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1、柳州市劍泉標(biāo)牌文件控制程序 文件編號：QP01-A版號：A01 目的對質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件進(jìn)行控制，確保各相關(guān)場所使用的文件是有效的。2 適用范圍適用于本公司內(nèi)部與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件的控制。文件媒體可以是紙張、磁盤、照片、標(biāo)準(zhǔn)樣品、其它電子媒體或它們的組合等。3 術(shù)語3.1文件：信息及其承載媒體。這里指與質(zhì)量管理體系運(yùn)行有關(guān)的文件，包括質(zhì)量手冊、程序文件、質(zhì)量方案、實(shí)施文件(包括管理制度、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、操作、規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書等)。設(shè)計(jì)圖紙、質(zhì)量記錄(表格)以及適當(dāng)?shù)耐鈦砦募?如國定或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、政府法律、法規(guī)等)。3.2資料：指為形成質(zhì)量管理體系文件提供信息或數(shù)據(jù)的參考性文件，包括外來的、內(nèi)部

2、的與質(zhì)量管理體系有關(guān)的(過期失效)文件及新技術(shù)資料等。3.3標(biāo)準(zhǔn)：說明要求的文件。4 職責(zé)4.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊和程序文件的批準(zhǔn)、發(fā)布。4.2管理者代表負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊和程序文件的審核，負(fù)責(zé)組織有關(guān)人員對現(xiàn)有文件進(jìn)行評審。4.3行政部負(fù)責(zé)所有受控文件的分類、編號、發(fā)放、回收、銷毀及原稿的保存。4.4各部門負(fù)責(zé)相關(guān)文件的編制和使用、保管，部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)相關(guān)文件的批準(zhǔn)。4.5技術(shù)文件由生產(chǎn)綜合部統(tǒng)一管理，并編制?技術(shù)文件管理方法?和?技術(shù)文件編號規(guī)那么?。5 工作程序5.1文件的編制各部門負(fù)責(zé)編制本部門主控的程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、管理制度、技術(shù)文件等，并領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門會簽制度。會簽后的文件以主管

3、領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。5.2文件的批準(zhǔn)發(fā)布5.2.1質(zhì)量手冊、程序文件由管理者代表審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布。5.2.2本公司作業(yè)指導(dǎo)書、管理制度、技術(shù)文件等由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)發(fā)布。5.3文件的修改5.3.1文件的原稿制作部門應(yīng)定期對文件進(jìn)行評審，當(dāng)本公司組織、產(chǎn)品、工作流程、法律法規(guī)要求等發(fā)生變化時(shí)，應(yīng)考慮是否對文件進(jìn)行適當(dāng)?shù)男薷摹?.3.2文件的修改由原編制部門提出，按規(guī)定會簽、審批，并注明文件修改狀態(tài)。文件的修改頁應(yīng)按原規(guī)定范圍發(fā)放，做好發(fā)放記錄、并收回作廢頁。5.3.3當(dāng)由于文件的文字或排版錯(cuò)誤需要個(gè)別修改時(shí)，該文件的控制部門應(yīng)保證所有文件均得到一致的修改(如手工劃改)。5.3.4當(dāng)文件換頁頁數(shù)超過總

4、頁數(shù)的30%或質(zhì)量字管理體系發(fā)生較大變動(dòng)或其它情況需要時(shí)，應(yīng)考慮改版。5.3.5文件修訂后，文件持有者應(yīng)及時(shí)填寫?文件修訂記錄?。5.4文件的編號和標(biāo)識5.4.1文件必須編號。公司文件按以下方式統(tǒng)一分類、編號：a) 質(zhì)量手冊ID QM 質(zhì)量手冊代號 公司代號b) 程序文件 ID QP - 版本號(A、B、C) 程序文件序號 程序文件代號 公司代號c) 作業(yè)指導(dǎo)書(管理規(guī)定) W1 文件流水號部門(技、質(zhì)、生)作業(yè)指導(dǎo)書(管理規(guī)定)代號d) 表格編號QR X.X.X XX 表格序號相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)條款號表格代號 e) 外來文件WL 文件流水外來代號 5.4.2質(zhì)量手冊、程序文件、實(shí)施文件、技術(shù)圖紙等受控

5、文件一律加蓋“受控章。5.5文件的發(fā)放和回收行政部負(fù)責(zé)文件的發(fā)放回收。5.5.2文件應(yīng)按規(guī)定范圍按發(fā)放號發(fā)放，并填寫發(fā)放記錄，確保需要文件的各類人員都能得到適用的有效文件。5.5.3質(zhì)量手冊和程序文件的發(fā)放范圍及分發(fā)編號：總經(jīng)理 01 管理者代表 02行政部 03 生產(chǎn)綜合部 04經(jīng)營部 05 供給部 065.5.4假設(shè)文件需要復(fù)印，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，且受控應(yīng)與原文件保持一致。5.5.5文件破損難以繼續(xù)使用時(shí)，應(yīng)辦理更換手續(xù)，以舊換新(發(fā)放號不變)。如喪失，須重新辦理領(lǐng)用手續(xù)，注明為補(bǔ)發(fā)文件。5.5.6文件換版發(fā)放時(shí)，應(yīng)收回舊版文件，并按原發(fā)放范圍發(fā)放。5.5.7文件持有者如離開本崗位，應(yīng)按

