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1、外貿(mào)業(yè)務員的崗位職責1。 配合公司的所需,及時作好翻譯工作2. 熟悉產(chǎn)品,對產(chǎn)品有所掌握,并能獨立分析其組成和給予準確的報價3。 熟悉產(chǎn)品在市場上的定位,找出報價時的不同4。 能獨立開發(fā)客戶,對外貿(mào)流程了解,對產(chǎn)品的規(guī)格、質(zhì)量等都能給客戶及時的答復5。 能有隨機應變的能力,處理好客戶的疑問,并努力下單6. 生產(chǎn)過程應跟蹤、驗貨,做到質(zhì)量保證7. 能夠獨立制作整套單據(jù)和相關的檢驗證明等,并獨立聯(lián)系貨代,將貨物安全送入倉庫8. 及時通知客戶和貨代有關貨物裝運的情況9. 妥善保管客戶的資料和樣品,有條理的歸檔10。 退稅核銷要及時,將所需全套資料送給財務辦理11。 提交季度業(yè)務匯總和年度總結(jié)12。
2、注意提升自身產(chǎn)品知識、英語和業(yè)務能力13。 在國外的重要節(jié)假日里,需發(fā)送電子賀卡以示問候,及時向客戶提供我司最新產(chǎn)品信息和產(chǎn)品目錄14。 處理好與各部門的關系,并及時地向他們請教有關產(chǎn)品的最新信息和動態(tài)15. 根據(jù)市場的變化,適時地開發(fā)新產(chǎn)品。一、熟練掌握訂單相關事宜1. 整理報價:針對不同客戶詢盤,提供相關報價資料.其中,對于出口產(chǎn)品的報價主要包括:產(chǎn)品的質(zhì)量等級、產(chǎn)品的規(guī)格型號、產(chǎn)品是否有特殊包裝要求、所購產(chǎn)品量的多少、交貨期的要求、產(chǎn)品的運輸方式、產(chǎn)品的材質(zhì)等內(nèi)容。2. 處理樣品:制作詳細樣品單,向工廠索取樣品,以免工廠錯誤打樣。收到樣品之后,應該核對樣品尺寸,質(zhì)量和照片,確保寄出的樣品
3、同報價吻合,可以按照其生產(chǎn)。另針對有的工廠的樣品費用問題同工廠和客戶協(xié)商。并針對寄樣費用,同客戶協(xié)商,協(xié)商不了的情況下,匯報上級,達成解決之道.寄樣需記錄相關寄件信息,以便及時追蹤和后查。3. 訂貨(簽約):貿(mào)易雙方就報價達成意向后,買方企業(yè)正式訂貨并就一些相關事項與賣方企業(yè)進行協(xié)商,雙方協(xié)商認可后,需要簽訂購貨合同。在簽訂購貨合同過程中,主要對商品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、包裝、產(chǎn)地、裝運期、付款條件、結(jié)算方式、索賠、仲裁等內(nèi)容進行商談,并將商談后達成的協(xié)議寫入購貨合同。合同需由經(jīng)理審批,填入“出口合同審核表(訂單跟蹤表),盡可能將各種預計費用都列明。通常情況下,簽訂購貨合同一式兩份由雙方
4、蓋本公司公章生效,雙方各保存一份.4。 收取訂金或信用證:4。1:如果是L/C付款的客戶,通常是在交貨期前1個月確認L/C已經(jīng)收到,收到L/C后應業(yè)務員和單證員分別審查信用證,檢查是否存在錯誤,交貨期能否保障,及其它可能的問題,如有問題應立即請客人改證.4。2:如果是T/T付款的客戶,要確認定金已經(jīng)到賬。5。 下國內(nèi)生產(chǎn)定單:在收到信用證或預付款的前提下,開始進行備貨。根據(jù)訂單制定生產(chǎn)計劃單,經(jīng)過審批后,下達到生產(chǎn)部進行生產(chǎn)。如需要,應同時下條碼貼紙的生產(chǎn)單給工廠,此類印刷品應要求工廠提供倍品,并確保掃讀OK,以免影響出貨。6。 追蹤和驗貨:在備貨過程中,生產(chǎn)部同步進行生產(chǎn)進度匯報,對生產(chǎn)完的
5、產(chǎn)品進行入庫登記,以便業(yè)務人員掌握整個訂單的生產(chǎn)進度。一般在交貨期前一周,通知公司驗貨員驗貨。如客戶指定人員檢驗。一般要在交貨期兩周前與驗貨人聯(lián)系,預約驗貨時間,確保在交貨期前安排好時間。確定后將驗貨時間通知工廠。注:每次新產(chǎn)品出貨,需有大貨樣品留底。7。 租船訂艙:7.1。在備貨的同時,如果本票業(yè)務不為客戶指定貨代,則向貨運代理公司詢價,確定本次出運的貨代公司。7。2、在貨物全部生產(chǎn)、包裝完畢后,生產(chǎn)部制作裝箱單,業(yè)務人員根據(jù)報來的裝箱單,結(jié)合合同及信用證貨物明細描述,開列出倉通知單.通常在開船一周前可拿到定倉紙。7.3、單證儲運部門根據(jù)出倉通知單、工廠制的裝箱單、信用證統(tǒng)一繕制全套的出運單
