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1、青島扶桑精制加工 程序文件文 件 編 號JFQ.P-O.01修 改 狀 態(tài)0文 件 控 制 程 序頁 數(shù)1 / 51 目的為對公司的文件進(jìn)行控制，確保其適用性、系統(tǒng)性、協(xié)調(diào)性和完整性，公司制定并執(zhí)行?文件控制程序?2 范圍：2.1 本程序規(guī)定了管理體系文件的控制原那么和方法。2.2 本程序適用于與質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康平安有關(guān)的所有文件，其中有公司自己制定的，也有引用的國家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，以及顧客提供的各種資料。 3 職責(zé)3.1 ISO小組是文件控制的主管部門。3.2 秘書科對文件進(jìn)行管理。3.3 三層文件由各主管部門進(jìn)行控制。4 程序要求4.1 文件的分類：本公司文件分為5類4.1.1 手冊 文件

2、類別代號：M質(zhì)量手冊QM，環(huán)境手冊EM，職業(yè)健康平安手冊HM4.1.2 程序文件 文件類別代號：P共用程序P，質(zhì)量程序QP，環(huán)境程序EP，職業(yè)健康平安程序HP4.1.3 作業(yè)性文件 文件類別代號：O4.1.4 記錄 文件類別代號：R4.1.5 技術(shù)標(biāo)準(zhǔn) 文件類別代號：S4.2 文件的編號規(guī)定公司的文件進(jìn)行統(tǒng)一編號，由4局部組成：公司代號；文件類別代號；發(fā)布部門代號；部門流水號。編號形式： JFQ. a b c d 青島扶桑精制加工 程序文件文 件 編 號JFQ.P-O.01修 改 狀 態(tài)0文 件 控 制 程 序頁 數(shù) 2 / 5a、 公司代號：JFQb、c、 部門代號：總務(wù)部A；營業(yè)部B；生產(chǎn)

3、部C；工程部D；品質(zhì)保證部E；薄片部F；技術(shù)協(xié)作部G；ISO小組O。d、 部門流水號：由各部門經(jīng)理將編號分配給各科室，流水號自01起，各類文件5類分別編號。流水號允許不連續(xù)。合同評審控制程序： 化驗室管理規(guī)定： JFQ.O-E.024.3 文件的編寫格式及內(nèi)容要點4.3.1 針對公司內(nèi)部的文件以中文編寫，對外發(fā)布的文件可根據(jù)需要以中文、英文或日文編寫。4.3.2 一般地，文件發(fā)布時采用書面形式，留檔保存的文件可采用磁盤硬拷貝。4.3.3 同類文件采用統(tǒng)一格式。4.3.4 程序文件應(yīng)包括以下內(nèi)容：封面、正文頁眉、目的、范圍、職責(zé)、程序要求、相關(guān)文件和記錄。4.3.5 作業(yè)文件、記錄可以包括以下內(nèi)

4、容：封面、正文文件名稱、文件編號、范圍、正文、相關(guān)文件和記錄。4.4 文件的編制、審批4.4.1 手冊由管理者代表編寫審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.4.2 程序文件由ISO小組組織各有關(guān)部門編制，由管理者代表審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.4.3 三層文件由各部門主管負(fù)責(zé)組織有關(guān)人員編制，由部門主管審核，部門經(jīng)理批準(zhǔn)。4.5 文件的發(fā)放青島扶桑精制加工 程序文件文 件 編 號JFQ.P-O.01修 改 狀 態(tài)0文 件 控 制 程 序頁 數(shù) 3 / 54.5.1 手冊和程序文件的發(fā)放范圍由管理者代表批準(zhǔn)；其它文件的發(fā)放范圍由各發(fā)布部門主管批準(zhǔn)。4.5.2 文件必須按確定的?文件發(fā)放范圍?發(fā)放，發(fā)放前進(jìn)行標(biāo)識、編號

5、，并建立?文件發(fā)放記錄?。4.5.3 文件的發(fā)放必須在文件實施日期前進(jìn)行。4.6 文件的控制4.6.1 公司的文件分“受控和“非受控兩類，分別在其封面加蓋印章。受控文件受更改控制。4.6.2 文件的持有者應(yīng)妥善保管。受控文件不允許復(fù)制、外借、涂改，不得遺失、破損。4.6.3 受控文件如遺失、破損，應(yīng)及時向文件的管理部門說明情況，填寫?文件領(lǐng)用申請單?后給予補(bǔ)發(fā)。同時應(yīng)將破損不全的文件交回，由文件的管理部門銷毀，并填寫?文件銷毀記錄?。4.6.4 非受控的文件允許復(fù)制，不受更改控制。對外發(fā)放的非受控文件須經(jīng)發(fā)放范圍批準(zhǔn)人批準(zhǔn)，并填寫發(fā)放記錄。4.6.5 文件一經(jīng)修改，文件管理部門應(yīng)立即將受控的作