6、原發(fā)文件如數(shù)交回。5.6文件和資料的作廢作廢、過期文件由該文件的控制部門下達(dá)作廢通知、集中銷毀。如仍有保存價(jià)值需留存?zhèn)洳闀r(shí)，須在該文件上注明“作廢標(biāo)識、并單獨(dú)存放。5.7文件和資料的保管和歸檔各部門應(yīng)指定專人保管，對文件和資料及時(shí)進(jìn)行歸檔、分類、編目、立卷等，以使于識別和檢索。5.8外來文件的控制5.8.1各部門可通過國家標(biāo)準(zhǔn)局的標(biāo)準(zhǔn)出版信息、報(bào)紙、互聯(lián)網(wǎng)等收集有關(guān)國際、國家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或標(biāo)準(zhǔn)的最新版本，并及時(shí)通知行政部，按規(guī)定范圍發(fā)放和回收。外來文件應(yīng)有“文件標(biāo)識。5.8.2各部門假設(shè)收到上級有關(guān)部門頒發(fā)的質(zhì)量管理文件、且經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)引用后，應(yīng)及時(shí)通知行政部，按規(guī)定范圍發(fā)放。5.9文件和資料

7、的清單控制各部門應(yīng)建立各自“有效文件清單，以識別文件的現(xiàn)行修訂狀態(tài)。行政部對各部門的有效文件清單進(jìn)行整理、匯總，每年發(fā)布一次本公司“有效文件總清單。5.10質(zhì)量記錄按?質(zhì)量記錄控制程序?執(zhí)行。7 表格QR4.2.3-01發(fā)文登記表 QR4.2.3-02收文登記表QR4.2.3-03 外來文件登記表QR4.2.304 有效文件清單QR4.2.305 文件借閱登記表 QR4.2.3-06 作廢文件銷毀記錄表柳州市劍泉標(biāo)牌質(zhì)量記錄控制程序 文件編號：QP02-A版號：A01 目的標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量記錄的管理，客觀、真實(shí)、準(zhǔn)確地反映質(zhì)量活動(dòng)和質(zhì)量活動(dòng)等有效運(yùn)行。為產(chǎn)品的可追溯性以及采取改良、糾正和預(yù)防措施提供依

8、據(jù)。2 適用范圍本程序文件適用質(zhì)量體系有關(guān)的所有記錄。3 職責(zé)3.1公司各級負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)相關(guān)質(zhì)量記錄的編制、處理和審批。3.2各部門負(fù)責(zé)相關(guān)質(zhì)量記錄的編制、填寫、收集、保存、歸檔、移交、處理、3.3管理者代表負(fù)責(zé)監(jiān)督、審查、質(zhì)量記錄控制的實(shí)施情況。3.4質(zhì)量記錄的填寫人員，對所記錄的每一個(gè)數(shù)據(jù)、文字負(fù)責(zé)。4 工作程序4.1質(zhì)量記錄的分類、范圍和形式4.1. 凡質(zhì)量體系中的記錄、報(bào)告、檢驗(yàn)和驗(yàn)證數(shù)據(jù)等，均屬“質(zhì)量記錄的范圍。對需要控制的記錄，可分為以下兩種類型：a) 與質(zhì)量體系運(yùn)行有關(guān)的記錄，主要有：質(zhì)量體系審核、管理評審、合同評審、合格供方評定、糾正和預(yù)防措施，培訓(xùn)和考核等記錄。b) 與產(chǎn)品有關(guān)

9、的記錄，主要有“質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、不合格處置、產(chǎn)品讓步等記錄。4.1.2質(zhì)量記錄可以是表格、圖表、報(bào)告、磁帶、磁盤、照片等形式。4.2質(zhì)量記錄樣式的編制和審批4.2.1各部門根據(jù)需要，可自行編制質(zhì)量記錄樣式，并按?文件控制程序?表號說明給質(zhì)量記錄樣式唯一“表號。4.2.2新編制的質(zhì)量記錄樣式，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批可與文件一起審批，單獨(dú)審批時(shí)，采取在反面簽名的方式進(jìn)行。4.3質(zhì)量記錄樣式的發(fā)放與更改4.3.1按?文件控制程序?的發(fā)放與管理行政部編制樣式目錄“質(zhì)量記錄匯總表，分發(fā)給各部門使用，4.3.3質(zhì)量記錄樣式的更改，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并給予新的編號，更后的樣式按?文件控