6、據(jù)。出運單據(jù)包括出口貨物明細單、出口貨物報關單、商業(yè)發(fā)票、裝箱單。7。4、單證儲運部門先將出口貨物明細單傳真給貨代公司進行配船訂艙,確認配船和費用后,準備全套報關單據(jù)(出口貨物明細單、報關委托書、出口貨物報關單、商業(yè)發(fā)票、裝箱單、出口收匯核銷單等)寄到貨代公司用于報關、出運;7。5、在貨代公司確認配船和費用后,收到貨代公司送貨通知單(要求在指定日期前將貨物運至指定倉庫)。8。 報檢:國家法定商檢產(chǎn)品需拿到商檢證書。一般應在發(fā)貨一周之前拿到商檢換證憑單/條.貨物經(jīng)檢驗合格,附報檢委托書、外銷合同、信用證復印件、商業(yè)發(fā)票、裝箱單、紙箱證等單據(jù)取得商檢局出具換證憑單,寄到貨代公司用于報關.9. 申領
7、核銷單:單證人員憑出口貨物明細單在本公司申領核銷單。10. 出口報關:在拖柜同時將報關所需資料交給合作報關行,委托出口報關及做商檢通關換單.通常要給報關留出兩天時間(船截關前).10.1單證部門拿到核銷單后,將貨代公司報關所需的報關委托書、出口貨物報關單、出口收匯核銷單、商業(yè)發(fā)票、裝箱單、外銷合同用快件寄出。聯(lián)系并確認貨代公司收到上述單據(jù)。10。2公司負責商檢的人員將商檢換證憑單寄給貨代公司,貨代公司憑收到的商檢換證憑單,到出入境檢驗檢疫局換取出境貨物通關單。10。3公司根據(jù)貨代公司的送貨通知按時將貨物送到貨代公司指定的倉庫。報關通過后,貨代公司安排集裝箱拖貨至船公司指定的碼頭。11。 收款:
8、11。1。準備文件:督促船公司盡快出提單樣板及運費帳單。仔細核對樣本無誤后,向船公司書面確認提單內(nèi)容。如果提單需客人確認的,要先傳真提單樣板給客人,得到確認后再要求船公司出正本。并同時準備其他相關文件(商業(yè)發(fā)票/一般原產(chǎn)地證/裝箱單等).11.2. 交單:采用L/C收匯的,應在規(guī)定的交單時間內(nèi),備齊全部單證,并嚴格審單,確保沒有錯誤,才交銀行議付.采用T/T收匯的,在取得提單后馬上傳真/郵件給客人付款,確認受到余款后再將提單正本及其它文件寄給客人.12.核銷退稅:一般在報關之日起90天內(nèi)核銷,核銷后公司方可到稅務局申報退稅。13。業(yè)務登記/存檔:每單出口業(yè)務在完成后要及時做登記,包括電腦登記及
9、書面登記,便于以后查詢,統(tǒng)計等。14。售后問題的處理:因出口產(chǎn)品供貨方原因產(chǎn)生的出口產(chǎn)品錯發(fā)/漏發(fā)/質(zhì)量不合格導致客戶提出質(zhì)量、數(shù)量索賠的,業(yè)務人員應及時處理。注:以上業(yè)務處理事宜:1/2/3/4/5/6/12/13/14,并應同單證報關人員緊密配合工作,處理好相關交接工作,以免產(chǎn)生問題.二.現(xiàn)有客戶維護和新客戶開發(fā):1.現(xiàn)有客戶關系維護1)處理好定單和索賠問題,保證交貨期和產(chǎn)品質(zhì)量,協(xié)調(diào)與客戶之間的關系2)適時對重點客戶制定相應的促銷和優(yōu)惠政策,并提供一定程度的廣宣支持,塑造良好的企業(yè)和品牌形象。3)在國外的重要節(jié)假日里,需發(fā)送電子賀卡以示問候。4)及時向客戶提供我司最新產(chǎn)品信息和產(chǎn)品目錄.2。新客戶開發(fā)通過展會、網(wǎng)絡、走訪市場及其他途徑努力開拓市場,尋找新的客源。三.其他相關職責:1。外事接待2。建立客戶檔案,產(chǎn)品檔案,質(zhì)量信息反饋表和制定出口貨物統(tǒng)計臺帳.并對每筆定單的樣品單、形式發(fā)票、銷售合同及附件進行備份,以備查用。3.留意市場動態(tài)并收集相關產(chǎn)品和市場信息,統(tǒng)計、整理、歸檔。4.提交月/季度報表和年度總結(jié).5。注意不斷提高業(yè)務員自身知識和素養(yǎng)。