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1、XX公司章節(jié)號(hào)： TS16949程 序 文 件版本/修訂次數(shù)：A/00文件控制程序 第 1 頁 共 6 頁1.0 目的本程序規(guī)定了文件的編制、更改、作廢、審核和批準(zhǔn)的權(quán)限，規(guī)定了文件的編號(hào)、注冊(cè)、發(fā)行、保存、更新和實(shí)施的方法，保證文件能迅速得到處理、應(yīng)用、流通和控制，確保企業(yè)各場合使用現(xiàn)行的有效版本，防止誤用。2.0 范圍適用于與企業(yè)TS16949:2002質(zhì)量體系有關(guān)的所有內(nèi)部和外部文件。3.0 職責(zé)3.1 質(zhì)量手冊(cè)由廠長批準(zhǔn)。3.2 程序文件由責(zé)任部門負(fù)責(zé)人和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核，由管理者代表批準(zhǔn)。3.3 三級(jí)文件由責(zé)任部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)。3.4 資料室負(fù)責(zé)文件的編號(hào)、注冊(cè)、發(fā)行、保存和更新

2、，各責(zé)任部門指定專人負(fù)責(zé)部門內(nèi)部文件的管理。4.0 定義4.1 體系文件：包括質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、三級(jí)文件和相關(guān)的表單。4.2 受控文件：在企業(yè)內(nèi)部使用或提供給供方的指導(dǎo)性文件。受控文件版本必須受到控制，以確保現(xiàn)場只擁有并使用現(xiàn)行有效版本。4.3 非受控文件：提供給外單位的僅作參考之用的文件，非受控文件不受版本更新的限制。 5.0 輸入最高管理者質(zhì)量方針目標(biāo)管理者代表質(zhì)量手冊(cè)、程序文件資料室/相關(guān)部門技術(shù)文件、作業(yè)指導(dǎo)文件各部門質(zhì)量記錄格式顧客工程標(biāo)準(zhǔn)國家法律法規(guī)6.0 流程文件和資料發(fā)放登記表2企業(yè)內(nèi)部文件NGOK7審核/批準(zhǔn)6轉(zhuǎn)化/編制3外來文件文件和資料發(fā)放登記表文件更改通知單資料室部門

3、文件管理員部門文件管理員資料室資料室資料室12文件使用/保管11文件簽收10文件發(fā)放、更改13回收和銷毀9文件登記8文件標(biāo)識(shí)外來文件清單工程更改實(shí)施一覽表授權(quán)人使用部門相關(guān)質(zhì)量記錄流程責(zé)任部門NGOK4接 收1文件分類5評(píng)審受控文件一覽表XX公司章節(jié)號(hào)： TS16949程 序 文 件版本/修訂次數(shù)：A/00文件控制程序 第 3 頁 共 6 頁7 說明7.1 文件的分類：質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、三級(jí)文件、外來文件、質(zhì)量記錄格式。其中三級(jí)文件包括技術(shù)文件，如：圖紙、過程流程圖、FMEA、控制方案、作業(yè)指導(dǎo)書、工藝卡、檢驗(yàn)指導(dǎo)書等。7.2 文件的編制、更改和作廢： 文件的 .1文件的提案： A.本企業(yè)任

4、一員工均可向文件編制責(zé)任部門提出“文件更改通知單； B.責(zé)任部門對(duì)議案作出評(píng)價(jià)，認(rèn)為必要的，組織編寫文件/修改件草案；.2責(zé)任部門指定專人，編制完成文件待審稿，并更改所有受到影響的文件和表單，報(bào)部門負(fù)責(zé)人審核。 文件的更改：責(zé)任部門指定文件的原編制者，或相應(yīng)人員從資料室文件管理員處取得文件的編號(hào)和版本號(hào)，對(duì)文件的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行修改編輯，完成文件初審稿，并更改所有受到影響的其他文件和表單，由原審批部門審批。更改包括：劃改、換頁和換版。7.3 文件的審核與 按3.0職責(zé)中規(guī)定的審批權(quán)限在文件發(fā)布前對(duì)文件進(jìn)行審批。7.4.標(biāo)識(shí)：.文件編號(hào)：具體見三級(jí)文件?文件編號(hào)方法?。 責(zé)任部門指定的文件編制和更改