10、制程序?的要求發(fā)放，同時(shí)回收舊樣式。4.4質(zhì)量記錄的管理4.4.1填寫要求質(zhì)量記錄的字跡應(yīng)清晰、真實(shí)，并按要求正確填寫，且不應(yīng)隨意涂改。如有錯(cuò)誤，應(yīng)用劃線的方式進(jìn)行更改，并簽名，必要時(shí)證明日期。4.4.2各部門應(yīng)適時(shí)對記錄進(jìn)行收集、歸檔4.2.3查閱、借閱a) 已歸檔的質(zhì)量記錄，借閱時(shí)應(yīng)填寫“文件借閱登記表。b) 所有記錄的原件，一律不借給公司以外的單位、人員。4.4.4質(zhì)量記錄的標(biāo)識、貯存和保護(hù)a) 質(zhì)量記錄按類別裝訂成冊，做好標(biāo)識，保存在適當(dāng)?shù)臋n案柜中使于查閱，并注意防鼠、防潮、防止損壞、變質(zhì)和喪失。b) 采用其它媒體的質(zhì)量記錄，也應(yīng)有相應(yīng)的貯存條件，如軟盤，應(yīng)防潮、防壓、防磁，以免貯存內(nèi)

11、容喪失。必要時(shí)，可復(fù)制備用。4.5外來質(zhì)量記錄的控制4.5.1供給商提供物質(zhì)的有關(guān)質(zhì)量記錄，由供給部交生產(chǎn)綜合部管理。4.5.2顧客質(zhì)量投訴，由經(jīng)營部交生產(chǎn)綜合部管理。4.5.3其它外來記錄由相應(yīng)的部門保存。4.6質(zhì)量記錄的保存期質(zhì)量記錄的保存期按“質(zhì)量管理制度執(zhí)行，沒有特別規(guī)定的，保存期為一年。4.7質(zhì)量記錄的處理4.7.1已超過保管期且無查閱價(jià)值的記錄由文管員填寫“文件銷毀申請單，由部門負(fù)責(zé)人審批后，文管員負(fù)責(zé)銷毀。5 表格QR4.2.401質(zhì)量記錄目錄及其保存期柳州市劍泉標(biāo)牌管理評審程序 文件編號：QP03-A版號：A01目的確保公司的質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)少質(zhì)量管理體系持續(xù)的適宜性、充分性

12、和有效性。2適用范圍2.1適用于本公司質(zhì)量管理體系評審工作。3術(shù)語3.1管理評審：為確定質(zhì)量管理體系的適宜性、充分性和有效性，以到達(dá)規(guī)定的目標(biāo)所進(jìn)行的活動(dòng)。3.2有效性：完成籌劃的活動(dòng)和到達(dá)籌劃結(jié)果的程序。4職責(zé)4.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)主持管理評審會議，批準(zhǔn)管理評審方案和管理評審報(bào)告。4.2各部門負(fù)責(zé)準(zhǔn)備和提供本部門管理評審中所需的資料和數(shù)據(jù)，并負(fù)責(zé)管理評審結(jié)論中的糾正和預(yù)防措施的實(shí)施。4.3管理者代表負(fù)責(zé)編制管理評審方案。4.4行政部負(fù)責(zé)對和預(yù)防措施進(jìn)行跟蹤驗(yàn)證。5工作程序5.1管理評審方案5.1.1一般情況下管理評審每年進(jìn)行一次，安排在年末或年初進(jìn)行。5.1.2在本公司內(nèi)、外情況發(fā)生重大變化如內(nèi)部

13、組織結(jié)構(gòu)、產(chǎn)品、資源發(fā)生變化外部法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等變化時(shí)，可由總經(jīng)理決定在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候進(jìn)行管理評審。5.1.3一般在評審前的3-4周內(nèi)，由管理者代表編制“管理評審方案，以總經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)至參加人員。5.2評審輸入：a) 各部門提供的本公司質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)的貫徹、執(zhí)行和完成情況；b) 管理者代表提供的內(nèi)部和外部質(zhì)量審核結(jié)果；c) 經(jīng)營部提供的顧客反應(yīng)和投訴信息；d) 各部門提供的體系過程業(yè)績；e) 生產(chǎn)綜合部提供的產(chǎn)品符合性合格率；f) 各部門提供的實(shí)施糾正和預(yù)防措施實(shí)施情況；g) 行政部提供的上次管理評審的跟蹤措施的落實(shí)情況和效果評價(jià)；h) 各部門提供的可能影響質(zhì)量管理體系變化的公司內(nèi)、外部環(huán)境；i) 各部門提供的改良建議。5.3評審會議5.3.1由總經(jīng)理主持管理評審會議，各部門負(fù)責(zé)人和有關(guān)人員參加。5.3.2與會人員對管理評審方案中的評審內(nèi)容進(jìn)行逐項(xiàng)評審。行政部負(fù)責(zé)對評審會議進(jìn)行記錄。5.4評審結(jié)論：總經(jīng)理對評審情況進(jìn)行歸納整理，做出管理評審結(jié)論包括體系適宜性、充分性、有效性的總體評價(jià)，與產(chǎn)品、過程、體系、資源有關(guān)的糾正和預(yù)防措施，并安排進(jìn)一步的分析調(diào)查、跟蹤驗(yàn)證和效果評價(jià)活動(dòng)。5.5評審輸出：a) 質(zhì)量管理