎn)兩次“確定確定”。COUNTIF(range,criteria):計(jì)算某個(gè)區(qū)域中滿足給定條件的單元:計(jì)算某個(gè)區(qū)域中滿足給定條件的單元格數(shù)目。格數(shù)目。這樣設(shè)定好后,輸入數(shù)據(jù)如果長(zhǎng)度不對(duì)會(huì)有提示,如這樣設(shè)定好后,輸入數(shù)據(jù)如果長(zhǎng)度不對(duì)會(huì)有提示,如果數(shù)據(jù)重復(fù)字體將會(huì)變成紅色。果數(shù)據(jù)重復(fù)字體將會(huì)變成紅色。7.去掉默認(rèn)的表格線去掉默認(rèn)的表格線 單擊單擊“工具工具”菜單中的菜單中的“選項(xiàng)選項(xiàng)”,再單擊對(duì)話框中的,再單擊對(duì)話框中的“視圖視圖”,找到,找到“網(wǎng)格線網(wǎng)格線”,使之失效(將左
7、邊的,使之失效(將左邊的“”去掉)。去掉)。8.增加工作簿的頁(yè)數(shù)增加工作簿的頁(yè)數(shù)單擊單擊“插入插入”菜單下的菜單下的“工作表工作表”,即可在底部看到一個(gè)新,即可在底部看到一個(gè)新名稱名稱的工作表。一個(gè)工作簿最多可以有的工作表。一個(gè)工作簿最多可以有255張工作表。張工作表。9.相對(duì)地址、絕對(duì)地址、混合地址相對(duì)地址、絕對(duì)地址、混合地址相對(duì)地址的形式是地址直接用列號(hào)行號(hào)組成。相對(duì)地址的形式是地址直接用列號(hào)行號(hào)組成。絕對(duì)地址的形式為:絕對(duì)地址的形式為:$A$1,$B$1。有些公式引用單元格是用混合型地址。有些公式引用單元格是用混合型地址。10.數(shù)據(jù)的輸入數(shù)據(jù)的輸入日期和時(shí)間的輸入日期和時(shí)間的輸入當(dāng)前系統(tǒng)
8、日期的輸入:當(dāng)前系統(tǒng)日期的輸入:ctrl+;當(dāng)前系統(tǒng)時(shí)間的輸入:當(dāng)前系統(tǒng)時(shí)間的輸入:ctrl+shift+;12小時(shí)制輸入時(shí)間,在時(shí)間數(shù)字后空一格,并鍵入小時(shí)制輸入時(shí)間,在時(shí)間數(shù)字后空一格,并鍵入字母字母a或或p,例如,例如,8:00 a改變?nèi)掌诟袷皆诟淖內(nèi)掌诟袷皆凇案袷礁袷?單元格單元格”中修改中修改Word 里:里:Alt+Shift+D:當(dāng)前日期:當(dāng)前日期 Alt+Shift+T:當(dāng)前時(shí)間:當(dāng)前時(shí)間數(shù)值的輸入數(shù)值的輸入負(fù)數(shù)輸入:直接輸入負(fù)號(hào)和數(shù)字,或用圓括號(hào)輸入。負(fù)數(shù)輸入:直接輸入負(fù)號(hào)和數(shù)字,或用圓括號(hào)輸入。分?jǐn)?shù)輸入:先輸入分?jǐn)?shù)輸入:先輸入0和一個(gè)空格,再輸入分?jǐn)?shù)。直接輸入分?jǐn)?shù)和一個(gè)空格
9、,再輸入分?jǐn)?shù)。直接輸入分?jǐn)?shù)則認(rèn)為是日期。則認(rèn)為是日期。輸入據(jù)用自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)或尾隨零的數(shù)字。在輸入據(jù)用自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)或尾隨零的數(shù)字。在“工具一選項(xiàng)工具一選項(xiàng)一一編輯編輯”選項(xiàng)卡中設(shè)置自動(dòng)小數(shù)點(diǎn)選項(xiàng)卡中設(shè)置自動(dòng)小數(shù)點(diǎn)公式的輸入公式的輸入 公式以等號(hào)公式以等號(hào)“=”開(kāi)頭,開(kāi)頭,Excel有很多可利用的公式。有很多可利用的公式。如果想在工作簿中看到的是公式,而不是具體的值,則在如果想在工作簿中看到的是公式,而不是具體的值,則在“工具一選項(xiàng)一視圖工具一選項(xiàng)一視圖”選項(xiàng)卡中,選中選項(xiàng)卡中,選中“窗口選項(xiàng)窗口選項(xiàng)”下的下的“公式公式”復(fù)選框。注意,這樣在打印的時(shí)候打印的也是公復(fù)選框。注意,這樣在打印的時(shí)候
