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1、Excel 綜合應(yīng)用簡(jiǎn)明教程,第2章 數(shù)據(jù)的輸入與編輯,2.1 數(shù)據(jù)輸入基本方法 2.2 數(shù)據(jù)輸入技巧 2.3 課堂練習(xí)制作商品銷售報(bào)表 2.4 數(shù)據(jù)的基本編輯 2.5 為單元格設(shè)置數(shù)據(jù)有效性 2.6 數(shù)據(jù)的保護(hù) 2.7 課堂練習(xí)編輯商品銷售報(bào)表,2.1 數(shù)據(jù)輸入基本方法,在Excel中，用戶可以向單元格中輸入各種數(shù)據(jù)，如文本、數(shù)值、 日期和時(shí)間等，每種數(shù)據(jù)都有它特定的格式和輸入方法，下面一一介紹。,2.1.1 輸入文本,文本是指漢字、英文，或由漢字、英文、數(shù)字組成的字符串，例如，“南昌”、“商品1”、“G32”等都屬于文本。,輸入結(jié)束后按【Enter】鍵，光標(biāo)會(huì)自動(dòng)移到當(dāng)前單元格的下一個(gè)單元

2、格,單擊要輸入文本的單元格，然后可直接輸入文本，輸入的內(nèi)容會(huì)同時(shí)顯示在編輯欄中。 輸入完畢，按鍵盤上的【Enter】鍵或單擊編輯欄上的“輸入”按鈕 確認(rèn)。默認(rèn)情況下， 在單元格中輸入文本型數(shù)據(jù)時(shí)，輸入的內(nèi)容會(huì)沿單元格左側(cè)對(duì)齊，如下圖所示。,如果輸入的數(shù)據(jù)長(zhǎng)度超出單元格長(zhǎng)度，并且當(dāng)前單元格后面的單元格為空，則文本會(huì)擴(kuò)展顯示到其右側(cè)的單元格中，如下左圖所示。若后面單元格中有內(nèi)容，則超出部分被截?cái)?，不顯示，如下右圖所示。不過(guò)，如果單擊該單元格，在編輯欄中可看到內(nèi)容依然存在，只是暫時(shí)隱藏起來(lái)了。,文本擴(kuò)展顯示到右側(cè)單元格中,文本顯示被截?cái)?無(wú)論文本如何顯示，其內(nèi)容都被保存在當(dāng)前單元格中。,2.1.2

3、文本數(shù)據(jù)的自動(dòng)換行,1自動(dòng)換行,要讓文本自動(dòng)換行，可首先單擊目標(biāo)單元格，然后在“開始”選項(xiàng)卡上的“對(duì)齊方式”組中單擊“自動(dòng)換行”按鈕 。,2輸入換行符,要在單元格中的特定位置開始新的文本行，先雙擊該單元格，然后單擊該單元格中要斷行的位置，按【Alt+Enter】組合鍵，效果如下圖所示。,這是雙擊單元格A1后，分別在“京”字和“克”字后斷行的效果,2.1.3 輸入數(shù)值,在Excel中，數(shù)值型數(shù)據(jù)是使用最多，也是最為復(fù)雜的數(shù)據(jù)類型。數(shù)值型數(shù)據(jù)由數(shù)字 09、正號(hào)、負(fù)號(hào)、小數(shù)點(diǎn)、分?jǐn)?shù)號(hào)“/”、百分號(hào)“%”、指數(shù)符號(hào)“E”或“e”、貨幣符號(hào)“￥”或“$”和千位分隔號(hào)“，”等組成。 輸入數(shù)值型數(shù)據(jù)時(shí)，Ex