5、人員應(yīng)及時(shí)地將文件交資料室文件管理員處進(jìn)行標(biāo)識(shí)。 文件作廢后，責(zé)任部門的文件管理員應(yīng)及時(shí)通知資料室文件管理員，假設(shè)該文件的作廢影響到其它文件，那么將已相應(yīng)修改的其它文件交文件管理員注冊(cè)。7.4.4 生效： 文件的生效日期由資料室與責(zé)任部門商定。 7.5 登記：在文件發(fā)生新編制、更改或作廢情況下，資料室文件管理員應(yīng)及時(shí)更新?受控文件一覽表?。XX公司章節(jié)號(hào)： TS16949程 序 文 件版本/修訂次數(shù)：A/00文件控制程序 第 4 頁 共 6 頁7.6 發(fā)放和更改：資料室管理員對(duì)受控文件注明發(fā)放號(hào)并加蓋“受控印章和發(fā)放代號(hào)，發(fā)放相應(yīng)部門，做好文件發(fā)放記錄，所有未經(jīng)資料室文件管理員加蓋“受控 印章

6、的打印或復(fù)制的質(zhì)量手冊(cè)和程序文件都為非受控文件。收回的作廢文件由資料室管理員加蓋“作廢 印章;因?yàn)榉珊?或積累知識(shí)的目的，所保存的任何已作廢的文件加蓋“作廢保存章。7.7 部門文件管理員在文件發(fā)放記錄上簽收并做好本部門的文件記錄。7.8 文件使用和保管： 文件現(xiàn)行有效版本的原稿由資料室文件管理員保存，已發(fā)放至使用部門的受控文件由該部門保存，使用部門應(yīng)保持文件的完好，假設(shè)有損壞，應(yīng)與資料室文件管理員聯(lián)系修復(fù)。保存時(shí)須注意防火、防水等，可以采用多媒體保存文件，如有必要時(shí)重要文件附加平安歸檔。 舊版或已作廢文件的原稿經(jīng)加蓋作廢章后，由文件管理員另行保存，作為歷史資料。 使用部門不得自行復(fù)印受控文件

7、。7.9 回收和銷毀 ： 文件管理員應(yīng)及時(shí)地回收已作廢的受控文件，加蓋作廢章后直接銷毀。并在文件發(fā)放簽收表格上作好記錄。7.10 非受控文件的發(fā)放：因業(yè)務(wù)需要，需發(fā)放至外單位作參考的文件，由聯(lián)系部門的相關(guān)人員提出申請(qǐng)，文件管理員登記后將加蓋非受控章，通過聯(lián)系部門的相關(guān)人員發(fā)放至相關(guān)單位。7.11外來標(biāo)準(zhǔn)、資料、軟件、法規(guī)、條例等的管理各相關(guān)責(zé)任部門應(yīng)對(duì)與質(zhì)量體系有關(guān)的外來標(biāo)準(zhǔn)、資料、軟件、法規(guī)、條例等予以登記、注冊(cè)管理，匯總出該部門的外來文件清單。同時(shí)復(fù)制一份至資料室文件管理員處，資料室文件管理員負(fù)責(zé)整理出企業(yè)外來文件總清單。顧客工程標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)及時(shí)評(píng)審、分發(fā)和實(shí)施，期限不能超過兩個(gè)工作周。資料室負(fù)

8、責(zé)記錄工程更改實(shí)施的日期。7.12體系文件的版本規(guī)定：XX公司章節(jié)號(hào)： TS16949程 序 文 件版本/修訂次數(shù)：A/00文件控制程序 第 5 頁 共 6 頁7.12.1 文件的版本組成： 一個(gè)英語字母、“.和一位數(shù)字組成。版本號(hào)例如如下： A . 1第一次修訂A版7.12.2 文件版本的升級(jí)：7.12.2.1 A.0版為體系文件的初始發(fā)行版本。.2 當(dāng)文件作局部變更后，版本號(hào)的數(shù)字局部加1，如從A.0版升至A.1版。文件局部變更超過9次時(shí)必須換版。.3 當(dāng)文件作全面變更后，文件將升版。版本號(hào)字母局部往后升一位，數(shù)字局部變?yōu)椤?”。如從A.5版升至B.0版。8 輸出部門內(nèi)容資料室 受控文件一

9、覽表文件和資料發(fā)放登記表文件審批記錄文件更改記錄外來文件清單外來文件評(píng)審記錄工程更改實(shí)施記錄9 監(jiān)控工程方式責(zé)任部門1各部門是否能獲得并使用有效版本的文件。內(nèi)部審核資料室2顧客工程標(biāo)準(zhǔn)是否及時(shí)評(píng)審、分發(fā)和實(shí)施。內(nèi)部審核資料室10 支持性文件WI-07-027文件編號(hào)方法XX公司章節(jié)號(hào)： TS16949程 序 文 件版本/修訂次數(shù)：A/00文件控制程序 第 6 頁 共 6 頁11 質(zhì)量記錄格式號(hào)記錄名稱保存部門保存期限FM0401-01受控文件一覽表資料室永久FM0401-02外來文件清單資料室永久FM0401-03文件和資料發(fā)放登記表資料室5年FM0401-04文件更改通知單資料室3年FM0401-05工程標(biāo)準(zhǔn)更改實(shí)施一覽表資料室3年