10、打印的也是公式。式。11.輸入相同數(shù)據(jù)的兩種情況輸入相同數(shù)據(jù)的兩種情況同時(shí)在多個(gè)單元格中輸入相同的數(shù)據(jù)。同時(shí)在多個(gè)單元格中輸入相同的數(shù)據(jù)。方法:選擇要輸入數(shù)據(jù)的單元格,如果不連續(xù)可以使用方法:選擇要輸入數(shù)據(jù)的單元格,如果不連續(xù)可以使用Ctrl鍵鍵進(jìn)行選擇,然后輸入數(shù)據(jù),再按下進(jìn)行選擇,然后輸入數(shù)據(jù),再按下Ctrl+Enter鍵就可以了。鍵就可以了。同時(shí)在多張工作表中輸入或編輯相同的數(shù)據(jù)選中多個(gè)工作表后同時(shí)在多張工作表中輸入或編輯相同的數(shù)據(jù)選中多個(gè)工作表后后在相應(yīng)單元格中輸入數(shù)據(jù),選擇多個(gè)工作表的方法也是使用后在相應(yīng)單元格中輸入數(shù)據(jù),選擇多個(gè)工作表的方法也是使用Ctrl或或Shift鍵。鍵。12
11、.數(shù)據(jù)的行列對(duì)調(diào)數(shù)據(jù)的行列對(duì)調(diào)選取要對(duì)調(diào)的數(shù)據(jù)范圍,復(fù)制。選取要對(duì)調(diào)的數(shù)據(jù)范圍,復(fù)制。在目的單元格上單擊鼠標(biāo)右鍵,選擇在目的單元格上單擊鼠標(biāo)右鍵,選擇“選擇性粘貼選擇性粘貼”,在對(duì),在對(duì)話話框中選擇框中選擇“轉(zhuǎn)置轉(zhuǎn)置”,確定。,確定。13.跨表操作數(shù)據(jù)跨表操作數(shù)據(jù) 設(shè)有名稱為設(shè)有名稱為sheet1、sheet2和和sheet3的三張工作表,現(xiàn)要的三張工作表,現(xiàn)要用用sheet1的的D8單元格的內(nèi)容乘以單元格的內(nèi)容乘以40%,再加上,再加上sheet2的的B8單單元格內(nèi)容乘以元格內(nèi)容乘以60%作為作為sheet3的的A8單元格的內(nèi)容。則應(yīng)該在單元格的內(nèi)容。則應(yīng)該在sheet3的的A8單元格輸入以
12、下算式:?jiǎn)卧褫斎胍韵滤闶剑?sheet1!D8*40%+sheet2!B8*60%。14.兩次選定單元格兩次選定單元格 有時(shí),我們需要在某個(gè)單元格內(nèi)連續(xù)輸入多個(gè)測(cè)試值,有時(shí),我們需要在某個(gè)單元格內(nèi)連續(xù)輸入多個(gè)測(cè)試值,以查看引用此單元格的其他單元格的效果。但每次輸入一以查看引用此單元格的其他單元格的效果。但每次輸入一個(gè)值后按個(gè)值后按Enter鍵,活動(dòng)單元格默認(rèn)下移一個(gè)單元格,非常鍵,活動(dòng)單元格默認(rèn)下移一個(gè)單元格,非常不便。單擊鼠標(biāo)選定單元格,然后按住不便。單擊鼠標(biāo)選定單元格,然后按住Ctrl鍵再次單擊鼠標(biāo)鍵再次單擊鼠標(biāo)選定此單元格(此時(shí),單元格周圍將出現(xiàn)實(shí)線框)。選定此單元格(此時(shí),單元格周圍