4、cel自動(dòng)將其沿單元格右側(cè)對(duì)齊，如下圖所示。,1輸入負(fù)數(shù),如果要輸入負(fù)數(shù)，必須在數(shù)字前加一個(gè)負(fù)號(hào)“”，或給數(shù)字加上圓括號(hào)。如下圖所示。,2輸入分?jǐn)?shù),分?jǐn)?shù)的格式通常為“分子/分母”。如果要在單元格中輸入分?jǐn)?shù)（如4/5），應(yīng)先輸入“0”和一個(gè)空格，然后輸入“4/5”，單擊編輯欄上的“輸入”按鈕 后單元格中顯示“4/5”，編輯欄中則顯示“0.8”，如下圖所示。,如果不輸入“0”，Excel會(huì)把該數(shù)據(jù)當(dāng)做日期格式處理，存儲(chǔ)為“4月5日”，如下圖所示。,3輸入小數(shù),如果輸入小數(shù)，一般可以直接在指定的位置輸入小數(shù)點(diǎn)即可，如下圖所示。,2.1.4 數(shù)值格式設(shè)置,當(dāng)輸入的數(shù)據(jù)位數(shù)較多時(shí)，如果輸入的數(shù)據(jù)是整數(shù)，

5、則數(shù)據(jù)會(huì)自動(dòng)轉(zhuǎn)換為科學(xué)計(jì)數(shù)表示方法；如果輸入的是小數(shù)，則系統(tǒng)會(huì)根據(jù)情況進(jìn)行自動(dòng)調(diào)整，如下圖所示。,要手工調(diào)整單元格中顯示的小數(shù)位數(shù)，可單擊“開始”選項(xiàng)卡上“數(shù)字”組中的“增加小數(shù)位數(shù)”按鈕 和“減少小數(shù)位數(shù)”按鈕 ，如下圖所示。,此外，利用“開始”選項(xiàng)卡上“數(shù)字”組中的按鈕 ，還可為數(shù)值設(shè)置會(huì)計(jì)數(shù)字格式、百分比樣式和千位分隔樣式，如下圖所示。,利用“數(shù)字格式”下拉列表則可以為單元格快速設(shè)置各種特定格式，如下圖所示。,2.1.5 輸入日期和時(shí)間,用戶可以用多種格式來(lái)輸入一個(gè)日期，可以用斜杠“/”或者“-”來(lái)分隔日期中的年、月、日部分。如果省略年份，則以當(dāng)前的年份作為默認(rèn)值，顯示在編輯欄中，如下圖

6、所示。,Excel是將日期和時(shí)間視為數(shù)字處理的，它能夠識(shí)別出大部分用普通表示方法輸入的日期和時(shí)間格式。,例如，要輸入下午3時(shí)25分38秒，用24小時(shí)制輸入格式為 15:25:38 ，而用12小時(shí)制輸入時(shí)間格式為 3:25:38 PM，如下圖所示。如果缺少空格，則所鍵入的數(shù)據(jù)將被當(dāng)作文本型數(shù)據(jù)處理。,在Excel中輸入時(shí)間時(shí)，可用冒號(hào)（:）分開時(shí)間的時(shí)、分、 秒。系統(tǒng)默認(rèn)輸入的時(shí)間是按24小時(shí)制的方式輸入的，因此，如果要以12小時(shí)制的方式輸入時(shí)間，則應(yīng)當(dāng)在輸入的時(shí)間后鍵入一個(gè)空格，然后輸入“AM”或“PM”。,如果要同時(shí)輸入日期和時(shí)間，則在日期與時(shí)間的中間用空格加以分隔。例如，要在A2單元格中輸

7、入 2008年9月26日下午2:52，操作步驟如下圖所示。,2.2 數(shù)據(jù)輸入技巧,2.2.1 記憶式輸入,記憶式輸入是指用戶在輸入單元格數(shù)據(jù)時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)根據(jù)用戶已經(jīng)輸入過(guò)的數(shù)據(jù)提出建議，以省去重復(fù)錄入的操作。,在輸入數(shù)據(jù)時(shí)，如果在單元格中輸入的起始字符與該列已有的錄入項(xiàng)相符，Excel可以自動(dòng)填寫其余的字符。例如，在一列中已經(jīng)輸入過(guò)“張小紅”三個(gè)字，在該列的緊臨數(shù)據(jù)區(qū)域的其他單元格中再輸入“張”字，單元格中就會(huì)自動(dòng)顯示出“張小紅”字樣，如下圖所示，此時(shí)若直接按【Enter】鍵，就可將該內(nèi)容輸入到單元格中。,2.2.2 將數(shù)字以文本格式輸入,也可以選擇要以文本格式輸入數(shù)字的單元格區(qū)域，然后在