6、廢文件向所有文件持有者收回，所使用的文件和資料必須是有效版本。作廢的文件由文件管理部門集中銷毀，并填寫?文件銷毀記錄?。4.6.6 文件的管理部門應(yīng)將作廢文件的每一版本、每一次修改都保存一份，并加蓋“作廢印章后存檔。4.6.7 文件的管理部門應(yīng)建立文件管理檔案，內(nèi)容包括：文件的每一版本包括作廢版本、文件更改申請單、文件更改狀況一覽表、文件銷毀記錄、文件發(fā)放范圍、文件發(fā)放記錄等。文件管理檔案由專人負(fù)責(zé)管理。4.6.8 如需要借閱時，應(yīng)向文件的管理部門辦理借閱手續(xù)，填寫?借閱記錄?。4.7 文件的更改4.7.1 文件更改及換版時應(yīng)填寫?文件更改申請單?，由原批準(zhǔn)崗位批準(zhǔn)后，由原編制部青島扶桑精制加

7、工 程序文件文 件 編 號JFQ.P-O.01修 改 狀 態(tài)0文 件 控 制 程 序頁 數(shù) 4 / 5門進(jìn)行，如由其它部門進(jìn)行時，該部門必須獲得原批準(zhǔn)時所依據(jù)的所有資料。更改后的文件由原文件審核崗位審核，原批準(zhǔn)崗位批準(zhǔn)后才能發(fā)布。4.7.2 文件更改后仍須執(zhí)行4.5和4.6條款。4.7.3 文件更改采用手寫劃改及換頁更改兩種方式：a、改內(nèi)容較少時，可采用手寫劃改，將原文劃掉，在行間填寫更改內(nèi)容并簽名。應(yīng)保證更改內(nèi)容有足夠的空間填寫。b、 同一頁上手寫更改達(dá)3處以上或更改內(nèi)容較多，不能保證清楚明了時，應(yīng)采用換頁方式。4.7.4 當(dāng)出現(xiàn)以下情形之一時，應(yīng)進(jìn)行換版a、一次性修改正多或更改次數(shù)過多，影

8、響使用。B、體系發(fā)生重大變化或編制依據(jù)發(fā)生重大變化。4.7.5 手寫更改時應(yīng)將發(fā)放范圍內(nèi)的所有原文件都進(jìn)行更改；換頁更改或換版后的新文件仍按原發(fā)放范圍發(fā)放，同時收回作廢頁或作廢文件，保證所使用的文件為有效版本。4.7.6 文件的每次更改情況均應(yīng)記入?文件更改狀況一覽表?，注明有關(guān)內(nèi)容。4.8 外來文件的控制4.8.1 公司使用的外來文件，由各使用部門進(jìn)行控制，同時建立?外來文件及更新狀況明細(xì)表?。4.8.2 外來文件應(yīng)由其控制部門設(shè)專人每年進(jìn)行檢索，并在新版文件發(fā)布后及時進(jìn)行更新。外來文件的更換情況應(yīng)在?外來文件及更新狀況明細(xì)表?進(jìn)行記錄。4.8.3 對于適用的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)等，各部門應(yīng)按照?法律、法規(guī)及其他要求控制程序?予以控制。4.9 文件在控制過程中產(chǎn)生的記錄，由其控制部門整理，歸檔，保存。具體參見?記錄控制程序?。5 相關(guān)文件青島扶桑精制加工 程序文件文 件 編 號JFQ.P-O.01修 改 狀 態(tài)0文 件 控 制 程 序頁 數(shù) 5 / 55.1 ?記錄控制程序?6 記錄6.1 ?文件發(fā)放范圍?6.2 ?文件發(fā)放記錄?6.3 ?文件領(lǐng)用申請單?6.4 ?文件銷毀記錄?6.5 ?借閱記錄?6.6 ?文件更改申請單?6.7 ?文件更改狀況一覽表?6.8 ?外來文件及更新狀況明細(xì)表?