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1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上 NYLZH03-2016 發(fā)放編號：辦公用品采購、發(fā)放管理規(guī)定受控狀態(tài)：分 發(fā) 號： 修改狀態(tài)：0 版 本 號：A 2016年4月5發(fā)布 2016年5月1日實(shí)施 南洋電氣遼寧有限公司發(fā)布起稿人高源文件編號ZH03-2016主題辦公用品采購、發(fā)放管理規(guī)定審核人全總版本修改A/0批準(zhǔn)人武總生效日期2016年5月1日 1.目的為控制采購成本，滿足辦公需要，使公司辦公用品規(guī)范化、明細(xì)化，特制定本規(guī)定。2.范圍適用于本公司各部門員工對各類辦公用品、辦公施設(shè)、辦公家具、會議用品、保潔用品、日常用品的申購、采購、領(lǐng)用、使用、保管等。3.職責(zé)3.1綜合管理部負(fù)責(zé)對各部門申請的辦公設(shè)

2、施和辦公用品的成本控制、采購計劃的分類、送審、采購物資進(jìn)入公司后的入庫登記等管理工作。3.2綜合管理部負(fù)責(zé)采購物資的申請、制作、發(fā)放、處置、服務(wù)、驗(yàn)收及每月費(fèi)用報表等工作的管理。3.3綜合管理部負(fù)責(zé)各類辦公用品的價格議定、合同簽訂、制定采購計劃、選擇合格供方等采購事項后，進(jìn)行采購。3.4各車間、部門按本管理規(guī)定實(shí)施監(jiān)督并反饋。3.5副總經(jīng)理、總經(jīng)理負(fù)責(zé)日常采購產(chǎn)品的監(jiān)督、審批，協(xié)助綜合管理部開展成本控制及設(shè)施報廢審批方面的工作。3.6各部門負(fù)責(zé)人、綜合管理部、副總負(fù)責(zé)對本規(guī)定實(shí)施情況進(jìn)行不定期監(jiān)督檢查。4.程序4.1采購物資信息收集4.1.1綜合管理部每半年應(yīng)確認(rèn)合格供方，編制采購物品明細(xì)清單

3、注明物品名稱、規(guī)格型號、價格，并簽訂供貨協(xié)議。4.1.2各部門由部門經(jīng)理（主管）依需要購買的辦公用品、設(shè)施、家具等以月為單位（每月5日之前）統(tǒng)一填寫申購單，經(jīng)部門經(jīng)理申請、分管副總審核后，由綜合管理部統(tǒng)一進(jìn)行采購。4.1.3綜合管理部按各部門送遞的申購單匯總后涉及物品內(nèi)容進(jìn)行市場調(diào)查，收集相關(guān)物品的價格、質(zhì)量、交付能力及供方資質(zhì)考察。4.1.4綜合管理部匯總收集到的供方報價清單，會同副總經(jīng)理、總經(jīng)理進(jìn)行供應(yīng)商的確認(rèn)，并按所需物資的類型、質(zhì)量要求、價格優(yōu)勢等內(nèi)容指定供應(yīng)商。4.2采購實(shí)施前審核、批準(zhǔn)確認(rèn)：4.2.1采購的辦公用品屬指定供應(yīng)商（已簽訂供貨合同）供貨的物品，綜合管理部依據(jù)經(jīng)審核、審批

4、的申購單進(jìn)行直接采購。4.2.2批量采購物資時，綜合管理部負(fù)責(zé)起草、簽訂供貨合同并注明質(zhì)量要求、供貨數(shù)量、交貨期、價格、稅價等內(nèi)容。4.3采購物資接收、驗(yàn)證、入庫4.3.1外購物資供方直接送至綜合管理部，由綜合管理部統(tǒng)一辦理入庫手續(xù)。4.3.2綜合管理部根據(jù)申購單、供方出庫單對進(jìn)廠物資進(jìn)行數(shù)量清點(diǎn)、質(zhì)量檢驗(yàn)、型號核對等工作。4.3.3綜合管理部針對檢驗(yàn)的不合格產(chǎn)品，與供方協(xié)商換貨或退貨事宜。如核對無誤，在供方出庫 單上簽字確認(rèn)并留存一份，做為入庫憑證。4.3.4要求綜合管理部對采購物資做到即日采購，即日辦理入庫，并將入庫手續(xù)作為附件粘貼在報銷 憑證下。4.3.5為了方便財務(wù)核帳，要求綜合管理部

5、辦理入庫要求明確（1）名稱（2）數(shù)量（3）單價（4） 單位（5）規(guī)格（6）色別（7）型號（8）品牌（9）供貨商名稱。4.4發(fā)票及貨款結(jié)算4.4.1綜合管理部采購物資時，要求供方開正規(guī)發(fā)票，以增值稅17%發(fā)票為首選。4.4.2綜合管理部采購物資時，付款以公對公賬戶結(jié)賬方式為首選原則，綜合管理部做好嚴(yán)格把控工作，為財務(wù)提供便利工作條件。4.4.3采購物資貨款結(jié)算前，由財務(wù)部核對入庫單及供方出庫單，并由綜合管理部負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)簽字。4.4.4公對公情況：綜合管理部負(fù)責(zé)填寫付款申請單，經(jīng)副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，財務(wù)方可付款。4.5采購物資配發(fā)、管理4.5.1各部門或個人領(lǐng)用的辦公用品、辦公設(shè)施等，

6、綜合管理部負(fù)責(zé)建立辦公用品管理臺賬、辦公設(shè)施管理臺帳并監(jiān)督各部門、使用人正確使用。4.5.2各部門或個人領(lǐng)取的物品，領(lǐng)用人必須在領(lǐng)用登記表上簽名登記。4.5.3各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督物品、設(shè)備的使用人進(jìn)行日常維護(hù)和保養(yǎng)，設(shè)備出現(xiàn)故障禁止自行拆卸，應(yīng)及時聯(lián)系綜合管理部找專業(yè)維修人員處理。4.5.4辦公用品等物品不能正常使用后，采取以舊換新方式在綜合管理部重新登記領(lǐng)用，屬報廢設(shè)施由綜合管理部統(tǒng)一回收，做相應(yīng)處理。4.5.5更換消耗用品時在不影響工作運(yùn)作情況下，以節(jié)約成本為主，無需更換殼體的，只更換內(nèi)蕊或填充油墨。6.相關(guān)文件：6.1供貨合同7.相關(guān)記錄：7.1申購單 7.2領(lǐng)用登記表7.3辦公用品管理臺賬 注：使用公司ERP軟件，無需手工臺賬。7.4辦公設(shè)施管理臺帳 注：使用公司ERP軟件，無需手工臺賬。7.5采購物品明細(xì)清單7.6入庫單 注：使用公司ERP軟件，無需手工入庫單。7.7盤點(diǎn)確認(rèn)表 注：使用各部門已確認(rèn)簽字的辦公家具、設(shè)施固定資產(chǎn)統(tǒng)計表。7.8付款申請單7.9領(lǐng)款收據(jù) 專心-專注-專業(yè)