8、“數(shù)字格式”列表中選擇“文本” 項(xiàng)，此時(shí)輸入的數(shù)字即可以文本格式顯示。,若用戶需要將數(shù)值型的數(shù)字設(shè)置為文本型，如身份證號(hào)、 郵政編碼、電話號(hào)碼和表格中以數(shù)字開頭的序號(hào)等，可在輸入數(shù)字前加單引號(hào)“”，然后再輸入數(shù)字，此時(shí)所輸入的數(shù)字會(huì)以文本格式顯示，如下圖所示。,2.2.3 快速輸入數(shù)據(jù),1利用填充柄在一行或一列相鄰單元格中快速填充數(shù)據(jù),填充柄是位于選定單元格或選定單元格區(qū)域右下角的小黑方塊。將鼠標(biāo)指針指向填充柄上時(shí)，鼠標(biāo)指針由白色的空心十字形指針更改為黑色的實(shí)心十字形指針，如下圖所示。,如果希望在一行或一列相鄰的單元格中輸入相同的數(shù)據(jù)，可首先在第1個(gè)單元格中輸入示例數(shù)據(jù)，然后向上、下、 左或右

9、拖動(dòng)填充柄即可，具體操作步驟如下。,將鼠標(biāo)指針移到輸入數(shù)據(jù)單元格右下角的填充柄上，按下鼠標(biāo)左鍵并向右拖動(dòng)鼠標(biāo)到C1單元格，釋放鼠標(biāo)即可完成數(shù)據(jù)的填充，如下圖所示。,如果第1個(gè)單元格內(nèi)容為數(shù)字、包含數(shù)字的字符串、日期 、時(shí)間或星期，則執(zhí)行自動(dòng)填充時(shí)的效果如下圖所示。,如果我們希望改變自動(dòng)填充結(jié)果，操作其實(shí)很簡(jiǎn)單 。,只需單擊填充區(qū)域的右下角的 “自動(dòng)填充選項(xiàng)” 按鈕，在打開的填充選項(xiàng)列表中選擇不同選項(xiàng)，即可修改默認(rèn)的自動(dòng)填充效果，如下圖所示。,2等差序列和等比序列的自動(dòng)填充,對(duì)于等差序列的自動(dòng)填充，可以采用輸入等差序列的前兩組或前兩個(gè)數(shù)值 ，以確定序列的首項(xiàng)和步長(zhǎng)值，然后再拖動(dòng)填充柄向上、下、左

10、、右進(jìn)行填充，具體操作步驟如下。,等差序列,選定已輸入的等差序列的前兩組數(shù)值，向下拖動(dòng)右下角的填充柄，即可完成等差序列的輸入。,要用等比序列填充單元格區(qū)域，可參考如下操作步驟進(jìn)行。,等比序列,1 選定從已輸入第一個(gè)數(shù)據(jù)單元格開始的列方向單元格區(qū)域，然后單擊 “開始”選項(xiàng)卡上“編輯”組中的“填充”按鈕 ，在展開的列表中單擊“系列”項(xiàng)。,2 在打開的對(duì)話框中選中“等比序列”單選鈕，在“步長(zhǎng)值”編輯框中輸入步長(zhǎng)值，然后單擊“確定”按鈕。所選單元格區(qū)域按所設(shè)置條件填充等比序列。,3多組序列的自動(dòng)填充,我們除了可以單獨(dú)填充一個(gè)數(shù)據(jù)序列外，還可以同時(shí)填充多個(gè)數(shù)據(jù)序列。例如，要同時(shí)在單元格A1到A6中填充星