13、將出現(xiàn)實(shí)線框)。15.兩列數(shù)據(jù)巧合并兩列數(shù)據(jù)巧合并 在在EXCEL表格中,如果有兩列數(shù)據(jù)需要合并起來(lái),如表格中,如果有兩列數(shù)據(jù)需要合并起來(lái),如果是數(shù)字的話,一般情況下可以使用四則運(yùn)算的方法進(jìn)行計(jì)果是數(shù)字的話,一般情況下可以使用四則運(yùn)算的方法進(jìn)行計(jì)算;但是如果有一列是文字,另一列是數(shù)字(或者文字),算;但是如果有一列是文字,另一列是數(shù)字(或者文字),那么可以先在這兩列后面的一個(gè)空列中單擊,并輸入那么可以先在這兩列后面的一個(gè)空列中單擊,并輸入=號(hào),號(hào),然后輸入第一列的第一個(gè)單元格的相對(duì)引用名,輸入然后輸入第一列的第一個(gè)單元格的相對(duì)引用名,輸入&號(hào),號(hào),然后再輸入第二個(gè)列單元格的相對(duì)引用名,最后按一
14、下回車然后再輸入第二個(gè)列單元格的相對(duì)引用名,最后按一下回車鍵即可。然后,鼠標(biāo)移動(dòng)到這個(gè)單元格的拖動(dòng)柄上,向下拖鍵即可。然后,鼠標(biāo)移動(dòng)到這個(gè)單元格的拖動(dòng)柄上,向下拖動(dòng)知道需要合并的數(shù)據(jù)最后一行。動(dòng)知道需要合并的數(shù)據(jù)最后一行。16.用快捷鍵設(shè)置單元格文本用快捷鍵設(shè)置單元格文本 在在Excel中,熟練使用快捷鍵可以幫助我們?cè)O(shè)置單元格文中,熟練使用快捷鍵可以幫助我們?cè)O(shè)置單元格文本。在選擇好要設(shè)置格式的單元格后,如果要設(shè)置為粗體,可本。在選擇好要設(shè)置格式的單元格后,如果要設(shè)置為粗體,可以按以按Ctrl+B;如果要設(shè)置為斜體,可以按;如果要設(shè)置為斜體,可以按Ctrl+I;如果要設(shè);如果要設(shè)置為下劃線,可以
15、按置為下劃線,可以按Ctrl+U。17.自動(dòng)調(diào)整為合適的列寬自動(dòng)調(diào)整為合適的列寬 在在Excel中,如果一個(gè)單元格中文字內(nèi)容過(guò)長(zhǎng),就無(wú)法為系統(tǒng)全部顯中,如果一個(gè)單元格中文字內(nèi)容過(guò)長(zhǎng),就無(wú)法為系統(tǒng)全部顯示出來(lái),手工調(diào)整又很麻煩。這時(shí)可以將鼠標(biāo)移動(dòng)到該列的列標(biāo)與下一列示出來(lái),手工調(diào)整又很麻煩。這時(shí)可以將鼠標(biāo)移動(dòng)到該列的列標(biāo)與下一列的交界處,當(dāng)鼠標(biāo)指針變?yōu)閮蓚€(gè)方面的箭頭時(shí),雙擊,這時(shí)系統(tǒng)就會(huì)把列的交界處,當(dāng)鼠標(biāo)指針變?yōu)閮蓚€(gè)方面的箭頭時(shí),雙擊,這時(shí)系統(tǒng)就會(huì)把列寬設(shè)置為該列中最寬的那個(gè)單元格的寬度。寬設(shè)置為該列中最寬的那個(gè)單元格的寬度。18.繪制斜線表頭繪制斜線表頭 在在Excel經(jīng)常需要繪制斜線表頭,
16、簡(jiǎn)單的兩分式的表頭可以先把表經(jīng)常需要繪制斜線表頭,簡(jiǎn)單的兩分式的表頭可以先把表格繪制好,并在需要繪制表頭的單元格中單擊,然后單擊格式菜單下格繪制好,并在需要繪制表頭的單元格中單擊,然后單擊格式菜單下的單元格命令項(xiàng),在單元格格式對(duì)話框中點(diǎn)開(kāi)邊框選項(xiàng)卡,然后根據(jù)的單元格命令項(xiàng),在單元格格式對(duì)話框中點(diǎn)開(kāi)邊框選項(xiàng)卡,然后根據(jù)繪制的需要單擊外邊框和下面的邊框線。繪制的需要單擊外邊框和下面的邊框線。19.Excel做成績(jī)表時(shí)自動(dòng)實(shí)現(xiàn)同分同名次做成績(jī)表時(shí)自動(dòng)實(shí)現(xiàn)同分同名次 在用在用ExcelExcel統(tǒng)計(jì)成績(jī)時(shí),我們一般會(huì)根據(jù)成績(jī)高低進(jìn)行排統(tǒng)計(jì)成績(jī)時(shí),我們一般會(huì)根據(jù)成績(jī)高低進(jìn)行排序,然后按序列自動(dòng)填充出名次
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