11、期，在單元格B1至B6中填充對(duì)應(yīng)的日期，可按如下操作步驟進(jìn)行。,輸入并選定序列初始值后向指定方向拖動(dòng)該單元格區(qū)域右下角的填充柄，釋放鼠標(biāo)，Excel自動(dòng)填充序列的其他值。,2.2.4 同時(shí)在多個(gè)單元格中輸入相同的數(shù)據(jù),要同時(shí)在多個(gè)相鄰或不相鄰單元格中輸入相同的數(shù)據(jù)，應(yīng)首先選中要填充相同數(shù)據(jù)的多個(gè)單元格，然后輸入數(shù)據(jù)，最后按【Ctrl+Enter】組合鍵填充所選單元格，如下圖所示。,下面通過(guò)制作一個(gè)如下圖所示的“商品銷售報(bào)表”工作簿，熟悉一下文本、普通數(shù)字及會(huì)計(jì)數(shù)字格式的添加等。,2.3 課堂練習(xí)制作商品銷售報(bào)表,1 啟動(dòng)Excel 2007，將新工作簿保存為“商品銷售報(bào)表”，單擊Sheet1工

12、作表的單元格A1，輸入數(shù)據(jù)，按【Enter】鍵結(jié)束輸入，然后在A2至F2單元格中輸入數(shù)據(jù)，用同樣的方法在其他單元格中輸入數(shù)據(jù)。,2 選擇單元格E3至E9，然后單擊“開始”選項(xiàng)卡上“數(shù)字”組中的“會(huì)計(jì)數(shù)字格式”按鈕 ，為“單價(jià)”列添加上會(huì)計(jì)數(shù)字格式。,3 在A3單元格中輸入“AZ-001”，然后按下鼠標(biāo)左鍵，拖動(dòng)A3單元格右下角的填充柄到A9單元格，釋放鼠標(biāo)，系統(tǒng)自動(dòng)填充上商品編號(hào)。,4 向下拖動(dòng)單元格D3右下角的填充柄至D8單元格后釋放鼠標(biāo)，系統(tǒng)自動(dòng)填充上商品的單位名稱。,2.4.1 數(shù)據(jù)的清除,所謂數(shù)據(jù)的清除，只是刪除了單元格中的內(nèi)容、格式或批注，而空白單元格仍然存在。 如果要清除數(shù)據(jù)的內(nèi)容

13、和格式，可參考如下操作步驟。,1 選中要清除內(nèi)容的單元格或單元格區(qū)域，單擊“開始”選項(xiàng)卡上“編輯”組中的“清除”按鈕 ，在展開的列表中選擇“清除內(nèi)容”，所選內(nèi)容被清除。,2.4 數(shù)據(jù)的基本編輯,2 選擇要清除格式的單元格或單元格區(qū)域，然后在“清除”列表中選擇“清除格式”項(xiàng)，單元格區(qū)域的貨幣格式被取消，只顯示數(shù)字。,“清除”列表中各選項(xiàng)的意義如下： 選擇“全部清除”：將單元格的格式、內(nèi)容、批注全部清除。 選擇“清除格式”：僅將單元格的格式取消。 選擇“清除內(nèi)容”：僅將單元格的內(nèi)容取消。 選擇“清除批注”：僅將單元格的批注取消。,2.4.2 數(shù)據(jù)的移動(dòng)與復(fù)制,1移動(dòng)數(shù)據(jù),移動(dòng)數(shù)據(jù)，是指將輸入到某些

14、單元格或單元格區(qū)域中的數(shù)據(jù)移至其他單元格中，原單元格中的數(shù)據(jù)將被清除。 下面利用剪切、粘貼功能，將單元格A1至A5中的內(nèi)容移動(dòng)到單元格C1至C5中，操作步驟如下。,1 選中要移動(dòng)數(shù)據(jù)的單元格或單元格區(qū)域，單擊“開始”選項(xiàng)卡上“剪貼板”組中的“剪切”按鈕 。,2 選中要存放數(shù)據(jù)的單元格或單元格區(qū)域左上角的單元格，如C1，然后單擊“開始”選項(xiàng)卡上“剪貼板”組中的“粘貼”按鈕 ， 所選數(shù)據(jù)被移動(dòng)到新位置，原單元格中數(shù)據(jù)不存在。,若要利用拖動(dòng)方法來(lái)移動(dòng)數(shù)據(jù)，可參考如下操作步驟。,將鼠標(biāo)指針移到要移動(dòng)數(shù)據(jù)的單元格的邊框線上，此時(shí)鼠標(biāo)指針變成十字箭頭形狀 ，按住鼠標(biāo)左鍵不放，將其拖到目標(biāo)位置，在移動(dòng)過(guò)程中

15、會(huì)顯示目標(biāo)單元格地址。釋放鼠標(biāo)，完成數(shù)據(jù)移動(dòng)操作。,2復(fù)制數(shù)據(jù),復(fù)制數(shù)據(jù)是指將所選單元格或單元格區(qū)域中的數(shù)據(jù)復(fù)制到指定位置，原位置的內(nèi)容仍然存在。要復(fù)制單元格或單元格區(qū)域中的數(shù)據(jù)，可參考如下操作步驟進(jìn)行。,1 選中要復(fù)制數(shù)據(jù)的單元格，按下【Ctrl+C】組合鍵或單擊“開始”選項(xiàng)卡上“剪貼板”組中的“復(fù)制”按鈕 ，將數(shù)據(jù)復(fù)制到Windows剪貼板中。,2 單擊目標(biāo)單元格，按下【Ctrl+V】組合鍵或單擊“開始”選項(xiàng)卡上“剪貼板”組中的“粘貼”按鈕 ，所選單元格內(nèi)容被復(fù)制到新位置。,復(fù)制單元格區(qū)域的操作與此類似，即首先選中要復(fù)制的單元格區(qū)域，按下【Ctrl+C】組合鍵，再單擊目標(biāo)單元格區(qū)域左上角的

16、單元格，按下【Ctrl+V】組合鍵即可。,2.4.3 數(shù)據(jù)的查找與替換,1數(shù)據(jù)的查找,1 打開要進(jìn)行查找操作的文件，單擊“開始”選項(xiàng)卡上“編輯”組中的“查找和替換”按鈕，在展開的列表中選擇“查找”項(xiàng)。,若已知要查找的數(shù)據(jù)，希望查找該數(shù)據(jù)所在單元格，例如，我們要查找工作表中含“江西”字樣的單元格，方法如下：,2 在“查找內(nèi)容”編輯框中輸入查找內(nèi)容，然后單擊“查找下一個(gè)”按鈕，光標(biāo)定位到第一個(gè)符合條件的單元格中。,3 繼續(xù)單擊“查找下一個(gè)”按鈕，光標(biāo)定位到下一個(gè)符合條件的單元格。查找完畢，單擊“關(guān)閉”按鈕關(guān)閉對(duì)話框。,“范圍”下拉列表：設(shè)置僅在當(dāng)前工作表中或整個(gè)工作簿中查找數(shù)據(jù)。 “搜索”下拉列表：設(shè)置搜索順序（逐行或逐列）。 “查找范圍”下拉列表：設(shè)置在全部單元格、包含公式的單元格、或單元格批注中查找數(shù)據(jù)。 區(qū)分大小寫：設(shè)置搜索數(shù)據(jù)時(shí)是否區(qū)分英文大小寫。 單元格匹配：設(shè)置進(jìn)行數(shù)據(jù)搜索時(shí)是否嚴(yán)格匹配單元格內(nèi)容。 區(qū)分全/半角：設(shè)置搜索時(shí)是否區(qū)分全/半角。對(duì)于字母、數(shù)字或標(biāo)點(diǎn)符號(hào)而言，占一個(gè)字符位置的是半角，占兩個(gè)字符位置的是全角。,若單擊“查找全部”按鈕，對(duì)話框的下方會(huì)顯示所有符合條件的記